Сотрудник не допущен к работе: как провести отстранение без оплаты в ЗУП 3.1 и не сломать расчёт

Отстранение от работы без оплаты в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) оформляют отдельным документом «Отстранение от работы». В нём указывают сотрудника и период. Программа ставит в табель код НБ и не начисляет оклад за эти дни. Отдельно ничего сторнировать не нужно: «Начисление зарплаты» само уменьшит сумму пропорционально отработанному времени.

Типичная ситуация: водитель не прошёл предрейсовый медосмотр, кладовщик пропустил проверку знаний по охране труда, а кадровик принёс приказ в середине месяца. Расчётчику нужно, чтобы эти дни не оплачивались, табель показал правильный код, а средний заработок для будущего отпуска посчитался без ошибок. Всё это настраивается одним документом, если заполнить его до расчёта зарплаты.

Когда отстранение без сохранения зарплаты законно

Основания перечислены в статье 76 ТК РФ. Работодатель обязан не допустить к работе сотрудника, который:

• 🍺 появился на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
• 📚 не прошёл обучение и проверку знаний по охране труда;
• 🩺 не прошёл обязательный медосмотр или психиатрическое освидетельствование;
• 🚫 имеет противопоказания к работе по медицинскому заключению;
• 🚗 лишился специального права (водительских прав, допуска) на срок до двух месяцев, если это мешает выполнять работу;
• 📄 попал под требование уполномоченных органов или под отдельный федеральный закон.

Отстраняют на весь срок, пока не устранена причина. За это время зарплату не начисляют. Исключение одно, и оно важно для расчёта: если сотрудник не прошёл обучение или медосмотр не по своей вине, время отстранения оплачивают как простой (часть 3 статьи 76 ТК РФ).

Что проверить в программе до оформления

Документ «Отстранение от работы» в ЗУП 3.1 есть «из коробки», но в небольших базах его часто скрывают настройками.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке с отсутствиями найдите флажок, который включает отстранение от работы, и установите его.
4. Нажмите «ОК» и перезайдите в раздел Зарплата.

После этого документ появится в журнале отсутствий и в меню «Создать» журнала «Все начисления».

Ещё две проверки перед вводом:

• ✅ у сотрудника есть действующий кадровый приём на даты отстранения;
• ✅ «Начисление зарплаты» за этот месяц ещё не проведено или вы готовы его перезаполнить.

💡 Если документа нет даже после настройки, введите в строке поиска по интерфейсу слово «отстранение». Так быстрее, чем перебирать журналы, а результат покажет, в каком разделе документ лежит в вашем релизе.

Как оформить отстранение от работы без оплаты в 1С ЗУП 8.3

Пример: Петров А. В., водитель, оклад 60 000 ₽. Медосмотр просрочен по его вине. Приказ об отстранении — с 10 по 19 марта, допуск после прохождения осмотра.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте журнал отсутствий в разделе Зарплата и нажмите «Создать» → «Отстранение от работы». Если в журнале нет такой команды, создайте документ из «Все начисления».

Шаг 2. Заполните реквизиты

Если дата окончания неизвестна (сотрудник проходит осмотр «как успеет»), ставьте дату по приказу или конец месяца. Позже её можно сдвинуть, об этом — в разделе про досрочный допуск.

Шаг 3. Проверьте пересечения

Перед проведением программа проверяет, нет ли у сотрудника на эти даты отпуска, больничного или командировки. Если есть — появится сообщение о пересечении периодов.

• 🤒 Больничный открыт раньше отстранения: отстраняют после выхода с больничного, а не одновременно.
• 🏖 Отпуск по графику попал на период: решите с кадровиком, переносить ли отпуск. Два отсутствия на одни даты провести не получится.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

Нажмите «Провести и закрыть». Печатную форму приказа можно сформировать из документа кнопкой «Печать», если в вашей базе нет своего шаблона приказа.

Шаг 5. Рассчитайте зарплату

Создайте или перезаполните «Начисление зарплаты» за март. В строке Петрова оклад пересчитается по дням.

Табель: какой код ставит программа

Проведённый документ меняет учёт рабочего времени. В унифицированном табеле Т-13 у отстранения два кода:

Документ «Отстранение от работы» регистрирует вид времени НБ. Чтобы проверить, сформируйте отчёт «Табель учета рабочего времени » среди отчётов раздела Зарплата: у Петрова с 10 по 19 марта должны стоять «НБ» вместо «Я».

Если вы ведёте табель документами «Табель», а не по отклонениям, оставьте их: отстранение всё равно отразится, но только после перезаполнения.

