Учёт основных средств в 1С на УСН: от покупки до расходов

Основное средство на УСН проводят двумя документами: ОС и НМА → Поступление основных средств (приход на счёт 08) и ОС и НМА → Принятие к учёту ОС (ввод в эксплуатацию на счёт 01). Главное отличие от ОСНО — стоимость объекта списывается в налоговые расходы не через амортизацию, а равными долями по кварталам до конца года, и только после оплаты поставщику.

Ниже — порядок действий в 1С:Бухгалтерии 3.0: какие настройки проверить, как заполнить вкладку налогового учёта УСН, по какому правилу программа признаёт расход и где свериться, что стоимость попала в Книгу учёта доходов и расходов.

Что проверить до ввода ОС: система налогообложения и учётная политика

Списание стоимости ОС в расходы возможно только на объекте «Доходы минус расходы». На УСН «Доходы» (6%) покупка ОС налог не уменьшает — объект всё равно вводят в учёт, но в расходы его стоимость не попадёт.

Откройте Главное → Налоги и отчёты и убедитесь, что:

• 📌 система налогообложения — УСН, объект «Доходы минус расходы»;
• 📌 указана дата перехода на УСН (от неё зависит порядок списания объектов, купленных раньше).

Критерий отнесения к ОС берётся из учётной политики по ФСБУ 6/2020: организация сама устанавливает стоимостный лимит (часто 100 000 ₽ — по аналогии с налоговым учётом). Проверьте лимит в Главное → Учётная политика. Объект дешевле лимита проводят как материалы, а не как ОС.

Как оформить покупку: поступление и карточка объекта

Для готового объекта (купили и сразу вводите в работу) удобнее один документ. Зайдите в ОС и НМА → Поступление основных средств и создайте документ вида «Основные средства » — он и приходует объект, и принимает к учёту.

Если ОС требует сборки, монтажа или вы сначала собираете затраты на счёте 08, используйте связку из двух документов:

1. ОС и НМА → Поступление оборудования — приход на счёт 08.04.
2. ОС и НМА → Принятие к учёту ОС — ввод в эксплуатацию, перенос на счёт 01.

Элемент справочника «Основные средства» можно создать прямо из документа поступления — нажмите кнопку добавления в табличной части и заполните новую карточку. Либо заранее через Справочники → ОС и НМА → Основные средства.

В карточке объекта заполните:

• наименование и группу учёта ОС (например, «Машины и оборудование»);
• код ОКОФ и амортизационную группу — они подставят срок полезного использования;
• при необходимости — изготовителя, заводской и инвентарный номер.

Заполнение «Принятия к учёту»: вкладка налогового учёта УСН

Это ключевой шаг, из-за которого расход при УСН работает или не работает . В документе Принятие к учёту ОС переключитесь на вкладку налогового учёта (при УСН в шапке показывается вкладка для упрощёнки).

Заполните на ней:

• Стоимость для УСН — первоначальная стоимость объекта с учётом входного НДС.
• Порядок включения стоимости в состав расходов — выберите значение «Включить в состав расходов». Если оставить «Не включать в состав расходов», стоимость в КУДиР не попадёт.
• Срок полезного использования — заполняется для бухгалтерского учёта амортизации.

Отдельно программа отслеживает оплату. Признание расхода возможно только по оплаченной поставщику сумме, поэтому факт оплаты должен быть проведён банковскими документами (Банк и касса → Банковские выписки, списание с расчётного счёта) или кассовыми. Если на момент ввода объект оплачен частично, в расходы пойдёт только оплаченная часть.

На вкладке бухгалтерского учёта задайте счёт учёта (01.01), способ начисления амортизации (обычно линейный) и счёт затрат, куда пойдёт амортизация (20, 26, 44 — в зависимости от назначения объекта).

После проведения документ сформирует проводки:

По какому правилу стоимость ОС попадает в расходы

Стоимость объекта, купленного в период применения УСН, списывается в расходы равными долями по кварталам, оставшимся до конца календарного года. Доли признаются на последнее число каждого квартала. Условия: объект оплачен и введён в эксплуатацию (ст. 346.16 и 346.17 НК РФ).

Число долей зависит от квартала, в котором выполнены оба условия:

Пример 1. Станок за 300 000 ₽ оплачен и введён в феврале (I квартал). В расходы попадёт по 75 000 ₽ на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.

Пример 2. Тот же станок, но введён и оплачен в сентябре (III квартал). Остаётся два квартала: по 150 000 ₽ на 30 сентября и 31 декабря.

Если объект оплачен частями, каждая оплата распределяется по кварталам, оставшимся с момента именно этой оплаты. Неоплаченная часть в расходы не идёт, пока деньги не ушли поставщику.

