Как оформить обязательный медосмотр сотрудников в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Обязательный медосмотр оплачивает работодатель, а учёт в 1С распадается на две части: кадровую (кого, когда и на какие факторы направляем) и бухгалтерскую (услуги клиники, оплата, налоги). Кадровую часть с направлениями и контролем сроков удобно вести в блоке «Охрана труда» редакции КОРП 1С:ЗУП; затраты и расчёты с медорганизацией отражают в 1С:Бухгалтерии. Расходы на обязательный медосмотр не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Ниже разберём обе стороны: как настроить и вести учёт прохождения осмотров, как отразить оплату клинике с правильными проводками и как не переплатить налоги.

Что включить в настройках ЗУП перед учётом осмотров

Полноценный учёт медосмотров — с поимёнными списками, направлениями и напоминаниями о следующем осмотре — входит в блок «Охрана труда». Этот блок доступен в редакции КОРП 1С:ЗУП 3.1. В версии ПРОФ отдельного раздела охраны труда нет, и прохождение осмотров там ведут упрощённо — например, через произвольные кадровые сведения.

Чтобы включить функционал в КОРП, откройте раздел Настройка и в параметрах кадрового учёта (или в составе используемых возможностей) активируйте учёт мероприятий по охране труда. После этого в разделе Кадры появляются команды для работы с медосмотрами.

Что стоит подготовить до начала учёта:

• 📄 перечень должностей и рабочих мест с вредными и опасными факторами;
• 🏥 договор с медицинской организацией, у которой есть лицензия;
• 📅 сведения о датах уже пройденных осмотров, чтобы корректно считать следующий срок.

Кто подлежит медосмотру: контингенты и поимённые списки

Обязательные осмотры делятся на несколько типов. От типа зависит, кто и когда их оформляет.

Отдельно от медосмотра стоит психиатрическое освидетельствование — оно обязательно для части работ (например, с источниками повышенной опасности) и проводится не реже одного раза в пять лет. Его не путают с периодическим осмотром: это разные процедуры с разными комиссиями.

Кого именно направлять, определяют вредные и опасные производственные факторы и виды работ. Порядок проведения осмотров и перечень факторов установлены Приказом Минздрава России № 29н.

Работодатель формирует два документа:

1. Список контингентов — перечень профессий и должностей, подлежащих осмотрам, с указанием факторов. Его направляют в территориальный орган Роспотребнадзора.
2. Поимённый список — конкретные сотрудники с их должностями и факторами. Его передают в медорганизацию для составления календарного плана.

В 1С:ЗУП КОРП эти списки формируют на основе штатного расписания и карт спецоценки условий труда (СОУТ): программа сопоставляет должности с факторами и подбирает работников. Если СОУТ в базе не заведена, факторы указывают вручную по рабочим местам.

Сроки подачи списков тоже важны и их легко пропустить:

• 🏛️ список контингентов — в территориальный орган Роспотребнадзора в течение 10 дней после утверждения;
• 🏥 поимённый список — в медорганизацию не позднее чем за 2 месяца до согласованной даты начала периодического осмотра.

Поэтому планирование удобнее начинать с конца: сначала согласовать с клиникой календарный план, отсчитать два месяца назад — и к этому сроку сформировать поимённый список в базе.

Направление на медосмотр и ввод результатов

Процесс по каждому работнику укладывается в несколько шагов.

1. На основании поимённого списка оформляют направление на медосмотр. В нём указывают вид осмотра, вредные факторы и медорганизацию. Направление печатают и выдают работнику под подпись.
2. Работник проходит осмотр в клинике. По его итогам медорганизация выдаёт заключение на руки работнику и работодателю.
3. Данные заключения заносят в базу: дату прохождения, результат (годен / с ограничениями / противопоказания) и дату, с которой нужно считать следующий осмотр.

По итогам периодического осмотра всего коллектива клиника оформляет заключительный акт. В нём — сводка по числу осмотренных, выявленным заболеваниям и рекомендациям. Акт подписывает комиссия, один экземпляр остаётся у работодателя. Этот документ запрашивают при проверках, поэтому его хранят вместе с договором и списками.

Если работник не прошёл осмотр или выявлены противопоказания — это основание не допускать его к работе. В карточке сотрудника фиксируют статус, чтобы при расчёте зарплаты и кадровых документах было видно ограничение.

Время прохождения периодического осмотра — рабочее. За эти дни сохраняется средний заработок (ст. 220 ТК РФ). В ЗУП их отражают как оплачиваемое отсутствие, а не как прогул или отпуск за свой счёт.

Контроль сроков следующего осмотра

Главная причина штрафов — пропущенный периодический осмотр. Поэтому дату следующего осмотра важно не держать в голове, а хранить в базе.

