Оплата поставщику через 1С: от счёта и платёжки до выписки и закрытого долга

Оплатить счёт в 1С:Бухгалтерии 3.0 можно в три действия: создать платёжное поручение (Банк и касса → Банк → Платежные поручения → Создать или «Создать на основании» из счёта поставщика), передать его в банк и отразить списание по банковской выписке. Проводку Дт 60.01 Кт 51 делает не платёжка, а документ «Списание с расчетного счета» — пока его нет, долг перед поставщиком в учёте не закрыт.

Отсюда главное правило: как оплачивать счета в 1С так, чтобы учёт сходился с банком, — не путать «распоряжение банку» и «факт списания денег». Первое — платёжное поручение, второе — выписка. Ниже порядок для БП 3.0, а там, где путь меню отличается, — для УТ 11 и ERP.

Что проверить до того, как оплачивать счёт

Платёжку легко создать и так же легко отправить с ошибкой, которую банк не вернёт. Перед оплатой потратьте пару минут на сверку.

Реквизиты получателя. Сравните ИНН, КПП, БИК и номер счёта из счёта поставщика с карточкой контрагента в 1С. Если подключена интернет-поддержка, программа сама сверяет ИНН и КПП с данными ФНС и подсвечивает контрагента, если он ликвидирован или реквизиты не найдены.

Договор. Счёт должен быть привязан к правильному договору с видом «С поставщиком». От договора зависят счёт расчётов, валюта и то, какой долг закроется.

Остаток на расчётном счёте. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 51 на сегодня. Учтите платёжки, которые уже отправлены, но ещё не прошли по выписке: в остатке 51 они пока не видны.

Долг перед поставщиком. Та же ведомость по счёту 60 с разбивкой по контрагентам и договорам покажет, оплачиваете вы поставку (кредитовое сальдо) или переплачиваете авансом.

Способы создать платёжное поручение в 1С

В БП 3.0 одна и та же платёжка получается разными путями. Выбирайте тот, при котором меньше ручного ввода.

Заполняем платёжку пошагово

1. Выберите вид операции «Оплата поставщику». От него зависит, какую корреспонденцию потом предложит списание: для налогов, зарплаты и возврата покупателю виды операций свои.
2. Укажите получателя и счёт получателя. Банковский счёт подставится из карточки контрагента, если он там один.
3. Проверьте договор и сумму. При вводе на основании они придут из счёта.
4. Задайте ставку НДС. Программа выделит налог и допишет его в назначение платежа: например, при сумме 122 000 руб. и ставке 22% — «в т.ч. НДС (22%) 22 000-00».
5. Проверьте назначение платежа. Шаблон вида «Оплата по счёту № 145 от 12.10 за …» лучше дополнить предметом оплаты своими словами: банк и поставщик читают именно эту строку.
6. Очерёдность для обычной оплаты поставщику — 5. Нижние поля (КБК, ОКТМО, статус плательщика) заполняют только для налоговых и бюджетных платежей.
7. Нажмите «Провести и закрыть». Платёжное поручение проведено, но проводок по-прежнему нет.

Обмен с клиент-банком: выгрузка платёжек и загрузка выписки

Деньги уходят только после того, как банк получит платёжку. Есть два пути: обмен файлом и прямое подключение.

Выгрузка файлом

1. В списке Платежные поручения выделите документы, которые нужно отправить. Можно сразу несколько: они уйдут одним файлом.
2. Нажмите «Отправить в банк». При первом запуске программа спросит программу банка и каталог обмена.
3. 1С сформирует текстовый файл в формате обмена с клиент-банком (по умолчанию 1c_to_kl.txt).
4. В интернет-банке выберите импорт платёжек из 1С, укажите этот файл, подпишите и отправьте платежи.

Загрузка выписки идёт в обратную сторону. В интернет-банке сохраните выписку за день в формате для 1С (файл обычно называется kl_to_1c.txt), затем в 1С откройте Банк и касса → Банк → Банковские выписки и нажмите «Загрузить».

При загрузке программа ищет для каждого списания своё платёжное поручение по номеру, дате и сумме. Нашла — создаёт «Списание с расчетного счета» с теми же контрагентом, договором и видом операции.

