Проведение документов и ручных операций в 1С 8.3: от кнопки до проверки проводок

Чтобы провести операцию в 1С, откройте документ, заполните шапку и табличную часть и нажмите Провести и закрыть (или Провести, если хотите остаться в форме). После этого документ получит зелёную галочку в журнале, а в учёте появятся проводки и записи регистров. Проверить их можно кнопкой ДтКт на форме документа.

Типичная ситуация: бухгалтер ввёл реализацию, нажал Записать, закрыл окно — а в оборотно-сальдовой ведомости выручки нет. Документ сохранён, но не проведён. Порядок проведения общий для всех конфигураций на платформе 8.3; пути меню ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0.

Чем записанный документ отличается от проведённого

В 1С у документа два состояния, и путать их нельзя.

• 📝 Записан — данные сохранены в базе, документ можно найти в журнале и распечатать. На учёт он не влияет: остатков, оборотов, проводок нет.
• ✅ Проведён — документ сформировал движения: проводки по регистру бухгалтерии, записи в регистрах налогового учёта, НДС, взаиморасчётов, партий и т. д.

В журнале состояние видно по пиктограмме слева от строки:

Обратная операция — отмена проведения. Документ остаётся в базе, но его движения удаляются. В списке документов команда находится в меню Ещё → Отмена проведения. Пометка на удаление тоже снимает проведение автоматически.

Как 1С формирует проводки при проведении

Проводки в 1С не вводятся построчно, как в бумажном журнале. Их рассчитывает программа по алгоритму, заложенному в документ.

Что происходит в момент нажатия Провести:

1. Платформа проверяет заполнение обязательных реквизитов и даты запрета изменения.
2. Запускается процедура ОбработкаПроведения в модуле объекта документа.
3. Алгоритм читает реквизиты документа, учётную политику организации, счета учёта из карточек номенклатуры и контрагентов, текущие остатки.
4. По результатам формируются наборы записей — Движения — в регистрах, которые указаны для документа в конфигурации.
5. Если расчёт прошёл без ошибок, движения записываются в базу одной транзакцией. При ошибке не записывается ничего, документ остаётся непроведённым.

Отсюда практический вывод: проводки зависят не только от документа. Один и тот же документ даст разные проводки, если поменять счёт учёта в карточке номенклатуры или учётную политику. Поэтому после правки настроек документы за период нужно перепровести.

Оперативное и неоперативное проведение

Платформа различает два режима:

• ⏱ Оперативное — документ датирован текущим днём. Программа может контролировать текущие остатки и запрещать уход в минус.
• 📅 Неоперативное — документ задним числом или будущей датой. Остатки на момент документа уже могли измениться, поэтому контроль работает по-другому или отключён.

В БП 3.0 разница почти не заметна. В УТ 11 и ERP она влияет на контроль резервов и остатков на складе.

Когда операцию вводят вручную

Если готового документа для хозяйственной операции нет, в БП 3.0 используют документ «Операция»: Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную. Здесь проводки бухгалтер вводит сам: счёт дебета, счёт кредита, субконто, сумма, количество.

Ручная операция не проверяет остатки и не заполняет налоговый учёт сама — поля НУ и разницы приходится заполнять вручную, иначе декларация по налогу на прибыль разойдётся с бухучётом.

Пошагово: как провести документ или операцию вручную

Проведение типового документа

1. Откройте журнал нужного раздела, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Создать и выберите вид операции, если программа его спрашивает: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» и т. п. От вида операции зависят проводки.
3. Заполните шапку: дату, организацию, контрагента, договор, склад.
4. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС.
5. Проверьте счета учёта на закладках или в колонках табличной части. Если они не видны, откройте их через меню Ещё → Изменить форму.
6. Нажмите Провести. Внизу экрана или в окне сообщений не должно быть ошибок.
7. Нажмите ДтКт и посмотрите результат (подробнее — в следующем разделе).
8. Закройте документ кнопкой Провести и закрыть или крестиком.

Проведение ручной операции

1. Перейдите в Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Укажите дату и организацию. В поле содержания коротко опишите суть, например «Списание дебиторской задолженности по акту инвентаризации».
4. В таблице проводок нажмите Добавить и заполните строку: Счет Дт, субконто, Счет Кт, субконто, сумму.
5. Если операция влияет на налог на прибыль, заполните суммы НУ, ПР и ВР в колонках налогового учёта.
6. Добавьте остальные проводки и проверьте итог.
7. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Проведение документа, введённого на основании

Счёт-фактуру, оплату или возврат удобно создавать из исходного документа: кнопка Создать на основании на форме или в списке. 1С перенесёт контрагента, договор, суммы и товары, останется проверить дату и провести.