В ЗУП КОРП после ввода результатов дата следующего осмотра рассчитывается от даты прохождения и периодичности фактора. По разделу Кадры формируют список работников, у которых срок подходит или уже истёк, — это и есть рабочий инструмент планирования на следующий период.

Практичная схема контроля:

• 📆 раз в месяц выгружайте список тех, у кого осмотр в ближайшие 30–60 дней;
• 🔔 заранее согласовывайте даты с клиникой — очередь на периодический осмотр большого коллектива занимает недели;
• 🗂️ храните сканы заключений вместе с записью в базе (присоедините файл к записи сотрудника), чтобы при проверке не искать бумаги.

Если учёт ведётся в ПРОФ без блока охраны труда, тот же контроль закрывают вручную: таблицей дат следующего осмотра или напоминаниями в кадровом календаре. Это менее удобно, но для небольшого штата работает.

Отдельно учитывайте само время осмотра. День, когда работник был в клинике, в ЗУП отражают оплачиваемым отсутствием с сохранением среднего заработка, а не рабочим днём по графику. Если этого не сделать, табель и начисления разойдутся: человек фактически не работал, но в учёте стоит явка. Для предсменных и предрейсовых осмотров водителей отдельного отсутствия не вводят — они проходят внутри рабочего времени и на начисления не влияют.

Как отразить затраты на медосмотр в Бухгалтерии

Услуги клиники по обязательному медосмотру — это расходы работодателя. Отражают их в 1С:Бухгалтерии.

Основанием служит договор с медорганизацией. В нём важно зафиксировать виды осмотров, перечень обследований под ваши факторы и порядок расчётов (по факту или предоплатой). Стоимость периодического осмотра ориентировочно составляет 2 000–5 000 рублей на человека и зависит от набора врачей и анализов под конкретные вредные факторы — точную цену клиника считает по вашему поимённому списку.

Поступление услуги проводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные) с видом операции «Услуги». В табличной части указывают стоимость осмотра и счёт затрат по характеру деятельности: 26 — для управленческого персонала, 20 или 25 — для производственного, 44 — для торговли.

Медицинские услуги, оказанные по лицензии, освобождены от НДС (пп. 2 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому в акте клиники НДС, как правило, нет, и строку Дт 19 в проводках ждать не нужно. Если клиника всё же выставила НДС — уточните основание, это повод проверить документ.

Оплату отражают документом Банк и касса → Списание с расчётного счёта (или Платёжные поручения) с видом «Оплата поставщику». Если был аванс — после ввода акта программа автоматически зачтёт его при закрытии месяца или по документу зачёта.

НДФЛ и страховые взносы с расходов на осмотр

Здесь чаще всего ошибаются, поэтому разберём отдельно.

Когда работодатель оплачивает осмотр напрямую клинике по договору, у работника не возникает дохода: это обязанность работодателя, а не выплата в его пользу. Такие суммы не облагаются НДФЛ и не входят в базу по страховым взносам (ст. 422 НК РФ). В ЗУП их вообще не проводят через начисления — это затраты в Бухгалтерии, а не доход сотрудника.

Сложнее, когда работник оплатил осмотр сам, а компания возместила расходы. Позиция Минфина долго была жёсткой: раз прямого порядка компенсации нет, с суммы нужно удержать НДФЛ и начислить взносы. Суды с этим не соглашаются. Чтобы не спорить, оформляйте оплату осмотра напрямую клинике по договору, а не через возмещение работнику.

Для налога на прибыль затраты на обязательные осмотры признают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Подтверждают их договором с клиникой, актом и заключительным актом по итогам осмотра. Если же осмотр не входит в перечень обязательных для этой должности, расходы безопаснее не учитывать — обосновать их производственную необходимость сложно.

Напомним: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР, поэтому взносы на осмотры (как и прочие) идут по единому тарифу в составе единого расчёта.

Чем грозит пропуск осмотра и как это видно в учёте

Нарушения по медосмотрам проверяет трудовая инспекция, а отвечают по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Допуск работника к работе без обязательного осмотра наказывается отдельно от прочих нарушений охраны труда:

• 👤 на должностное лицо — штраф от 15 000 до 25 000 рублей;
• 🏢 на организацию — от 110 000 до 130 000 рублей;
• 🔁 при повторном нарушении суммы растут, а деятельность могут приостановить на срок до 90 суток.

Поэтому записи в базе — не формальность. Когда у сотрудника истёк срок осмотра или есть медицинские противопоказания, это должно быть видно кадровику до того, как человека допустят к работе.

Практичный приём: по каждому работнику с вредными факторами держите в базе статус «осмотр пройден / срок истекает / не пройден». Перед оформлением кадровых документов (перевод, допуск после отпуска) кадровик сверяется с этим статусом. В ЗУП КОРП для этого используют список по разделу Кадры, в ПРОФ — произвольную таблицу контроля.

Частые вопросы