Самозанятые в 1С 8.3 Бухгалтерия: как завести контрагента, провести оплату и закрыть расчёты проводками

Оплата самозанятому в 1С 8.3 Бухгалтерия проводится как обычный расчёт с поставщиком услуг: карточка контрагента с видом «Физическое лицо», документ Поступление (акт, УПД) на услугу и Списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику». Проводки по самозанятым в 1С 8.3 Бухгалтерия выглядят как Дт 20 (26, 44) Кт 60.01 на стоимость работ и Дт 60.01 Кт 51 на перевод денег. Ни НДФЛ, ни страховых взносов здесь нет — при условии, что исполнитель действительно числится плательщиком НПД и выдал чек.

Есть два пути, и выбирают между ними по порядку расчётов. Если сначала акт, потом деньги — работает связка «Поступление услуг → Списание с расчётного счёта», сальдо закрывается автоматически. Если платите вперёд — сначала аванс на счёт 60.02, затем акт, и зачёт аванса делает документ поступления. Третий вариант — разовая выплата без акта — тоже встречается, но тогда единственным подтверждением расхода остаётся чек из приложения «Мой налог», и проверяющие смотрят такие расходы внимательнее.

Ниже — как завести самозанятого в 1С 8.3, как провести оплату пошагово в разных сценариях (безнал, касса, карта директора), какие счета использовать для учёта расчётов, что проверять перед каждым платежом и какие ошибки в этой схеме встречаются чаще всего.

Что проверить до первой оплаты самозанятому

Четыре проверки занимают пять минут и снимают почти все риски.

1. 🔎 Статус плательщика НПД на дату выплаты. Проверяется по ИНН на сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД». Статус на дату договора не важен — важен статус на дату расчётов.
2. 📄 Не был ли исполнитель вашим работником. Если человек состоял с вами в трудовых отношениях менее двух лет назад, его доход от вас под НПД не подпадает (ч. 2 ст. 6 ФЗ № 422-ФЗ). Придётся удерживать НДФЛ и начислять взносы.
3. 🧾 Чек. Это главный документ. Без чека расход не признаётся ни в налоге на прибыль, ни в УСН. При безналичном расчёте самозанятый обязан сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты (ч. 3 ст. 14 ФЗ № 422-ФЗ).
4. 💰 Лимит дохода. Годовой лимит по НПД — 2,4 млн руб. При превышении исполнитель теряет право на режим, и выплаты после этой даты облагаются как обычные выплаты физлицу.

Как завести самозанятого в 1С 8.3: карточка контрагента и договор

Самозанятый — это контрагент, а не сотрудник. В справочник физлиц или сотрудников его заводить не нужно.

Путь: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Создать.

Заполняем:

• Вид контрагента — «Физическое лицо». Если исполнитель — самозанятый ИП, ставим «Юридическое лицо / ИП» и указываем ОГРНИП.
• ИНН — обязательно, по нему проверяется статус НПД и к нему привязывается чек.
• Наименование — ФИО полностью; в поле «Полное наименование» удобно дописать «(самозанятый, НПД)», чтобы в списках сразу было видно режим.
• Банковский счёт — реквизиты карты или счёта из заявления исполнителя. Перевод на карту по номеру телефона в выписке подтянется тем же счётом.

В карточке есть закладка Договоры. Создаём договор с видом «С поставщиком», номер и дату — из бумажного договора. В наименовании полезно указать предмет: «Договор возмездного оказания услуг № 14 от 03.02 (дизайн)». Так договор легко находить в платёжках.

Нужен ли отдельный счёт расчётов

По умолчанию в договоре с поставщиком подставляются счета 60.01 и 60.02. Этого достаточно. Но если самозанятых много и их нужно видеть отдельно от поставщиков товаров, в договоре можно вручную поставить 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками».

Главное правило: счёт в акте и счёт в платёжке должны совпадать. Если акт лёг на 60.01, а банковская выписка подставила 76.09, сальдо не свернётся и в ОСВ зависнут одновременно дебиторка и кредиторка по одному человеку.

Оплата самозанятому в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово по сценариям

Сценарий 1. Сначала акт, потом оплата

Самый частый порядок.

