Как отразить нотариальные услуги в бухучёте 1С:Бухгалтерии 8.3

В бухучёте услуги нотариуса в 1С 8.3 обычно проводят документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом «Услуги»: Дт 26 (44 или 91.02) Кт 60.01, без НДС. Если платил сотрудник наличными или картой, тот же расход идёт через Авансовый отчёт: Дт 26 Кт 71.01. Госпошлину государственному нотариусу ведут через счёт 68.10.

Частая ошибка — проводить всю сумму из квитанции нотариуса как один расход и целиком брать её в налоговый учёт. На деле в чеке смешаны тариф и плата за услуги правового и технического характера, а для налога на прибыль важен предел. И не каждая нотариальная услуга — расход периода: заверение договора купли-продажи недвижимости увеличивает стоимость объекта.

Подготовка справочников под нотариальные расходы

Один раз настройте три элемента, и дальше каждый платёж проводится за минуту.

1. Номенклатура. Создайте позицию «Нотариальные услуги» в группе услуг:

• 🏷️ Вид номенклатуры — «Услуги»;
• 🚫 Ставка НДС — «Без НДС»;
• 🧾 Единица — «шт» или «усл».

Если нотариальных действий много, удобнее завести несколько позиций: «Свидетельствование подписи», «Удостоверение доверенности», «Удостоверение сделки», «Копии документов». Так проще строить отчёт по видам расходов.

2. Контрагент. Частный нотариус — физическое лицо со своим ИНН. В карточке контрагента выберите вид «Физическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» — как удобнее в вашей базе, но заполните ИНН и ФИО нотариуса. Договор — «С поставщиком», без НДС.

3. Статья затрат. Создайте статью «Нотариальные услуги»:

• 📂 Вид расхода (НУ) — «Прочие расходы»;
• ✅ расход принимается к налоговому учёту.

Для суммы сверх утверждённых тарифов заведите вторую статью «Нотариальные услуги сверх тарифа» и снимите у неё флажок принятия к налоговому учёту. Это понадобится в разделе про налоги.

Налоги: что принимается к вычету, а что нет

Платёж частному нотариусу и госпошлина у государственного нотариуса — разные вещи. В 1С они проводятся по-разному, и налоговые последствия тоже разные.

НДС. Нотариальные действия частных нотариусов от НДС освобождены (ст. 149 НК РФ). Счёта-фактуры нотариус не выставляет, к вычету брать нечего. В документе поступления ставка «Без НДС».

Налог на прибыль. Плату нотариусу за нотариальное оформление принимают в расходы в пределах тарифов, утверждённых в установленном порядке (ст. 264 НК РФ). Всё, что сверху, налоговую базу не уменьшает.

Пример. Нотариус взял 6 000 ₽ за заверение подписи на заявлении. Из них 5 400 ₽ укладываются в утверждённые размеры, 600 ₽ — превышение.

• 5 400 ₽ — расход в БУ и НУ;
• 600 ₽ — расход только в БУ, постоянная разница;
• ПНО: 600 × 25% = 150 ₽, проводка Дт 99.02.3 Кт 68.04.2.

ПНО 1С посчитает сама при закрытии месяца, если сумма превышения проведена по статье без флажка налогового учёта.

УСН «Доходы минус расходы». Нотариальное оформление документов есть в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ — тоже в пределах тарифов. Расход попадает в КУДиР после оплаты. На УСН «Доходы» расходы на нотариуса базу не уменьшают.

Проводки по услугам нотариуса в 1С 8.3: три сценария

Выбор документа зависит от того, кто и как заплатил.

Сценарий 1. Оплата с расчётного счёта

1. Нотариус выдал справку или квитанцию об оплате нотариального действия. Это первичный документ — акт он подписывать не обязан.
2. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление → Услуги (акт, УПД).
3. Укажите контрагента-нотариуса и договор.
4. В табличной части выберите номенклатуру «Нотариальные услуги», сумму, ставку «Без НДС».
5. Счёт затрат — 26 (или 44 в торговле), статья — «Нотариальные услуги».
6. Если есть превышение тарифа, добавьте вторую строку с той же номенклатурой и статьёй «сверх тарифа».
7. Проведите документ.

Оплату вводите документом Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику». Обычно он создаётся сам при загрузке банковской выписки.

Что сформируется:

Дт 26  Кт 60.01   6 000 — нотариальные услуги (НУ: 5 400)
Дт 60.01 Кт 51    6 000 — оплата нотариусу
Дт 99.02.3 Кт 68.04.2  150 — ПНО (при закрытии месяца)

Сценарий 2. Сотрудник заплатил сам

Директор или юрист оплатил нотариуса картой или наличными на месте. Деньги подотчётные или личные — неважно, оформление одно.

1. Банк и касса → Авансовые отчёты, создать.
2. Укажите сотрудника и, если деньги выдавались заранее, документ выдачи на вкладке «Авансы».
3. На вкладке «Прочее» добавьте строку: справка нотариуса (номер, дата), сумма, счёт затрат 26, статья «Нотариальные услуги».
4. НДС не заполняйте.
5. Проведите.

