Проведение товарной накладной в 1С: что проверить до кнопки «Провести» и что получится после

Чтобы провести накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) для входящей или Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) для исходящей, заполните шапку и табличную часть и нажмите Провести или Провести и закрыть. После проведения документ формирует проводки: по приходу товара это Дт 41.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01.

Частое заблуждение — считать, что кнопка Записать делает то же самое. Нет: записанный документ сохраняется в базе, но движений не создаёт. Остатки, долг перед поставщиком и НДС к вычету появятся только после проведения.

1. Подготовка накладной к проведению

Большинство проблем при проведении возникает не на кнопке, а раньше — в незаполненных справочниках. До ввода документа проверьте три вещи.

Контрагент и договор

• 🏢 Контрагент заведён с ИНН и КПП. Без ИНН программа не сможет корректно заполнить книгу покупок.
• 📄 У контрагента есть договор нужного вида: «С поставщиком» для поступления, «С покупателем» для реализации. Договор с неверным видом в документ не подставится.
• 💱 Валюта договора совпадает с валютой накладной.

Номенклатура

У каждой позиции должен быть заполнен вид номенклатуры: «Товары», «Материалы», «Услуги». От него зависит счёт учёта. Товар ляжет на 41.01, материал — на 10.01, услуга — на счёт затрат 20, 26 или 44.

Счета подставляются автоматически по правилам из Справочники → Счета учета номенклатуры. Если правило не настроено, колонка счёта в документе останется пустой, и проведение остановится.

Входящий документ в бумаге или в ЭДО

Сверьте с бумажной накладной или УПД номер, дату, количество, цену и сумму НДС. В 1С номер и дату документа поставщика вводят в поля «Номер» и «от» в шапке поступления, а не в номер самого документа 1С.

2. Проведение приходной накладной пошагово

Порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции: Товары (накладная, УПД). Для смешанного документа с услугами — Товары, услуги, комиссия.
3. В шапке укажите дату получения товара, организацию, склад, контрагента и договор.
4. Заполните поля «Номер» и «от» — реквизиты входящей накладной.
5. Добавьте строки в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма посчитается сама.
6. Проверьте ссылку НДС в сумме или НДС сверху над таблицей. Она должна совпадать с тем, как цена указана у поставщика.
7. Нажмите Провести.
8. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Без этого НДС не попадёт в книгу покупок.
9. Нажмите Провести и закрыть.

Пример с числами

Поставщик привёз 100 единиц товара по 1 220 ₽ с НДС 22%. Сумма накладной — 122 000 ₽, НДС — 22 000 ₽ (122 000 × 22 / 122).

Расходная накладная

Реализацию проводят зеркально: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД). После заполнения и проведения нажмите Выписать счёт-фактуру внизу формы — счёт-фактура создастся и проведётся сам.

3. Как провести накладную в разных программах 1С

Документ называется по-разному, и результат проведения тоже различается: Бухгалтерия формирует проводки, а Управление торговлей — движения по регистрам без плана счетов.

Особенности УТ 11

• 📦 Ордерный склад . Если в карточке склада включена ордерная схема, поступление фиксирует долг перед поставщиком, а остаток на складе появится только после приходного ордера на товары. Кладовщик оформляет его отдельно.
• 🚚 Статус документа. У приобретения есть статус. При статусе «В пути» товар ещё не числится на складе. Чтобы оприходовать его, переведите документ в статус «Принят» и проведите повторно.
• 🔗 Основание. В УТ поступление обычно вводят на основании заказа поставщику. Тогда цены и количество подтянутся из заказа, а заказ закроется.

4. Как проверить проводки после проведения накладной

Проведение прошло без сообщений — это ещё не значит, что учёт верный. Проверка занимает минуту.

Движения документа

В Бухгалтерии откройте документ и нажмите кнопку Дт/Кт в командной панели («Показать проводки и другие движения документа»). Откроется форма с вкладками:

• Бухгалтерский и налоговый учёт — проводки по плану счетов.
• Регистры — например, НДС предъявленный, партии товаров для налогового учёта.

