Зарплата товаром, оплата питания и подарки: учёт в 1С:ЗУП 3.1 без ошибок в НДФЛ

Натуральный доход в 1С:ЗУП 3.1 проводят отдельным видом начисления с назначением «Натуральный доход»: его создают в Настройка → Начисления, а сумму вносят документом Зарплата → Разовые начисления или через начисление зарплаты за месяц. Программа включает сумму в базу НДФЛ и взносов, но не ставит её к выплате деньгами: налог удерживается из ближайшей денежной выплаты.

Типичная ситуация: компания оплатила сотруднику фитнес, обучение не по профилю или выдала продукцию в счёт зарплаты. Бухгалтер видит расход в 1С:Бухгалтерии, а в ЗУП такого дохода нет, и через квартал всплывает расхождение в 6-НДФЛ. Чтобы доходы в натуральной форме в 1С сходились с отчётами, их нужно завести именно в зарплатной программе.

Что относится к натуральному доходу и где лимиты

Доход в натуральной форме — это любая выгода сотрудника, полученная не деньгами. Налоговый кодекс (статья 211) выделяет три группы:

• 🛒 передача товаров и продукции — в том числе зарплата продукцией;
• 💳 оплата за сотрудника — питание, проезд, жильё, обучение в его интересах, отдых, спорт;
• 🎁 безвозмездная передача — подарки, призы, товары по цене ниже рыночной.

Для зарплатной выдачи есть второе ограничение — трудовое. По статье 131 ТК РФ в натуральной форме можно выдать не больше 20% начисленной зарплаты за месяц. Нужно письменное согласие сотрудника и условие в трудовом или коллективном договоре.

Оценка дохода — по рыночной цене с учётом НДС и акцизов. Если компания продала сотруднику свою продукцию дешевле, это уже материальная выгода, а не натуральный доход: у неё в ЗУП свой порядок.

Подготовка: вид начисления «Натуральный доход» в ЗУП 3.1

Перед первой операцией настройте отдельное начисление. Одно общее «Натуральный доход» на все случаи неудобно: у подарка, питания и зарплаты товаром разные коды НДФЛ и разный режим взносов.

Создание начисления

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать.
2. Задайте понятное имя: «Оплата питания», «Зарплата продукцией», «Подарок сотруднику».
3. В поле Назначение начисления выберите «Натуральный доход». Если такого варианта в списке нет, проверьте в Настройка → Расчет зарплаты состав используемых начислений и включите прочие начисления.
4. Укажите, как начисляется: в составе документа «Разовое начисление» удобнее для единичных случаев, ежемесячно — для регулярной оплаты питания или аренды.
5. Результат расчёта — фиксированная сумма, если стоимость каждый раз своя.

Налоги и бухучёт на вкладке начисления

На вкладке с налогами задайте три параметра. От них зависит, правильно ли попадёт сумма в отчёты.

Третий параметр — способ отражения в бухучёте. Для натуральной зарплаты он обычно совпадает с основной зарплатой сотрудника (счёт затрат подразделения). Для подарков создают отдельный способ на прочие расходы.

Как провести натуральный доход в 1С ЗУП пошагово

Возьмём разовую операцию: в октябре компания оплатила сотруднику курсы английского.

Шаг 1. Документ разового начисления

1. Откройте Зарплата → Разовые начисления и создайте документ.
2. Выберите вид начисления, настроенный выше, и месяц начисления.
3. Дату выплаты (дату получения дохода) поставьте равной дню, когда сотрудник получил выгоду: дню оплаты курсов или выдачи товара. Для натурального дохода именно эта дата определяет период в 6-НДФЛ.
4. Добавьте сотрудника и внесите сумму — 15 000 ₽.
5. Проверьте вкладку НДФЛ: налог исчислен — 1 950 ₽ (15 000 × 13%).
6. Проведите документ.

