Оформление и расчёт отпуска в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Отпуск в 1С проводят одним документом «Отпуск»: он сразу считает средний заработок, начисляет отпускные, формирует приказ и отмечает дни в табеле. В 1С:ЗУП 3.1 документ лежит в разделе Зарплата → журнал Отпуска, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

Главное, что держат в голове кадровик и бухгалтер: отпускные надо выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), а средний заработок считается за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отдыха. Ниже — как провести отпуск корректно, от графика до проводок и выплаты, в обеих программах.

С чего начать: график отпусков и данные сотрудника

До создания документа проверьте три вещи, иначе сумма посчитается неверно.

• 📅 График отпусков. В ЗУП 3.1 он живёт в разделе Кадры → Графики отпусков. Документ «Отпуск» подтянет из него плановые даты, но вводить их можно и вручную.
• 🧾 Остаток дней отпуска. Сотруднику положено 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ), часть категорий — больше. Остаток виден в отчёте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков.
• 💰 Начисления за расчётный период. В базу среднего заработка должны попасть все оклады и премии за последние 12 месяцев. Если сотрудник только устроился, период считается с даты приёма.

Отпуск можно делить на части. Условие одно: хотя бы одна часть — не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные части — любой длительности.

Где создать документ «Отпуск» в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Документ называется одинаково в обеих конфигурациях, но лежит в разных местах.

В карточке документа заполняют:

1. Организацию и сотрудника — подбор из справочника.
2. Период отпуска — даты начала и окончания. Число календарных дней программа посчитает сама.
3. Вид отпуска — основной ежегодный оплачиваемый (по умолчанию). Для учебного, по уходу за ребёнком или отпуска за свой счёт в ЗУП есть отдельные виды и документы.
4. Месяц начисления — обычно месяц, в котором начинается отпуск.

После заполнения дат нажмите Рассчитать (в ЗУП — Пересчитать), чтобы программа подтянула средний заработок и вывела сумму отпускных.

Как считается средний заработок и сумма отпускных

Отпускные = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска. Порядок расчёта задан ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства № 922.

Средний дневной заработок при полностью отработанном периоде:

Средний дневной = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней, установленное законом. База — все выплаты за труд за расчётный период: оклад, надбавки, производственные премии. В базу не включают отпускные за прошлые периоды, больничные, командировочные и материальную помощь.

Пример. Оклад 50 000 ₽, 12 месяцев отработаны полностью. База = 600 000 ₽.

• Средний дневной = 600 000 / (12 × 29,3) = 600 000 / 351,6 = 1706,48 ₽.
• Отпускные за 28 дней = 1706,48 × 28 = 47 781,44 ₽ (до удержания НДФЛ).
• НДФЛ 13 % = 6211,59 ₽, на руки ≈ 41 570 ₽.

Если в расчётном периоде были месяцы, отработанные не полностью, 1С считает по каждому такому месяцу отдельно:

Дни месяца = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни

Из расчётного периода исключают дни, когда сотрудник фактически не работал, а за ним сохранялся заработок или он вовсе не начислялся. Эти суммы не попадают в базу, а дни — в знаменатель:

• 🏥 больничные и пособия по временной нетрудоспособности;
• 🏖️ прошлые ежегодные отпуска и отпуска по уходу за ребёнком;
• ✈️ командировки (там действует собственный средний заработок);
• ⏸️ простои, забастовки, дни без сохранения зарплаты;
• 👶 дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за детьми-инвалидами.

Проверить, что программа взяла в расчёт, можно по кнопке Рассчитать → ссылка с суммой: откроется форма с расчётным периодом, базой и исключёнными днями. Сверьте сумму базы с реальными начислениями — здесь чаще всего и всплывают ошибки.

Индексация при повышении окладов. Если в организации или подразделении окладную часть подняли всем, средний заработок за период до повышения индексируется на коэффициент:

Коэффициент = Новый оклад / Старый оклад

В ЗУП индексация включается автоматически, если повышение оформлено документом «Изменение оплаты труда» сразу по подразделению, а не точечно одному сотруднику. Проверьте это, если после повышения окладов отпускные кажутся заниженными.

