Отпуск сотрудника в 1С:ЗУП 8.3: от приказа до проводок

Ежегодный отпуск в 1С:ЗУП 8.3 оформляется одним документом — Зарплата → Отпуска, кнопка «Создать → Отпуск». Этот документ сам рассчитывает средний заработок, начисляет отпускные, удерживает НДФЛ, ставит отметку в табель и готовит приказ по форме Т-6. Отдельно считать ничего не нужно.

Сложности начинаются на деталях: какой период брать для среднего, когда выплатить деньги, что делать с переходящим на следующий месяц отпуском и как провести начисление в бухгалтерию. Ниже — весь цикл по шагам, с конкретными путями меню, формулой расчёта и готовыми проводками.

Пути указаны для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) в интерфейсе «Такси». В «1С:Бухгалтерии 3.0» со встроенным расчётом зарплаты документ называется так же и лежит в разделе Зарплата и кадры → Отпуска.

Сначала — график отпусков на год

Отпуска планируют в документе Кадры → Графики, переносы отпусков → График отпусков. Его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).

В график вносят всех сотрудников, запланированные даты и число дней. 1С подскажет остаток неиспользованных дней по каждому человеку на дату начала отпуска — удобно сверять, не уходит ли сотрудник «в минус».

Дни отпуска разрешено дробить, но хотя бы одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В графике это видно сразу: если сотруднику запланировали весь отпуск кусками по 7 дней, стоит пересобрать план.

Если сотрудник просит перенести отпуск, оформляйте перенос в том же журнале документом «Изменение графика отпусков», а не правьте утверждённый график задним числом. Так сохранится история: кто и когда просил сдвинуть даты.

Заявление, документ «Отпуск» и табель

По закону заявление на ежегодный отпуск обязательно только тогда, когда сотрудник уходит не по графику. Если даты совпадают с графиком, работодатель просто уведомляет работника за две недели.

В 1С:ЗУП можно зарегистрировать документ «Заявление на отпуск» (в разделе Кадры) — он удобен тем, что прямо из заявления создаётся документ «Отпуск» с уже заполненными датами. Но это вспомогательный шаг: если заявления нет, начисление отпускных это не блокирует. Основанием для начисления служит сам документ «Отпуск», а печатная форма приказа формируется из него.

Переходим в Зарплата → Отпуска и нажимаем «Создать → Отпуск». Заполняем по шагам:

1. Организация и сотрудник. Месяц начисления ЗУП подставит автоматически — это месяц, в котором начинается отпуск.
2. Вид отпуска. Для стандартного случая — «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск».
3. Период отпуска. Даты «с … по …». Число календарных дней 1С посчитает сама, праздничные дни (ст. 120 ТК РФ) в срок отпуска не включит и не оплатит.
4. Дата выплаты. По умолчанию — «В межрасчётный период». Проверьте, что она не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

После проведения документа отпуск автоматически попадает в табель учёта рабочего времени с кодом ОТ (ежегодный основной отпуск) — отдельно табелировать эти дни не нужно. Табель смотрите отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13).

Из документа по кнопке «Печать» доступны приказ на отпуск (Т-6) и записка-расчёт (Т-60).

Как считается средний заработок и отпускные

Отпускные = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска. 1С делает этот расчёт внутри документа, но понимать логику полезно — чтобы поймать ошибку, если сумма выглядит странной.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Из него исключаются периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или он не работал: прошлые отпуска, больничные, командировки, простои (п. 5 Постановления Правительства РФ № 922). Выплаты за эти периоды в базу среднего тоже не входят.

Формула для полностью отработанного периода:

Средний дневной = База за 12 мес. / 12 / 29,3
Отпускные = Средний дневной × Календарные дни отпуска

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, оно закреплено в ст. 139 ТК РФ.

Пример. Оклад 50 000 ₽, 12 месяцев отработаны полностью, других выплат нет. База за год — 600 000 ₽. Отпуск 28 дней.

• Средний дневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 × 28 = 47 781,57 ₽

Если в каком-то месяце сотрудник отработал не все дни (болел, был в отпуске), 1С посчитает для него дни пропорционально: 29,3 / число дней месяца × число отработанных календарных дней. Это нормально и заложено в методику.

Что входит в базу, а что нет. В базу среднего попадают оклад, надбавки, доплаты, премии, предусмотренные системой оплаты труда. Не входят выплаты социального характера: материальная помощь, оплата проезда и питания, разовые премии к праздникам, не связанные с результатами труда. Годовые и квартальные премии учитываются в особом порядке — пропорционально отработанному времени в расчётном периоде, 1С делает это сама.

Индексация. Если в расчётном периоде или во время отпуска в организации повышали оклады всем сотрудникам подразделения, средний заработок индексируется на коэффициент повышения. Чтобы механизм сработал, повышение должно быть оформлено документом «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» с заполненным коэффициентом индексации — тогда 1С пересчитает базу автоматически.

