Поступление от поставщика в 1С 8.3: от справочников до оплаты и вычета НДС

Покупку в 1С Бухгалтерии 3.0 проводят документом «Поступление»: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление, затем вид — товары, услуги или смешанный. Заполняете поставщика, договор, склад и строки накладной, вводите номер и дату счёта-фактуры внизу формы и нажимаете Провести и закрыть. Программа сделает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

Типичная ситуация: снабженец принёс пачку УПД за неделю, и к вечеру всё нужно разнести, чтобы склад видел остатки. Если справочники настроены один раз правильно, одна накладная занимает пару минут. Если нет — потом приходится разбираться, почему НДС завис на 19-м счёте, а аванс не зачёлся.

Подготовка: поставщик, договор и номенклатура

До первого поступления проверьте три справочника. Ошибка в любом из них потом тянется во все документы.

Контрагент. Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Создайте карточку и введите ИНН — при подключённой интернет-поддержке программа сама заполнит наименование, КПП и адрес по ЕГРЮЛ. Проверьте, что вид контрагента (юрлицо или ИП) выбран верно.

Договор. Откройте карточку контрагента, вкладку Договоры, кнопку Создать. Главное поле — вид договора:

• ✅ С поставщиком — для обычной закупки. Только такие договоры подставляются в документ поступления.
• ⚙️ С комитентом, с комиссионером и другие — для посреднических схем, в рядовую покупку их не берут.

Здесь же укажите номер и дату бумажного договора, валюту и, если нужно, срок оплаты. Срок пригодится для отчёта о задолженности.

Номенклатура. Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Для каждой позиции важны:

• 📦 Вид номенклатуры — «Товары», «Материалы», «Услуги» и т. д. От вида зависят счета учёта по умолчанию.
• 💰 Ставка НДС — подставится в строку документа. Основная ставка — 22%, для отдельных товаров — 10%.
• 📏 Единица измерения — должна совпадать с накладной, иначе количество придётся пересчитывать вручную.

Какие счета подставит программа

Счета в строках поступления не нужно вводить руками каждый раз. Их берёт программа из двух регистров.

Счета учёта номенклатуры — откройте из списка номенклатуры по ссылке Счета учета номенклатуры. Здесь задают правило «для такого вида номенклатуры (или конкретной позиции, склада) — такой счёт». Типовые значения:

Счета расчётов с контрагентами — Справочники → Покупки и продажи → Счета расчетов с контрагентами. По умолчанию расчёты идут на 60.01, авансы поставщикам — на 60.02. Для валютных договоров — 60.21 и 60.22.

Как провести покупку в 1С: заполнение документа поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление. Выберите вид:

Шапка документа

1. Накладная № … от … — номер и дата из бумаги поставщика. Дата документа в 1С — день, когда товар фактически принят. Обычно она совпадает с датой накладной, но может быть позже.
2. Контрагент — выберите поставщика. Договор подставится, если у контрагента он один.
3. Договор — проверьте, что выбран нужный. По нему ведутся взаиморасчёты.
4. Склад — куда принят товар. Для услуг поля нет.
5. Расчёты — ссылка с настройками зачёта аванса и счетов 60.01/60.02. По умолчанию аванс зачитывается автоматически.

Табличная часть

1. Нажмите Добавить или Подбор и выберите номенклатуру.
2. Введите количество и цену. Сумму, ставку и сумму НДС программа посчитает сама.
3. Сверьте итог с накладной до копейки. Если не сходится, проверьте, как в документе учитывается НДС — в сумме или сверху. Переключатель находится в настройках цен над табличной частью.
4. Для услуг в строке укажите счёт затрат и статью затрат. Без статьи документ не проведётся.

Пример. Поставщик выставил УПД на 122 000 руб. с НДС 22%. В 1С при цене «НДС в сумме» строка покажет: сумма 122 000, НДС 22 000. Стоимость товара без налога — 100 000 руб.

Счёт-фактура

Внизу формы есть строка Счет-фактура. Введите номер и дату из счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Для УПД со статусом 1 номер и дата те же, что у самого УПД.

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС останется на счёте 19 и в книгу покупок не попадёт.