Сверьте сумму на 41.01 с суммой без НДС, а сумму на 19.03 — с выделенным налогом. Проверьте субконто: склад, номенклатура, договор.

Отчёты для сверки

Если проводок нет совсем

Пустая форма движений при проведённом документе встречается в двух случаях.

• 🔍 Открыта не та вкладка. Проводки показаны на вкладке «Бухгалтерский и налоговый учёт», а на вкладках регистров их нет. Если строк нет и там, проверьте, что сумма в табличной части не нулевая: строка с нулевой суммой проводку не даёт.
• ✋ Ранее кто-то включил «Ручную корректировку» и удалил строки. Снимите флажок — программа предложит перезаполнить движения по данным документа.

Если накладная проведена, а товара нет в ОСВ по 41-му счёту, проверьте период отчёта и склад. Отчёт, построенный на дату раньше даты поступления, остаток не покажет.

5. Ошибки при проведении накладной и что с ними делать

Сообщения программа выводит внизу формы документа. Кликните по сообщению — курсор встанет на поле с проблемой.

Почему нельзя «просто разрешить минус»

В Бухгалтерии 3.0 есть настройка Администрирование → Проведение документов → «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». Она снимает блокировку, но не решает проблему. Себестоимость отгрузки будет посчитана неверно, а на 41-м счёте появится отрицательное сальдо.

Включать её стоит только временно, когда вводите документы не по порядку. После ввода всех поступлений перепроведите документы за период.

Документ проведён задним числом

Если вы провели поступление датой раньше уже введённых реализаций, себестоимость тех продаж уже посчитана без него. При закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца) программа подсветит, что требуется перепроведение документов, и выполнит его. Перепроводите до закрытия месяца, а не после.

6. Как проведение накладной влияет на прибыль

Приходная накладная сама по себе прибыль не меняет. Товар лежит на 41-м счёте как актив, НДС — на 19-м до вычета.

На финансовый результат влияет реализация. Продолжим пример: продали 60 единиц из 100 по 1 830 ₽ с НДС.

Выручка без НДС — 90 000 ₽, себестоимость — 60 000 ₽. Валовая прибыль по сделке — 30 000 ₽. Она попадёт на счёт 99 при закрытии месяца.

От чего зависит себестоимость

Сумма списания зависит от способа оценки запасов в учётной политике: по средней или по ФИФО. Пока партия одна, разницы нет. Если товар закупали по разным ценам, при ФИФО спишутся сначала старые партии, при средней — средневзвешенная цена.

Поэтому неверная дата или неверная сумма в приходной накладной меняет прибыль задним числом. Ошибка в цене на 50 ₽ при 100 единицах — это 5 000 ₽ искажённой себестоимости, распределённых по всем продажам этого товара.

Если накладная на услуги

Услуги в приходной накладной (доставка, монтаж) проводятся сразу в расходы: Дт 44.01 или 26 Кт 60.01. Такая накладная уменьшает прибыль в месяце поступления. Доставку, которая должна увеличить стоимость товара, оформляют отдельным документом «Поступление доп. расходов» — тогда она распределится на себестоимость.

7. Частые ошибки и как их избежать

• 🔁 Дублирование поступления. Одну накладную вводят дважды: вручную и из ЭДО. Остаток и долг задваиваются. Перед вводом ищите в списке по номеру документа поставщика.
• 📅 Дата 1С вместо даты получения. Документ вводят «сегодняшним числом», хотя товар пришёл неделю назад. Ставьте дату фактического получения — от неё зависят остатки и вычет НДС.
• 🗑️ Пометка на удаление вместо отмены проведения. Помеченный документ снимает движения, но при сверке с поставщиком путает. Если накладную ввели ошибочно, отмените проведение через меню Ещё в списке и исправьте её.
• 🧾 Забытый счёт-фактура. Поступление проведено, а счёт-фактура не зарегистрирован. В книге покупок пусто, вычета нет.

8. Частые вопросы