Документ «Меню-требование» в 1С: заполнение, проведение и проводки

Меню-требование проводят не в любой конфигурации. Документ есть в программах для государственных и муниципальных учреждений, например в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 2.0» (БГУ). Там он оформляет выдачу продуктов со склада на кухню и списывает их на питание воспитанников, учеников или пациентов. В «1С:Бухгалтерии предприятия» такого документа нет: для общепита там используют другие документы.

Проведение сводится к трём действиям: выбрать склад и дату, заполнить таблицу продуктов с количеством и нажать «Провести». Остальное время уходит на то, чтобы документ провёлся без ошибок и сформировал правильные проводки.

Что делает документ и где он нужен

Меню-требование соответствует печатной форме 0504202 «Меню-требование на выдачу продуктов питания». Её ведут детские сады, школы, интернаты, больницы и другие учреждения, где кормят по меню. Бумажный вариант подписывает заведующий производством или повар, а кладовщик выдаёт продукты.

В программе документ делает три вещи:

• 📦 списывает продукты со склада по количеству и стоимости;
• 🍽 относит стоимость на расходы по питанию, указанные в документе;
• 🧾 печатает форму, которую подписывают материально ответственные лица.

Количество продуктов на одного человека считают по раскладке и по числу питающихся в этот день. Эти данные вы вводите руками или переносите из меню на день.

Что подготовить до создания документа

Документ не проведётся, если в базе нет данных, на которые он ссылается. Проверьте заранее:

1. Склад. Продукты должны быть оприходованы на тот склад, с которого выдаёте. Если остатка нет, списывать нечего.
2. Номенклатура. Каждый продукт заведён в справочнике номенклатуры с единицей измерения и группой учёта запасов.
3. Остатки. Поступление продуктов проведено документом прихода раньше даты меню-требования. Дата списания не может быть раньше даты оприходования.
4. Ответственные лица. Заведены материально ответственное лицо склада и сотрудник, получающий продукты.
5. Источник финансирования. В учреждениях питание идёт за счёт разных видов деятельности: бюджет, средства от приносящей доход деятельности, родительская плата. Продукты оприходованы с нужным видом финансового обеспечения.

Последний пункт самый важный. Если продукты поступили за счёт одного источника, а списываете вы на другой, документ либо не проведётся, либо проводки получатся неверными.

Как создать документ шаг за шагом

Документ создают из журнала операций со складом или из раздела, который отвечает за учёт материальных запасов. Названия разделов в разных релизах БГУ чуть отличаются, но логика общая.

Открываем журнал и создаём новый документ

1. В главном меню откройте раздел с учётом запасов и найдите список документов по запасам.
2. Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Меню-требование». Если в списке его нет, воспользуйтесь строкой поиска по названию.
3. Проверьте дату. По умолчанию подставляется текущая, но если вы вносите меню задним числом, поставьте дату фактической выдачи.

Заполняем шапку

В шапке указывают:

• организацию и учреждение, если ведёте учёт по нескольким;
• склад, с которого списываются продукты;
• материально ответственное лицо;
• число питающихся и вид довольствия, если эти поля есть в вашей версии;
• вид финансового обеспечения.

Если в вашей базе несколько складов, не оставляйте склад по умолчанию. Выберите нужный явно: ошибка склада потом тянется в остатки.

Заполнение таблицы продуктов

Табличная часть содержит перечень продуктов, количество и цену. Есть три способа её заполнить.

Выбор номенклатуры

В строке выберите продукт из справочника. Следите за единицей измерения: крупа в килограммах, молоко в литрах, яйца в штуках. Если в справочнике у продукта две единицы, в строке подставляется основная.

Количество вводите в единицах, в которых продукт числится на складе. Пример расчёта: на обед 40 детям положено по 15 г масла сливочного на порцию. Это 40 × 15 = 600 г, то есть 0,6 кг. Именно 0,6, а не 600, если единица измерения килограмм.

Цена и сумма

Цена в документе не вводится вручную в большинстве учётных политик. Программа берёт себестоимость по методу, заданному в учётной политике: обычно это средняя себестоимость. Если вы видите цену ноль, продукта нет на остатке.

Проверка итогов до проведения

Перед проведением посмотрите на сумму документа и на остатки. Для этого в таблице есть колонка с остатком или можно открыть отчёт по остаткам запасов на нужную дату. Если какого-то продукта не хватает, сначала оприходуйте поступление, а меню-требование проведите после него.

Проводки: что сформирует программа

После проведения откройте журнал проводок документа. В карточке документа обычно есть кнопка перехода к движениям (в зависимости от интерфейса — «Показать движения» или значок в виде таблицы Дт/Кт).