Расчёт зарплаты за месяц с отстранением

Без оплаты

Оклад начисляется только за отработанные дни. Допустим, по производственному календарю в марте 22 рабочих дня, а на 10–19 марта приходится 8 из них:

60 000 × 14 / 22 = 38 181,82 ₽

НДФЛ и взносы считаются с этой суммы. Отдельного начисления «Отстранение» в расчётном листке не будет: дни просто выпадают из нормы.

Проверьте и другие начисления сотрудника:

• 📈 процентная премия от оклада снизится вместе с окладом, если её база — фактически начисленный оклад;
• 💰 фиксированная надбавка без привязки ко времени начислится полностью, если в её настройке не указано «пропорционально отработанному»;
• 🍽 компенсации (питание, связь) — по их правилам, отстранение их не отключает.

Если оплата положена

Отстранение не по вине сотрудника оплачивают как простой. Статья 157 ТК РФ:

Пример: организация не организовала медосмотр вовремя. Средний дневной заработок Петрова — 2 900 ₽, 8 рабочих дней:

2 900 × 8 × 2/3 = 15 466,67 ₽

Документ «Отстранение от работы» такую оплату не начисляет. Для оплачиваемого периода используйте документ простоя (раздел Зарплата, журнал отсутствий): в нём есть вид начисления «Оплата простоя по вине работодателя», средний заработок программа посчитает сама.

Не проводите на одни дни и отстранение, и простой — сотрудник получит пересечение периодов, а табель покажет не тот код.

Отчётность после отстранения: 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1

Без оплаты. Дохода за дни отстранения нет. В 6-НДФЛ и РСВ попадает только зарплата за отработанные дни, отдельных строк или кодов для отстранения не предусмотрено.

С оплатой как за простой. Это оплата труда, а не пособие. Сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная зарплата и попадает в 6-НДФЛ и РСВ вместе с ней.

ЕФС-1 (бывшая 4-ФСС). С 2023 года ФСС объединён с ПФР в СФР, а 4-ФСС вошла в раздел 2 формы ЕФС-1. Отстранение не меняет базу для взносов на травматизм иначе, чем через уменьшение начислений. Кадровым мероприятием для подраздела 1.1 оно не является — отчёт о нём не сдают.

Проверьте другое — стаж и средний заработок:

• 📅 Стаж для отпуска. По статье 121 ТК РФ время отстранения по статье 76 по вине работника не включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. Сдвиг рабочего года смотрите в отчёте «Остатки отпусков».
• 🧮 Средний заработок. По Положению № 922 дни, когда работник освобождался от работы без сохранения зарплаты, исключаются из расчётного периода. В ЗУП это происходит автоматически по виду времени, если отстранение оформлено документом, а не ручным табелем.

Особенности для отдельных категорий сотрудников

Закон даёт отдельные основания и сроки для некоторых работников. В 1С их оформляют тем же документом, разница — в приказе и в оплате.

Беременных и несовершеннолетних особенно легко провести неправильно. Если закон говорит «с сохранением среднего заработка», документ «Отстранение от работы» не подходит: нужна оплата по среднему, а не код «НБ».

Досрочный допуск и отмена отстранения в программе

Сотрудник прошёл медосмотр 15 марта вместо 19-го. Кадровик издаёт приказ о допуске, расчётчик меняет период в 1С.

Месяц ещё не закрыт

1. Откройте документ «Отстранение от работы».
2. Измените дату окончания на 14.03.
3. Проведите документ.
4. Перезаполните «Начисление зарплаты» за март.

В примере оплачиваемых дней станет больше: отстранение займёт 10–14 марта, пусть это 4 рабочих дня. 60 000 × 18 / 22 = 49 090,91 ₽.

Зарплата уже выплачена

Если «Начисление зарплаты» проведено и ведомость выплачена, в проведённом документе прошлого месяца даты лучше не менять. Используйте команду исправления документа (кнопка «Исправить» в форме, если она есть в вашем релизе). Программа создаст исправление, а в следующем «Начислении зарплаты» появится перерасчёт за прошлый период — доплата попадёт в текущий месяц.

Отстранение введено по ошибке

Если документ ошибочный целиком (не тот сотрудник, не тот месяц), отмените проведение и пометьте его на удаление. Перед этим проверьте, не попал ли он в закрытый расчёт: в таком случае тоже делайте исправление, иначе суммы прошлых ведомостей перестанут совпадать с начислениями.

Частые вопросы