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Создать → «Услуги (акт, УПД)».
2. Контрагент — наш самозанятый, договор — созданный ранее.
3. В табличной части: номенклатура услуги (можно без неё, одним текстом), количество, цена. Сумма — например, 50 000 руб.
4. Ставка НДС — «Без НДС». Плательщики НПД НДС не предъявляют.
5. Счёт затрат: 26 для управленческих расходов, 20 — если услуга входит в себестоимость, 44 — коммерческие расходы в торговле, 10 — если купили материал.
6. Провести и закрыть.

Далее оплата: Банк и касса → Банковские выписки → Списание → вид операции «Оплата поставщику». Счёт расчётов 60.01, счёт авансов 60.02, сумма 50 000 руб. Если выписка загружается из банка, документ создаётся автоматически — проверьте только контрагента, договор и счёт.

Сценарий 2. Оплата авансом

1. Банк и касса → Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику», сумма 50 000 руб. Программа сама ставит аванс на 60.02.
2. После выполнения работ — Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги (акт, УПД)».
3. При проведении поступления аванс зачитывается автоматически: 1С формирует проводку Дт 60.01 Кт 60.02.

Если зачёт не произошёл, причина почти всегда одна: в платёжке и в акте указаны разные договоры. Откройте оба документа и сверьте поле Договор.

Сценарий 3. Выплата наличными из кассы

Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных → вид операции «Оплата поставщику». Печатная форма — РКО. Чек при расчётах наличными самозанятый обязан выдать сразу, в момент расчёта.

Сценарий 4. Оплатили с карты директора или подотчётного лица

Платёж прошёл не с расчётного счёта — значит, через подотчёт.

1. Расход фиксируется документом Банк и касса → Авансовые отчёты (или Покупки → Авансовые отчёты в зависимости от релиза).
2. На закладке Оплата указываем контрагента, договор и сумму — получится проводка Дт 60.01 Кт 71.01.
3. Акт на услугу проводим обычным «Поступлением услуг».

Сценарий 5. Разовая выплата без акта

Если документооборот сведён к чеку, расход можно отразить через Операции → Операции, введённые вручную или через Поступление услуг с коротким описанием из чека. Второй вариант предпочтительнее: остаётся нормальная аналитика по контрагенту и договору.

Проводки с самозанятыми в 1С 8.3: учёт расчётов в цифрах

Возьмём пример: самозанятый дизайнер, услуга 50 000 руб. без НДС, расход — общехозяйственный (счёт 26).

Чего в этих проводках не должно быть:

• ❌ Дт 70 — счёт 70 только для расчётов с работниками;
• ❌ Дт 68.01 Кт 51 на НДФЛ — налог платит сам исполнитель со своего дохода;
• ❌ Дт 26 Кт 69.xx на взносы — выплаты плательщику НПД не являются объектом обложения (ст. 420 НК РФ);
• ❌ счёта 19 и проводок по НДС — вычета по услугам самозанятого нет.

Как выбрать счёт затрат: короткая шпаргалка

Налоги и отчётность: что показывать, а что нет

Самое ценное в работе с НПД — выплаты не попадают в зарплатную отчётность.

Самозанятые в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP

ЗУП 3.1. Самозанятого здесь вести не нужно. Любая попытка завести его как сотрудника или оформить договором ГПХ приводит к начислению НДФЛ и взносов, которых быть не должно. Выплаты плательщикам НПД — зона бухгалтерской программы, а не зарплатной. Исключение одно: исполнитель потерял статус НПД, и отношения переоформлены в обычный ГПХ.

УТ 11. Расходы на услуги оформляются документом Закупки → Приобретение услуг и прочих активов. Оплата — Казначейство → Безналичные платежи → Списание безналичных ДС с операцией «Оплата поставщику». Статья расходов выбирается из справочника Статьи расходов, вариант распределения — на направление деятельности или на финансовый результат.

1С:ERP. Та же логика: Закупки → Приобретение услуг и прочих активов, затем платёж из казначейства. Проводки по бухучёту формируются при отражении в финансовом учёте по настройке статьи расходов — проверьте, что ей сопоставлен нужный счёт (26, 44, 20).