Пример 3 (частичная оплата). Оборудование за 400 000 ₽ введено в марте. В I квартале оплачено 160 000 ₽, остаток 240 000 ₽ перечислили в мае (II квартал). Оплаченные в I квартале 160 000 ₽ делятся на 4 квартала — по 40 000 ₽ ежеквартально. Доплаченные во II квартале 240 000 ₽ делятся на 3 оставшихся квартала — по 80 000 ₽. В итоге на 31 марта в расходы попадёт 40 000 ₽, а на 30 июня, 30 сентября и 31 декабря — по 120 000 ₽.

Для объектов, купленных до перехода на УСН, действует другой порядок — по сроку полезного использования:

• 🔹 СПИ до 3 лет включительно — вся остаточная стоимость в течение первого года на УСН;
• 🔹 СПИ от 3 до 15 лет — 50% в первый год, 30% во второй, 20% в третий;
• 🔹 СПИ свыше 15 лет — равными долями в течение первых 10 лет.

Этот режим в 1С задаётся в карточке объекта и в документе ввода начальных остатков, если база заполнялась на дату перехода.

Амортизация в бухучёте и закрытие месяца

В бухгалтерском учёте объект амортизируется по общим правилам ФСБУ 6/2020 — ежемесячно, начиная с месяца, следующего за вводом в эксплуатацию (или с даты признания, если так закреплено в учётной политике). На налог при УСН эта амортизация не влияет, но она нужна для достоверной отчётности и расчёта остаточной стоимости.

Амортизацию и налоговое списание выполняет процедура Операции → Закрытие месяца. Запускайте её последовательно по месяцам, не пропуская. В закрытии месяца за эту тему отвечают две регламентные операции:

1. «Амортизация и износ основных средств» — выполняется каждый месяц, формирует проводку Дт 20 (26, 44) Кт 02.
2. «Признание расходов на приобретение ОС для УСН» — выполняется в последнем месяце каждого квартала (март, июнь, сентябрь, декабрь). Именно она переносит очередную долю стоимости в КУДиР.

Проверить, что именно программа признала расходом, можно по справке-расчёту Расходы УСН — она доступна из формы закрытия месяца после выполнения квартальной операции.

Проверка результата: КУДиР, раздел II

Расходы на приобретение ОС отражаются в отдельном разделе Книги учёта доходов и расходов — разделе II. Откройте Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов УСН и сформируйте её за нужный период.

В разделе II по каждому объекту видно:

• первоначальную стоимость и срок полезного использования;
• долю, учитываемую в текущем году;
• сумму, принятую в расходы за каждый квартал.

Итоговая сумма из раздела II переносится в раздел I как расход на последнее число квартала. Если в разделе II пусто, а объект введён и оплачен, причина почти всегда в одном из трёх мест: неверный «Порядок включения в расходы», не проведена оплата или не выполнено закрытие последнего месяца квартала.

Что будет, если продать ОС раньше срока

Эту особенность УСН часто упускают, а она дорого стоит. Если списанный в расходы объект продать до истечения трёх лет с момента учёта затрат (а по объектам со сроком полезного использования свыше 15 лет — до истечения десяти лет), налоговую базу придётся пересчитать за весь период пользования объектом.

Порядок пересчёта:

1. Убрать из расходов УСН стоимость объекта, которую ранее списали.
2. Начислить по объекту амортизацию по правилам главы 25 НК РФ за всё время эксплуатации и учесть в расходах уже её.
3. Доплатить единый налог за прошлые периоды и начислить пени .

В 1С сам пересчёт автоматически не делается — его выполняют вручную или через корректировку, поэтому решение продать недавно купленное ОС лучше просчитывать заранее. Срок считают с момента, когда стоимость начали включать в расходы, а не с даты покупки.

Типичные ошибки при проведении ОС на УСН

Разберём ситуации, которые не сводятся к простому повтору шагов выше.

• Объект проведён, но в расходах его нет. Проверьте вкладку налогового учёта: порядок включения должен быть «Включить в состав расходов», а не «Не включать». Это самая частая причина.
• Расход есть, но меньше ожидаемого. Скорее всего, объект оплачен не полностью. В расходы идёт только оплаченная сумма — досписание пойдёт после погашения долга поставщику.
• Стоимость без входного НДС. На УСН налог включается в стоимость ОС. Если в документе поступления НДС выделен отдельно и не отнесён на стоимость, объект будет учтён дешевле, чем обошёлся на самом деле.
• Списали целиком в одном квартале. Так можно только при вводе в IV квартале. В остальных случаях разовое списание всей суммы — ошибка, налоговая пересчитает базу по кварталам.
• Купили ОС на объекте «Доходы». На УСН 6% стоимость ОС налог не уменьшает в принципе. Ввести объект в учёт нужно, но ждать расхода в КУДиР бесполезно.