Логика проводок для питания в учреждении такая:

• кредит счёта учёта продуктов питания в составе материальных запасов (группа 105.31) показывает уменьшение запаса;
• дебет счёта расходов текущего финансового года (группа 401.20) показывает отнесение на расходы по питанию;
• аналитика по КОСГУ и виду обеспечения копируется из документа поступления.

Точный набор счетов и кодов зависит от плана счетов вашего периода и от вида деятельности. Учреждение, получающее родительскую плату, и бюджетное учреждение формируют разные проводки.

На что смотреть в проводках

1. Сумма проводок равна сумме документа.
2. Аналитика по складу и номенклатуре совпадает с табличной частью.
3. Вид обеспечения в дебете такой же, как в приходе продуктов.
4. КОСГУ расходов соответствует питанию. Если стоит чужой код, проверьте настройки номенклатуры.

Как провести документ и закрыть период

Когда данные проверены, нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если ошибок нет, в нижней части появится сообщение об успехе, а документ станет проведённым.

Печать формы: кнопка «Печать» открывает список печатных форм, там нужна «Меню-требование (0504202)». Распечатайте, подпишите у ответственных лиц и подшейте в документы дня.

Что происходит в конце месяца

Меню-требования, проведённые за месяц, попадают в оборотно-сальдовую ведомость по складу и в главную книгу. В конце месяца сделайте три шага:

1. Сверьте остатки продуктов на складе с оборотами по счёту материальных запасов.
2. Проверьте, что нет непроведённых меню-требований: отфильтруйте журнал по состоянию «Не проведён».
3. Закройте период стандартным способом, если в базе включена блокировка дат.

После закрытия исправить документ прошлого месяца нельзя. Если ошибка найдена позже, откройте период по решению ответственного лица, исправьте и закройте снова.

Не правьте проведённые меню-требования прошлых периодов без согласования с главным бухгалтером. Это меняет остатки и отчётность за закрытые месяцы.

Типичные ошибки при проведении и как их устранить

Здесь собраны только ошибки, которые не очевидны из шагов выше.

Автоматизация: меню на день, шаблоны и загрузка из файлов

Если питание ежедневное, вводить документ вручную неудобно. Три приёма экономят время.

Шаблоны и копирование

Создайте типовые меню на неделю или на цикл из двух-трёх недель. Копируйте документ командой «Скопировать» из списка, меняйте дату и число питающихся. Перед проведением копии проверьте количество: оно считается по числу людей, а не копируется механически.

Связь с производством и калькуляцией

В учреждении с собственной кухней продукты выдаёт кладовщик, а повар готовит по технологическим картам. Если вам нужна раскладка по блюдам, ведите карты как справочник и сверяйте суммарный расход с меню-требованием. Автоматический расчёт норм по блюдам зависит от релиза и набора подсистем, поэтому проверьте в своей базе, есть ли там раздел с картами и раскладкой.

Обмен с кухней и внешними программами

Многие учреждения ведут меню в сторонней программе для питания и выгружают итог в 1С файлом. Если обмен настроен, меню-требования создаются на основании загруженных данных. Проведите документы после проверки: загрузка создаёт их непроведёнными, чтобы вы успели сверить количество.

Практическая последовательность на один день

Для сверки разложим типичный рабочий день бухгалтера или кладовщика в таком порядке.

Чек-лист закрывает рутину. Если хотя бы один пункт не выполнен, проведение затягивается: бумажная форма, подписанная без проверки сумм, потом расходится с учётом.

Как исправить уже проведённое меню-требование

Ошибки находят не сразу: через день, через неделю, при сверке с кладовщиком. Порядок действий зависит от того, закрыт ли период.

Период открыт

1. Откройте документ и отмените проведение командой в меню «Провести» или кнопкой отмены проведения.
2. Исправьте строку: количество, продукт или склад.
3. Проведите документ заново и снова откройте проводки.
4. Если форма уже подписана, распечатайте новую и замените в подшивке старую. Старую не выбрасывайте, а отметьте как недействительную по правилам вашего учреждения.

Период закрыт

Правку делают только с согласия главного бухгалтера. Вариант проще: не трогать старый документ, а оформить исправление текущей датой. Например, если вчера списали на 2 кг крупы больше, чем выдали, оприходуйте 2 кг обратно отдельным документом и зафиксируйте причину в пояснении. Остатки выровняются, а закрытый период останется нетронутым.

Как не потерять следы правок

Включите в программе ведение истории изменений объектов, если она есть в вашей версии, либо записывайте причину исправления в комментарий к документу. Через год по такому комментарию легко понять, почему сумма не совпала с бумагой.

Частые вопросы