Приказ на отпуск и печатные формы

После проведения документа печатные формы доступны по кнопке Печать:

• 📄 Приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6, для нескольких сотрудников — Т-6а). С 2013 года эти формы необязательны, но 1С использует их как привычный шаблон; можно разработать свою форму.
• 🧮 Записка-расчёт (форма Т-60) — показывает расчётный период, средний заработок и итоговую сумму. Её удобно прикладывать к расчёту для проверки.

Приказ подписывает руководитель, сотрудника знакомят под подпись не позднее чем за две недели до начала отпуска, если он идёт по графику. Заявление на отпуск хранят отдельно — в 1С оно не формируется, это внешний документ, который нужен только при отклонении от графика.

Как отпуск попадает в табель учёта рабочего времени

Проведённый документ «Отпуск» автоматически отражается в табеле: дни отпуска помечаются буквенным кодом «ОТ» (цифровой код — 09). Отдельно в табель ничего вносить не нужно.

Проверить отметки можно в отчёте Табель учёта рабочего времени (форма Т-13): в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчёты (Бухгалтерия).

Два момента, которые часто путают:

• Праздничные дни внутри отпуска. Нерабочие праздничные дни (например, 1–8 января) в число календарных дней отпуска не входят и не оплачиваются как отпускные (ст. 120 ТК РФ). Отпуск на эти дни продлевается. 1С учитывает это по производственному календарю — проверьте, что календарь на год заполнен.
• Выходные внутри отпуска. Обычные выходные (суббота, воскресенье) в отпуск входят и оплачиваются.

Выплата отпускных, НДФЛ и страховые взносы

Отпускные — это доход, поэтому с них удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

НДФЛ. Код дохода — 2012. Датой получения дохода считается день фактической выплаты. Налог удерживают при выплате отпускных. С 2023 года НДФЛ перечисляют единым налоговым платежом; срок уплаты зависит от даты удержания:

• удержан с 1-го по 22-е число месяца — заплатить не позднее 28-го числа этого месяца;
• удержан с 23-го по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца.

Страховые взносы. Начисляются на всю сумму отпускных по единому тарифу и перечисляются в составе ЕНП не позднее 28-го числа следующего месяца. Взносы на травматизм уплачиваются отдельно. (Напомним: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России — СФР.)

Срок выплаты. Отпускные выдают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если последний день приходится на выходной, выплачивают раньше. Задержка — повод для компенсации по ст. 236 ТК РФ.

Отчётность. Отдельно вносить отпускные в отчёты не нужно — они попадают туда из проведённого документа: НДФЛ с отпускных отражается в 6-НДФЛ по дате фактической выплаты, начисленные взносы — в РСВ и персонифицированных сведениях. Поэтому важно провести документ тем месяцем, в котором отпускные реально выплачены.

Проводки, которые формирует 1С (в ЗУП — как сводный документ «Отражение зарплаты в бухучёте», в Бухгалтерии — сразу при проведении):

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник — он берётся из способа отражения зарплаты, заданного для начисления.

Как изменить или отменить проведённый отпуск

Жизнь вносит правки: сотрудник заболел в отпуске, вышел досрочно или даты сдвинулись. Все эти случаи решаются в 1С без удаления документа.

Исправить даты или сумму. Пока отпускные не выплачены, откройте документ, снимите проведение, измените период и проведите заново. Сумма пересчитается. Если выплата уже прошла — правьте осторожно: разница между старой и новой суммой должна быть закрыта доплатой или удержанием.

Отзыв из отпуска. Когда работника отзывают раньше срока, в ЗУП оформляют отдельный документ отзыва. Он возвращает неиспользованные дни в остаток, а излишне выплаченные отпускные за «лишние» дни засчитываются в счёт будущих выплат. Отзыв возможен только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ).

Болезнь во время отпуска. Если сотрудник принёс больничный за дни отпуска, отпуск либо продлевается на число дней болезни, либо переносится на другой срок по согласованию. Больничный при этом оплачивается отдельным документом, а дни отпуска, совпавшие с болезнью, не оплачиваются как отпускные.

Перенос отпуска на следующий год допустим, но непрерывно не использовать отпуск более двух лет подряд нельзя (ст. 124 ТК РФ). Остаток дней виден в отчёте по остаткам отпусков — контролируйте его перед концом года.

Частые вопросы