Проверить, из каких сумм и периодов сложился расчёт, можно по кнопке «Подробнее о расчёте среднего заработка» прямо в документе — там видно каждый месяц, каждую исключённую сумму и применённый коэффициент индексации.

НДФЛ и страховые взносы с отпускных

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях — это обычный доход сотрудника.

НДФЛ документ удерживает в момент выплаты. Дата получения дохода для отпускных — день фактической выплаты денег, а не последний день месяца (как у зарплаты). Если отпуск переходит на следующий месяц, НДФЛ всё равно считается от всей суммы сразу, в месяце выплаты.

Страховые взносы начисляются на отпускные в том месяце, в котором начислены сами отпускные (по дате документа), по единому тарифу. С 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены). Отдельно идут взносы на травматизм.

Суммы взносов отдельной строкой в документе «Отпуск» не показываются — они попадают в общий расчёт месяца. Увидеть их можно в отчёте Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Анализ взносов в фонды.

Вычеты на детей. Стандартные вычеты по НДФЛ применяются в месяце выплаты отпускных. Если отпускные выплачены в начале месяца, а зарплата за этот же месяц будет позже, вычет 1С применит к той выплате, которая идёт первой. Это нормальное поведение — по итогам месяца налог пересчитается корректно.

Выплата отпускных сотруднику

После проведения документа «Отпуск» сумму нужно выплатить отдельной ведомостью, не дожидаясь зарплаты за месяц. Переходим в раздел Выплаты и создаём ведомость того типа, которым платите: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета».

Порядок заполнения:

1. Укажите организацию и месяц.
2. В поле «Выплачивать» выберите «Отпуск» — тогда ведомость подтянет именно межрасчётную выплату, а не всю зарплату.
3. Нажмите «Заполнить» — сотрудник и сумма к выплате подставятся автоматически.
4. Проведите ведомость; НДФЛ в этот момент считается удержанным.

Проводки: как отпускные попадают в бухучёт

Сами проводки формируются в «1С:Бухгалтерии» после синхронизации с ЗУП (или сразу, если зарплата ведётся в БП). Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) определяется способом отражения, заданным в Настройка → Отражение зарплаты в бухучёте.

Если организация формирует резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство по ФСБУ), начисление идёт за счёт резерва: Дт 96 Кт 70 и Дт 96 Кт 69. Малые предприятия, которые ведут упрощённый учёт, резерв могут не создавать — тогда работают прямые проводки через счета затрат.

Проверить, что всё отразилось, удобно отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Отражение зарплаты в бухучёте в ЗУП и оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 в БП.

Переходящий отпуск и другие нестандартные случаи

Отпуск на стыке месяцев. Если отпуск начинается, например, 25-го числа и заканчивается в следующем месяце, отпускные начисляются и выплачиваются полностью в месяце начала. Разбивать сумму между месяцами в 1С не нужно — документ делает это корректно сам.

Отпуск авансом. Сотрудник в первый рабочий год вправе уйти в отпуск через 6 месяцев (ст. 122 ТК РФ). 1С позволит начислить отпуск, даже если дни ещё не «накоплены», — но при увольнении такого работника излишне выплаченные отпускные придётся удержать.

Дополнительный отпуск. За вредные условия, ненормированный день или «северный» стаж оформляется тем же документом «Отпуск», но с соответствующим видом. Можно совместить основной и дополнительный в одном документе — добавьте вторую строку с нужным видом отпуска.

Отзыв из отпуска. Если сотрудника отзывают, оформляется документ, корректирующий отпуск, а излишне выплаченные отпускные за неиспользованные дни пересчитываются. Пересчёт среднего при этом не делается — меняется только число дней.

Типичные ошибки при оформлении

Большинство проблем с отпуском в 1С — не в расчёте, а в порядке действий. Вот что встречается чаще всего и чем грозит:

• 🗓 Отпуск введён после расчёта зарплаты за месяц. Если документ «Отпуск» создан, когда зарплата месяца уже начислена, её нужно пересчитать — иначе табель и начисления разойдутся. Вводите отпуск до закрытия месяца.
• 💸 Отпускные выплачены вместе с зарплатой. Это нарушает срок «за 3 дня до начала» (ст. 136 ТК РФ). Межрасчётную выплату делайте отдельной ведомостью сразу после проведения документа.
• 📉 Не отражено повышение окладов. Если оклады поднимали, а индексация среднего не сработала, отпускные выйдут заниженными. Проверьте, что повышение оформлено документом с коэффициентом индексации.
• 🔁 Ручная правка табеля. Отметка отпуска проставляется автоматически. Если продублировать её вручную, возникнет задвоение дней и перекос в расчёте.
• 🏷 Выбран не тот вид отпуска. Дополнительный отпуск, проведённый как основной, искажает остаток дней. Для совмещённого отпуска добавляйте отдельную строку с нужным видом.

Если ошибку заметили после выплаты, не удаляйте документ — исправляйте его и перепроводите, затем пересчитайте зарплату месяца. Удаление проведённого документа оставит «висящие» движения по НДФЛ и взносам.

Частые вопросы