Бухгалтерия 3.0 базовая / КОРП. Никаких различий в схеме нет: функциональность Главное → Функциональность → закладка Торговля/Запасы на работу с услугами не влияет.

Типичные ошибки при оплате самозанятым в 1С

🔴 Завели как сотрудника. Выплата уходит через счёт 70, попадает в 6-НДФЛ и РСВ. Исправление: распровести зарплатные документы, уволить/удалить лишний элемент справочника сотрудников, перевести расчёты на 60.01 и перезаполнить отчётность.

🔴 Нет чека, но расход принят. Самая дорогая ошибка: расход снимут, доначислят налог и пени. Правило простое — нет чека, нет расхода. Храните чек в присоединённых файлах документа.

🔴 Разные договоры в акте и платёжке. Аванс не зачитывается, по контрагенту одновременно висят Дт и Кт. Лечится через Отчёты → Анализ субконто по контрагенту и правку поля Договор.

🔴 Банковская выписка подставила не тот счёт расчётов. При автоматической загрузке 1С иногда ставит 76.09 или «Прочие расчёты с контрагентами». Проверяйте счёт в каждом новом списании по самозанятому.

🔴 Назначение платежа «заработная плата» или «аванс за февраль». Для банка и для проверяющих это прямой признак трудовых отношений. Корректная формулировка: «Оплата по договору возмездного оказания услуг № 14 от 03.02. НДС не облагается».

🔴 Регулярные одинаковые суммы дважды в месяц. Классический признак переквалификации договора в трудовой (ст. 19.1 ТК РФ). Последствия: НДФЛ, взносы, пени, штраф. Привязывайте оплату к объёму работ, а не к календарю.

🔴 Исполнитель — ваш бывший работник. Два года с момента увольнения — жёсткое ограничение закона. Проверяйте по карточке сотрудника, а не по памяти.

🔴 Поставили ставку НДС 20 % в акте. В учёте появится 19.04 и неправомерный вычет. Ставка — только «Без НДС».

🔴 Задвоение расхода. Акт провели и дополнительно отразили списание как расход через ручную операцию. Проверяется оборотом по счёту 26 за период.

Отчёты для проверки расчётов с самозанятыми

Четыре отчёта закрывают всю проверку.

1. ОСВ по счёту 60 — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 60, группировка по субконто Контрагенты и Договоры. Сальдо по самозанятому в идеале нулевое после оплаты и акта.
2. Анализ субконто — Отчёты → Анализ субконто, вид субконто «Контрагенты». Показывает все счета, где засветился исполнитель. Если видно и 60.01, и 76.09 — ищите неправильный счёт в платёжке.
3. Акт сверки расчётов — Покупки → Акты сверки расчётов. Полезен, когда исполнитель спорит о суммах.
4. Экспресс-проверка учёта — Отчёты → Экспресс-проверка. Ловит несвязанные авансы и документы без договоров.

Отдельно стоит проверить зарплатные отчёты: Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты, заполнить 6-НДФЛ и РСВ и убедиться, что самозанятых в них нет.

Если схема не подходит: альтернативы

Исполнителей десятки. Ручные платёжки превращаются в рутину. Варианты: выгрузка общего реестра выплат в интернет-банк (у большинства банков есть реестры для самозанятых), либо работа через платёжную платформу-агента — она же собирает чеки и акты. Проводки при этом меняются: Дт 60.01 Кт 76.09 (расчёты с агентом) и комиссия агента отдельной строкой Дт 91.02 Кт 76.09.

Исполнитель не выдаёт чек. Приостановите расчёты. Аннулированный или непредоставленный чек — основание для снятия расхода. В договоре стоит прописать штраф за непредоставление чека и обязанность уведомить о снятии с учёта НПД.

Сомнения в статусе. Если вид деятельности исполнителя под НПД не подходит (перепродажа товаров, агентские услуги, работа по договору поручения), режим не применяется в принципе — оформляйте ГПХ с НДФЛ и взносами.

Нужна отдельная аналитика по проектам. Включите на счёте затрат субконто Подразделения или ведите услуги через Статьи затрат с нужной аналитикой — тогда расходы на исполнителей будут видны в отчёте Отчёты → Анализ расходов.

Частые вопросы