НДС и счёт-фактура: когда налог уходит к вычету

Сама проводка документа поступления налог к вычету не принимает. Она только собирает его на 19-м счёте. Дальше — один из двух путей:

• ⚡ Сразу. В форме счёта-фактуры полученного установите флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Тогда счёт-фактура сделает проводку Дт 68.02 Кт 19.03 и запись в книге покупок.
• 📅 В конце квартала. Флажок не ставят, а вычет оформляют документом «Формирование записей книги покупок» из раздела Операции → Регламентные операции НДС. Этот путь удобен, когда часть счетов-фактур приходит с опозданием или вычет решено перенести.

Условия вычета по НК РФ — товар принят к учёту, есть правильно оформленный счёт-фактура, покупка для облагаемой НДС деятельности. Вычет можно заявить в пределах трёх лет после принятия к учёту.

Проведение и проводки: что увидит бухгалтер

Нажмите Провести, затем кнопку ДтКт в командной панели — откроются проводки документа. Для покупки товара с НДС и ранее перечисленным авансом получится так:

Для услуг вместо 41.01 будет счёт затрат, например Дт 26 Кт 60.01, а НДС пойдёт на 19.04. Для материалов — Дт 10.01 Кт 60.01.

Если вы принимали к вычету НДС с аванса, выданного поставщику, при поступлении этот налог нужно восстановить: Дт 76.ВА Кт 68.02. В 1С это делает регламентная операция «Формирование записей книги продаж» в конце квартала.

Оплата поставщику и контроль взаиморасчётов

Оплату вносят в Банк и касса → Банковские выписки. Если выписки загружаются из клиент-банка, списание с видом операции «Оплата поставщику» создастся само, останется проверить договор. Вручную — кнопка Списание, затем выберите поставщика, договор и сумму.

Оплата раньше поступления — это аванс (60.02). Оплата позже — погашение долга (60.01). Разносить по счетам вручную не нужно: программа сама определяет, есть ли долг по договору.

Где проверить, что всё сошлось:

• 📊 ОСВ по счёту 60 — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 60, группировка по контрагентам и договорам. Кредитовое сальдо на 60.01 — наш долг, дебетовое на 60.02 — непогашенный аванс.
• 📝 Акт сверки — Покупки → Акты сверки расчетов. Создайте документ, укажите поставщика и период, нажмите Заполнить. Его же отправляют поставщику на подпись.
• 🔍 Анализ субконто по контрагенту — когда нужно увидеть все обороты по поставщику сразу по всем договорам.

Покупка программы 1С и подписки: особый случай

Иногда «провести покупку 1С» понимают буквально: компания купила саму программу или продлила сопровождение. Здесь товара на склад нет — вы получаете право использования по лицензии.

Как обычно оформляют такую покупку:

1. Документ «Поступление», вид «Услуги (акт, УПД)».
2. Номенклатура вида «Услуги», например «Лицензия на программу 1С».
3. Счёт затрат — в зависимости от учётной политики. Если лицензию решено списывать в течение срока использования, выберите 97.21 «Прочие расходы будущих периодов» и укажите в аналитике элемент расходов будущих периодов с периодом списания. Если расход разовый и небольшой — сразу 26 или 44.
4. Ставка НДС — обычно «Без НДС». Передача прав на программы из реестра российского ПО освобождена от НДС по подп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ. Сверьте с документом поставщика: ставку берите оттуда.

Ежемесячное сопровождение и облачные подписки — это услуги. Их проводят тем же видом документа на счёт затрат периода, без 97-го счёта.

Ошибки при проведении поступления и как их исправить

Если ошибка найдена после закрытия периода. Не перепроводите старый документ — это сломает закрытый месяц и сданную отчётность. Используйте Покупки → Корректировка поступления: документ создаётся на основании исходного и отражает исправление текущей датой. Для исправления технической ошибки в счёте-фактуре или для корректировочного счёта-фактуры поставщика выберите соответствующий вид операции.

Дополнительные расходы. Доставку от сторонней компании, которую нужно включить в стоимость товара, проводите не услугой на 44, а документом Покупки → Поступление доп. расходов. Он распределит сумму на себестоимость товаров из выбранного поступления — по количеству или сумме.

Как это выглядит в других конфигурациях

В УТ 11 проводок нет — там документ двигает остатки и долги перед поставщиком, а бухгалтерия формируется уже в БП после синхронизации.

Частые вопросы