Пересортица товаров в 1С: зачёт излишков и недостач по результатам инвентаризации, документы и проводки

Чтобы провести пересортицу в 1С:Бухгалтерии 3.0, отдельный документ не нужен: после Склад → Инвентаризация товаров вы списываете недостачу документом «Списание товаров» (Дт 94 Кт 41.01), а излишек приходуете документом «Оприходование товаров» в зачёт через тот же счёт 94 (Дт 41.01 Кт 94). В 1С:Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 есть готовый документ «Пересортица товаров»: в одной строке он списывает одну позицию и приходует вместо неё другую.

Зачесть излишек и недостачу можно не всегда: только у одного материально ответственного лица, за один период, по похожим товарам и в равном количестве. Если недостающий товар дороже найденного, разницу относят на виновного (счёт 73.02) или, когда виновного нет, в прочие расходы (счёт 91.02).

Когда расхождение можно оформить как пересортицу

Пересортица — это когда на складе одного товара оказалось больше, а другого, похожего, меньше. Типичная причина — кладовщик отгрузил бежевую плитку вместо серой или кабель одного сечения вместо другого.

Условия зачёта задают Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49). Зачесть излишек недостачей можно, только если одновременно выполнены четыре условия:

• 📅 расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период;
• 👤 у одного и того же материально ответственного лица;
• 📦 по товарам одного наименования (похожие по виду, сорту, размеру позиции, а не «стол вместо принтера»);
• ⚖️ в равном количестве.

Если хотя бы одно условие не выполнено, это не пересортица, а два независимых события: недостача и излишек. Их оформляют отдельно, без зачёта: излишек — в прочие доходы, недостачу — на виновного или в прочие расходы.

Подготовка: инвентаризация и сверка остатков

Пересортицу оформляют по итогам инвентаризации, а не «по ощущениям» кладовщика. Сначала нужна инвентаризационная опись и сличительная ведомость, где видны и излишки, и недостачи.

Порядок подготовки:

1. Проведите все приходы, расходы и перемещения по складу за период до даты инвентаризации. Иначе часть «расхождений» окажется просто непроведённым документом.
2. Проверьте учётные остатки: в БП 3.0 — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 41 с отбором по складу; в УТ 11 — отчёт «Ведомость по товарам на складах».
3. Создайте документ инвентаризации и заполните фактическое количество по результатам пересчёта.
4. Распечатайте опись (ИНВ-3) и сличительную ведомость (ИНВ-19), подпишите их у комиссии и МОЛ.
5. Получите от кладовщика объяснительную: что перепутали и почему.

Пересортица в 1С:Бухгалтерии 3.0: пошаговый порядок

В БП 3.0 пересортицу собирают из трёх документов: инвентаризации, списания и оприходования. Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» работает как промежуточный: недостача на него приходит, излишек с него уходит, остаток — это разница в стоимости.

Шаг 1. Инвентаризация товаров

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, склад и ответственное лицо.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подставит учётное количество.
4. В колонке фактического количества введите данные пересчёта. Колонка отклонения покажет «+» по излишку и «−» по недостаче.
5. Запишите документ. Проводок он не делает — это основание для следующих документов.

Шаг 2. Списание недостающего товара

1. Из инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров.
2. В табличную часть попадут только позиции с недостачей. Удалите строки, которые не относятся к пересортице, если их будете списывать отдельно.
3. Проведите документ. Проводка: Дт 94 Кт 41.01 по фактической себестоимости.

Шаг 3. Оприходование излишка в зачёт

1. Из той же инвентаризации: Создать на основании → Оприходование товаров.
2. В табличной части оставьте позицию-излишек, которую зачитываете.
3. Укажите цену излишка — по рыночной цене на дату инвентаризации.
4. Проведите и откройте проводки кнопкой ДтКт.

По умолчанию оприходование излишка формирует Дт 41.01 Кт 91.01, то есть доход. Для пересортицы нужен кредит счёта 94. Поставьте в окне проводок флажок Ручная корректировка и замените счёт 91.01 на 94.

Шаг 4. Разница в стоимости

Если недостающий товар дороже найденного, на счёте 94 остаётся дебетовый остаток. Его закрывают операцией Операции → Операции, введённые вручную:

• 👤 виновный установлен — Дт 73.02 Кт 94;
• 🧾 виновного нет или суд отказал во взыскании — Дт 91.02 Кт 94.