Прямое подключение к банку

Если банк поддерживает сервис 1С:ДиректБанк, файлы не нужны. Платёжки отправляются в банк из 1С кнопкой, подписываются там же, а выписки приходят сами. Настройка — на вкладке обмена с банком в карточке банковского счёта организации или через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Проводки при оплате счёта поставщику

Бухгалтерский результат оплаты появляется только после проведения документа «Списание с расчетного счета». Платёжное поручение и счёт поставщика в учёте движений не делают.

Какой из счетов 60.01 или 60.02 сработает, решает поле «Погашение долга» в табличной части списания:

• 🔹 Автоматически — 1С сама закрывает долг, а остаток суммы относит на аванс;
• 🔹 По документу — вы указываете конкретное поступление, которое оплачиваете;
• 🔹 Не погашать — вся сумма уходит в аванс, даже если долг есть.

Счета 60.01 и 60.02 по умолчанию берутся из регистра Справочники → Счета учета расчетов с контрагентами. Если у вас расчёты с подотчётниками или прочими кредиторами идут через 76, правило настраивается там же по контрагенту или договору.

Как отметить счёт оплаченным

В форме платёжного поручения есть отметка об оплате. Если её поставить, программа создаст связанное «Списание с расчетного счета». Пользуйтесь этим, только если выписки вы не загружаете. Иначе при загрузке выписки программа найдёт уже созданное списание, а при несовпадении реквизитов появится второе.

Оплата счёта в валюте

Валютный платёж поставщику — отдельная цепочка. В рублях деньги со счёта 52 не уходят, поэтому сначала обычно покупают валюту.

Распоряжение о переводе валюты банку обычно оформляют в интернет-банке: там же прикладывают контракт, если банк ставит его на учёт. В 1С достаточно корректно отразить списание по выписке.

Где курсовые разницы, а где нет

По ПБУ 3/2006 выданный аванс в валюте не пересчитывается: он остаётся по курсу ЦБ на дату оплаты. А вот долг перед поставщиком за уже полученный товар пересчитывается на дату оплаты и на конец месяца. Разница уходит на 91.01 или 91.02 при закрытии месяца.

Пример: товар на 10 000 долларов оприходован по курсу 90,00 — долг 900 000 руб. На дату оплаты курс 92,00, списано 920 000 руб. Отрицательная курсовая разница — 20 000 руб., проводка Дт 91.02 Кт 60.21.

Как оплачивать счета в УТ 11 и ERP

В УТ 11 и ERP платёжное поручение и списание — тоже разные документы, но перед ними часто стоит заявка на оплату, которую утверждает руководитель или финансист.

Цепочка в УТ и ERP такая: заявка → согласование → включение в распоряжение (или сразу списание) → выгрузка в банк → загрузка выписки. Заявку можно создать на основании заказа поставщику или поступления, тогда сумма и контрагент придут сами.

В ЗУП оплаты поставщикам нет совсем. Там формируют ведомости на выплату зарплаты в банк, а платёжки по ним создают в бухгалтерской программе или в банке.

Как ускорить регулярные платежи

Если вы платите десятки счетов в неделю, ручной ввод каждой платёжки быстро надоедает. Вот что реально экономит время:

• 🔁 Ввод на основании. Регистрируйте счета поставщиков в 1С сразу при получении. Тогда платёжка создаётся из счёта за два клика, а реквизиты и сумма уже проверены.
• 📋 Копирование. Аренда, связь, обслуживание — копируйте прошлую платёжку (F9) и меняйте дату и период в назначении.
• 🏦 Пакетная отправка. Выделите в списке все платёжки дня и отправьте одним файлом или одной командой ДиректБанка.
• ⏰ Выписки по расписанию. В ДиректБанке выписки загружаются без участия бухгалтера; остаётся только проверить нераспознанные строки.
• 🧾 Налоги из списка задач. В БП 3.0 Главное → Задачи → Список задач показывает налоги к уплате и создаёт по ним платёжки с заполненными реквизитами ЕНП.

Ошибки при оплате счетов и как их найти

Для итоговой проверки по поставщику удобен акт сверки: Покупки → Акты сверки расчетов. Он покажет каждую оплату и поставку по договору, и расхождение с данными поставщика сразу видно по дате.

Частые вопросы