Шаг 2. Удержание НДФЛ при ближайшей выплате

Выплачивать натуральный доход не нужно: в ведомость на выплату он не попадает. Начисленный, но не удержанный налог программа удержит из денежных сумм — межрасчётной выплаты, аванса по итогам месяца или зарплаты.

Пример расчёта за месяц:

• оклад — 60 000 ₽;
• натуральный доход — 15 000 ₽;
• НДФЛ со всей суммы — 75 000 × 13% = 9 750 ₽;
• лимит удержания — 50% от 60 000 = 30 000 ₽, лимит не превышен;
• к выплате — 60 000 − 9 750 = 50 250 ₽.

Натуральный доход не заменяет денежную выплату в расчётном листке: он показан в начислениях, но «к выплате» уменьшается только на налог.

Шаг 3. Если денег для удержания нет

Сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты или уже уволился — налог удержать не из чего. ЗУП оставит сумму в долге по НДФЛ и попытается удержать при следующей выплате до конца года.

Если до 31 декабря удержать не удалось:

1. Не позднее 25 февраля следующего года сообщите налоговой и сотруднику о невозможности удержания.
2. Сообщение подаётся в составе годового 6-НДФЛ: справка о доходах с признаком 2.
3. Дальше налог уплачивает сам сотрудник по уведомлению из налоговой.

НДФЛ и страховые взносы с доходов в натуральной форме

Сумма начисления — это база, а не стоимость «на руки». Налог считается со всей стоимости, включая НДС.

НДФЛ

• 📅 Дата получения дохода — день передачи товара или оплаты за сотрудника, а не последний день месяца.
• 💰 Удержание — из ближайшей денежной выплаты, с лимитом 50%.
• 🧾 Перечисление — по общим правилам: в составе единого налогового платежа в срок для удержанного налога.
• 🎁 Подарки — 4 000 ₽ в год не облагаются. ЗУП ведёт этот лимит сама, если у начисления код 2720.

Страховые взносы

Выплаты в натуральной форме в рамках трудовых отношений облагаются взносами. Подарок не облагается, только если оформлен письменным договором дарения: передача права собственности не считается вознаграждением за труд.

Если договора дарения нет, подарок к празднику по приказу директора — уже выплата по трудовым отношениям. В карточке начисления тогда нужен вид дохода «Облагается целиком».

Обмен с 1С:Бухгалтерией: как натуральный доход попадает в проводки

В БП 3.0 натуральный доход приходит из ЗУП вместе с остальной зарплатой — документом «Отражение зарплаты в бухучете» (в БП он виден в Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучете). Отдельного документа для натурального дохода синхронизация не создаёт.

Что формирует ЗУП

После синхронизации и проведения документа в БП появятся проводки:

Счета затрат берутся из способа отражения в карточке начисления. Если там пусто, сумма уйдёт по способу отражения сотрудника или организации.

Что оформляют в БП вручную

Саму передачу товара ЗУП не делает. Её оформляют в Бухгалтерии документом реализации, где покупатель — сотрудник как контрагент, а счёт расчётов меняют на 70 (для зарплаты) или 73 (для подарков).

Если используется не синхронизация, а выгрузка в файл, порядок тот же: ЗУП выгружает «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц, натуральный доход — внутри него.

Отчётность: где отражаются доходы в натуральной форме в 1С

Все отчёты заполняются из тех же начислений, поэтому проверять нужно в момент проведения, а не перед сдачей.

Для сверки до сдачи откройте в разделе Налоги и взносы отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» и отберите сотрудника. Исчисленный налог в месяце получения дохода должен быть больше удержанного ровно на сумму, которую удержат позже.

Где чаще всего ошибаются

Сбои почти всегда в настройке, а не в документе. Таблица — для быстрого поиска причины.

Ещё одна частая ошибка — не завести доход в ЗУП вовсе. Оплату курсов провели в БП как расход на 26 счёт, а в зарплатной программе ничего нет. Справка о доходах выходит без этой суммы, налоговая получает искажённые данные. Правило простое: любая оплата за конкретного сотрудника — повод открыть ЗУП.

Частые вопросы