Проводка: Дт 26 Кт 71.01. Если сотрудник платил своими, остаток на 71.01 станет кредитовым — это долг перед ним, его закрывают выплатой.

Сценарий 3. Госпошлина у государственного нотариуса

В государственной нотариальной конторе платят госпошлину, а не тариф (ст. 333.24 НК РФ). Её начисляют на счёт 68.10.

1. Начисление — Операции → Операции, введённые вручную: Дт 26 (или 91.02) Кт 68.10, сумма пошлины.
2. Уплата — Списание с расчётного счёта, вид «Прочее списание» или «Уплата налога»: Дт 68.10 Кт 51.

В налоговом учёте госпошлина — прочий расход. На закрытом месяце у 68.10 не должно остаться сальдо.

На какой счёт отнести нотариальные расходы

Счёт затрат зависит от того, ради чего понадобился нотариус. Ошибка в выборе счёта — главный источник претензий проверяющих.

Когда нотариус — часть стоимости актива. Затраты, без которых объект не был бы приобретён, включают в его первоначальную стоимость (ФСБУ 6/2020 для ОС). В 1С это значит: в документе поступления услуг укажите счёт 08.01 и объект строительства или приобретения. При принятии к учёту сумма уйдёт в стоимость ОС и будет амортизироваться.

Если ОС уже введено в эксплуатацию, а счёт нотариуса пришёл позже, стоимость меняют отдельным документом модернизации или ручной операцией. Это лучше обсудить с главбухом: в налоговом учёте последствия зависят от того, когда и как оформлен объект.

Электронные нотариальные документы и 1С

Нотариусы давно работают в единой информационной системе нотариата. Многие действия теперь доступны удалённо или с выдачей электронного документа, подписанного квалифицированной подписью нотариуса.

Что это меняет для учёта в 1С:

• 📎 электронную копию справки или удостоверенного документа прикрепите к документу поступления через кнопку со скрепкой («Присоединённые файлы»);
• 🔍 подлинность электронного нотариального документа проверяют на сервисах нотариата, а не в 1С;
• 📨 через 1С-ЭДО нотариусы, как правило, не работают: УПД от них не ждите, первичный документ — справка или квитанция.

Если у вас подключён 1С:Документооборот или архив первички, заведите для нотариальных документов отдельный вид. Нотариальные доверенности часто нужны годами, их срок действия удобно контролировать в одном месте.

Если 1С ведёт сама нотариальная контора

Тема «нотариальные услуги в 1С» касается и обратной стороны — учёта у нотариуса. Здесь всё иначе.

Кто налогоплательщик. Частный нотариус работает не как ИП, а как лицо, занимающееся частной практикой. Он платит НДФЛ с дохода от практики, уменьшенного на профессиональные вычеты, и подаёт 3-НДФЛ. Страховые взносы за себя он платит по тем же правилам, что ИП: фиксированная часть плюс 1% с дохода выше 300 000 ₽ (ст. 430 НК РФ).

Как это делают в 1С. Отдельной типовой конфигурации «под нотариуса» у 1С:Бухгалтерии нет. На практике заводят организацию с видом «Индивидуальный предприниматель» на общей системе — тогда программа ведёт книгу учёта доходов и расходов и помогает с 3-НДФЛ. Перед стартом сверьте с налоговой и бухгалтером палаты, какие формы от вас ждут: часть отчётов ИП нотариусу не нужна.

Доходы. Тариф и плата за услуги правового и технического характера — это доход нотариуса. Поступления в кассу или на счёт отражают как оказание услуг без НДС.

Расходы конторы. Аренда, связь, канцтовары, зарплата помощников — обычные документы поступления и начисления зарплаты. Их потом берут в профессиональный вычет. Зарплату сотрудников, НДФЛ и взносы с неё ведут в той же 1С: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения.

Отчётность для палаты. Профессиональную отчётность о нотариальных действиях (реестры, отчёты для нотариальной палаты и ФНП) формируют в специализированных нотариальных программах и в ЕИС нотариата. 1С эту часть не закрывает — она отвечает за налоги, взносы и зарплату.

Как не проводить одно и то же каждый месяц

Компании с филиалами и сетью доверенностей ходят к нотариусу постоянно. Пара настроек экономит время.

1. Копирование документа. Встаньте на прошлое поступление от нотариуса и нажмите F9 или кнопку копирования. Останется поменять дату и сумму.
2. Загрузка выписки. При повторной оплате тому же нотариусу 1С подставляет вид операции и счета по прошлым документам контрагента. Проверьте первый раз, дальше выписка разносится почти сама.
3. Один «сборный» контрагент. Если нотариусы каждый раз разные, а суммы мелкие, некоторые бухгалтеры ведут их через 76.05 с отдельным контрагентом на каждого нотариуса. Сводить всех в одного контрагента «Нотариусы» не стоит: при сверке не поймёте, кому и за что платили.
4. Отчёт для контроля. Отчёты → Анализ субконто по статье «Нотариальные услуги» за год покажет общую сумму и долю превышений.

Типичные ошибки в проводках по нотариусу

Частые вопросы