Порядок такой:

1. Проведите документ-основание. Связанный документ берёт данные из основания, и если основание потом поменяется, расхождение придётся искать вручную.
2. Создайте документ на основании и проверьте, что дата не раньше даты основания.
3. Проведите новый документ и сверьте проводки по ДтКт.

Если нужно исправить проведённый документ

Проведённый документ можно открыть, поменять и провести заново: старые движения удалятся, новые сформируются по текущим данным. Отменять проведение перед правкой не требуется.

Исключение — закрытый период. Если дата документа раньше даты запрета изменения, программа не даст его перепровести. Дату запрета настраивают в Администрирование → Общие настройки, флажок «Даты запрета изменения». Сдвигать её назад стоит только после согласования с главным бухгалтером: правка в закрытом периоде меняет уже сданную отчётность.

Как проверить, что документ провёлся правильно

Кнопка ДтКт и ручная корректировка

На форме проведённого документа нажмите ДтКт. Откроется окно «Движения документа»: на закладках — проводки по бухучёту, налоговому учёту и записи прочих регистров (НДС, партии, взаиморасчёты).

Что проверить в проводках:

• 🔢 корреспонденцию счетов — соответствует ли она хозяйственной операции;
• 👥 субконто — тот ли контрагент, договор, номенклатура;
• 💰 суммы — совпадает ли итог с суммой документа, правильно ли выделен НДС;
• 📦 количество — для товаров и материалов.

В этом же окне есть флажок «Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)». Он позволяет поправить проводку руками.

После ручной корректировки документ больше не пересчитывает движения при перепроведении — даже если вы исправите сумму в самом документе. Пользуйтесь этим только для разовых правок и отмечайте такие документы в комментарии.

Отчёты для сверки

Из любого отчёта можно провалиться в документ двойным щелчком по сумме — это быстрый способ найти документ с неверной проводкой.

Почему документ не проводится и как это исправить

Если проведение не прошло, 1С выводит сообщение в нижней части формы или в отдельном окне. Документ при этом остаётся записанным, но без движений. Текст сообщения почти всегда подсказывает причину — щёлкните по нему, и курсор перейдёт к проблемному полю.

Ещё две ситуации, которые не всегда видны по тексту ошибки:

• 🔒 Документ открыт у другого пользователя. 1С сообщит, что объект заблокирован. Попросите коллегу закрыть документ, а не завершайте его сеанс принудительно — несохранённые данные пропадут.
• 🕒 Нарушена хронология. Расход проведён раньше прихода по времени в течение одного дня. Время документа можно поправить в поле даты: укажите для поступления более раннее время, чем для реализации.

Массовое перепроведение документов

После смены учётной политики, правки счетов учёта или загрузки документов задним числом документы нужно перепровести за период. Делать это по одному долго, поэтому есть групповые способы.

Способ 1. Обработка «Проведение документов»

В БП 3.0: Администрирование → Проведение документов. Укажите период и организацию, запустите перепроведение. Программа пройдёт документы в хронологическом порядке и выведет список тех, что провести не удалось.

Способ 2. Выделение в журнале

В любом списке документов выделите нужные строки (Shift или Ctrl + щелчок, Ctrl+A — все), затем Ещё → Провести. Подходит для десятка документов одного вида за короткий период.

Способ 3. Из закрытия месяца

Откройте Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. В командной панели формы есть команда перепроведения документов за закрываемый месяц: она перепроводит документы и затем выполняет регламентные операции заново.

Перепроведение через внешнюю обработку

Если нужно перепровести только документы одного вида и с условием — программист пишет внешнюю обработку . Пример для реализаций за период:

Выборка = Документы.РеализацияТоваровУслуг.Выбрать(НачалоПериода, КонецПериода);
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    Если Выборка.Проведен И НЕ Выборка.ПометкаУдаления Тогда
        ДокументОбъект = Выборка.ПолучитьОбъект();
        Попытка
            ДокументОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
        Исключение
            Сообщить("Не проведён: " + Строка(Выборка.Ссылка) + ". " + ОписаниеОшибки());
        КонецПопытки;
    КонецЕсли;
КонецЦикла;

Выборка идёт по дате, поэтому порядок проведения хронологический. Непроведённые черновики и помеченные на удаление документы обработка пропускает — так они не попадут в учёт случайно.

Частые вопросы