Удержание из зарплаты (Дт 70 Кт 73.02) делают только в пределах материальной ответственности работника и в порядке, который установил Трудовой кодекс. Если сумма не больше среднего месячного заработка, удержание делают по распоряжению руководителя. Издать его нужно не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен. Пропустили срок или сумма больше — нужно добровольное согласие работника или решение суда.

Если зарплату считают в 1С:ЗУП, удержание оформляют именно там, по документу с суммой ущерба. В Бухгалтерию оно придёт вместе с отражением зарплаты в учёте, и суммы на 70 и 73.02 совпадут в обеих базах.

Документ «Пересортица товаров» в УТ 11 и КА 2

В 1С:Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 есть специальный документ. Он находится в разделе Склад и доставка, в группе документов по излишкам, недостачам и пересортицам. Если команды нет в разделе, проверьте функциональные опции склада в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.

Как оформить:

1. Сделайте документ «Пересчёт товаров» по складу и внесите фактическое количество.
2. На его основании создайте «Пересортицу товаров». Можно и вручную — из списка документов склада.
3. В каждой строке укажите две позиции: какую списываете и какую приходуете вместо неё. Количество в строке одно — равное.
4. Если остался неперекрытый излишек или недостача, оформите их отдельными документами: «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».
5. Проведите документ. Складские остатки изменятся сразу.

Чем отличается от БП:

Пример расчёта: недостача дороже излишка

Ситуация: на складе у одного кладовщика при инвентаризации нашли:

• недостачу плитки серой 30×30 — 12 шт. по себестоимости 210 руб.;
• излишек плитки бежевой 30×30 — 12 шт., рыночная цена 190 руб.

Условия зачёта выполнены: один МОЛ, один период, похожие позиции, равное количество.

Считаем:

• недостача: 12 × 210 = 2 520 руб.;
• излишек: 12 × 190 = 2 280 руб.;
• разница: 2 520 − 2 280 = 240 руб.

Если бы кладовщик не был признан виновным, последние две проводки заменила бы одна: Дт 91.02 Кт 94 — 240.

А если наоборот, излишек дороже недостачи? Тогда зачесть получается только сумму недостачи. Превышение излишка над недостачей отражают в прочих доходах: Дт 94 Кт 91.01 на разницу, чтобы закрыть счёт 94.

Проверка результата и закрытие месяца

После проведения документов убедитесь, что пересортица отражена полностью и не оставила хвостов.

Что проверить в БП 3.0:

1. ОСВ по счёту 94 за месяц — сальдо на конец периода должно быть нулевым. Остаток означает, что разницу не закрыли.
2. ОСВ по счёту 41 с разворотом по номенклатуре и складу — учётное количество теперь совпадает с фактическим из описи.
3. Анализ счёта 73.02 по сотруднику — сумма к удержанию совпадает с решением руководителя.
4. Запустите Операции → Закрытие месяца. Пересортица не мешает обработке, но незакрытый 94 перейдёт в баланс как «прочие оборотные активы».

Что проверить в УТ 11 и КА 2:

• отчёт «Ведомость по товарам на складах» — остатки по обеим позициям совпадают с фактом;
• после закрытия месяца — себестоимость оприходованной позиции рассчитана, нет предупреждений по документу пересортицы в журнале закрытия.

Ошибки при оформлении пересортицы

Эти ошибки чаще всего находят при проверке или при закрытии года:

• ❌ Зачли разные МОЛ или разные периоды. Формально такой зачёт неправомерен. Налоговый орган может снять расход по недостаче и доначислить доход по излишку.
• ❌ Зачли разное количество. Пересортица работает только на равное количество. Разницу в штуках — отдельным излишком или недостачей.
• ❌ Оприходовали излишек на 91.01, а недостачу списали через 94. Получается доход по излишку и висящий остаток на 94. Счёт 94 не закрывается, а финрезультат искажён.
• ❌ Списали всю недостачу в расходы, хотя виновный известен. Разница должна идти на 73.02, а не на 91.02.
• ❌ Перепутали серии с номенклатурой. В УТ «пересортица серий» оформляется иначе — правкой серий в складских документах. Документ «Пересортица товаров» здесь создаёт лишние движения.
• ❌ Провели пересортицу до проведения всех документов периода. После «досписывания» реализаций остатки снова разъезжаются, и пересортицу приходится отменять.

Частые вопросы