Покупка товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от накладной поставщика до вычета НДС

Покупку в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление и вид операции — «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия». В шапке указывают поставщика, договор и номер с датой его накладной, в таблице — номенклатуру, количество и цену. Внизу регистрируют счёт-фактуру и нажимают Провести и закрыть. Программа сама сформирует проводки Дт 41.01 (10.01, 26, 44) Кт 60.01 и Дт 19 Кт 60.01 по входящему НДС.

Дальше — каждый этап подробно: что подготовить до ввода, как заполнить документ , откуда берутся счета учёта, как правильно оформить покупку с НДС и почему документ иногда не проводится или проводится «не туда».

Подготовка к вводу покупки: справочники и вид поступления

До создания документа проверьте три вещи. Так вы не будете прерываться на середине и не наплодите дублей в справочниках.

• 🏢 Контрагент. Поставщик заведён в Справочники → Контрагенты с ИНН и КПП. Самый быстрый способ — ввести ИНН в карточке: при подключённой интернет-поддержке реквизиты заполнятся автоматически.
• 📄 Договор. У контрагента есть договор с видом «С поставщиком». Договор «С покупателем» в документ поступления не подставится.
• 📦 Номенклатура. Товары и услуги есть в Справочники → Номенклатура, у каждой позиции указан вид номенклатуры (Товары, Материалы, Услуги) и ставка НДС.

Какой вид поступления выбрать

Кнопка Поступление в списке документов открывает меню видов операции. От выбора зависит набор вкладок и счета учёта по умолчанию.

Если поставщик выставил один УПД и на товар, и на доставку, выбирайте «Товары, услуги, комиссия». Документ получит две вкладки, и не придётся дробить одну бумагу на два поступления.

Ввод на основании вместо ручного набора

Ручной ввод — не единственный путь. Если в базе есть документ Покупки → Счета от поставщиков, откройте его и создайте поступление командой «Создать на основании». Шапка и строки перенесутся.

Ещё быстрее — через ЭДО. Входящий УПД из 1С-ЭДО превращается в поступление из формы электронного документа, и номенклатура сопоставляется автоматически после первого раза.

Шапка документа поступления: поставщик, договор, расчёты

Шапка определяет, с кем и на каком основании возникла задолженность. Поля заполняют сверху вниз.

1. Накладная № … от … — номер и дата документа поставщика, ровно как на бумаге. Эти данные уйдут в печатные формы, акт сверки и счёт-фактуру.
2. Дата документа в 1С (справа от номера) — дата фактического получения товара или подписания акта. Именно ей датируются проводки.
3. Контрагент — выбираете поставщика. Договор подставится, если он у контрагента один.
4. Договор — проверьте вид договора и валюту. Для валютного договора суммы пересчитаются по курсу.
5. Склад — куда оприходуется товар. Для услуг поля нет.
6. Организация — если в базе их несколько.

Гиперссылка «Расчёты»

Под договором есть ссылка со счетами расчётов. По умолчанию это 60.01 для долга и 60.02 для аванса. Там же задаётся способ зачёта аванса:

• ✅ Автоматически — если вы заранее оплатили поставщику, программа зачтёт аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Подходит почти всегда.
• ✋ По документу — зачёт только по конкретной платёжке. Нужен, когда по одному договору идут несколько параллельных поставок.
• 🚫 Не зачитывать — аванс остаётся висеть до ручного зачёта.

Если в «Расчётах» стоят нестандартные счета (например, 76.05 вместо 60.01), значит их кто-то настроил в регистре счетов расчётов с контрагентами. Не исправляйте в одном документе — найдите и поправьте настройку, иначе следующая покупка повторит ошибку.

Как в документе учитывается НДС в цене

Ссылка над табличной частью показывает, как считать налог: «НДС в сумме» или «НДС сверху». Поставщик указал цены с налогом — оставьте «в сумме». Если в его накладной цены без НДС, а налог начислен отдельной колонкой, переключите на «сверху», иначе итог разойдётся с бумагой.

Табличная часть: номенклатура, количество, цена

На вкладке «Товары» добавьте строки одним из способов:

• ➕ Добавить — по одной строке, удобно при 2–5 позициях;
• 🔎 Подбор — откроется список номенклатуры с остатками, можно отметить сразу много позиций и указать количество;
• 📥 Загрузка из файла — если поставщик прислал накладную в Excel: колонки сопоставляются с реквизитами, недостающая номенклатура создаётся при загрузке.

В каждой строке заполните количество и цену. Сумма, ставка НДС и сумма НДС рассчитаются сами. Ставку программа берёт из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке, если поставщик применил другую.

Пример расчёта

Поставщик продал 10 офисных кресел по 6 100 ₽ за штуку, цены с НДС 22%.

Если итог по документу отличается от бумаги на копейки — проверьте, не округлял ли поставщик НДС построчно. Сумму НДС в строке можно поправить вручную, чтобы совпасть с его счётом-фактурой копейка в копейку.

Вкладка «Услуги»

Для работ и услуг строка содержит содержание услуги, сумму, ставку НДС, а также счёт затрат и аналитику: подразделение и статью затрат. Поле «Содержание» уходит в печатную форму, поэтому вместо «Услуга» пишите по-человечески: «Аренда офиса за март».

Счета учёта при покупке: откуда они берутся и как их поправить

Счета в строках документа программа не придумывает. Она берёт их из регистра «Счета учёта номенклатуры». Открыть его можно из списка номенклатуры по ссылке «Счета учета номенклатуры» над списком.

Правило в регистре задаётся по иерархии: для конкретной позиции, для группы номенклатуры, для вида номенклатуры, для склада или для всей организации. Чем точнее правило, тем выше его приоритет.

Типичные настройки:

Что делать, если счёт в строке неправильный

Можно исправить его прямо в строке документа: колонки «Счёт учёта» и «Счёт НДС» редактируются. Это нормально для разовой покупки, например, когда вы взяли партию товара для собственного использования, а не для продажи.

Но если ошибка повторяется на каждой покупке одной позиции, правьте регистр. Новое правило применится к следующим документам. Уже проведённые документы оно не изменит: их нужно открыть, перезаполнить счета и перепровести.

Входящий НДС: счёт-фактура и вычет при покупке

Внизу документа поступления есть строка «Счёт-фактура». Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный», связанный с поступлением.

Если поставщик прислал УПД со статусом 1, номер и дата счёта-фактуры совпадают с номером и датой УПД. Отдельной бумаги нет, но счёт-фактуру в 1С всё равно регистрируют — иначе вычета не будет.

Покупку с НДС в 1С отражают в два этапа:

1. Принятие налога к учёту. Проводка Дт 19.03 (или 19.04 для услуг) Кт 60.01 формируется при проведении поступления.
2. Вычет. Проводка Дт 68.02 Кт 19 и запись в книге покупок. Делается одним из двух способов.

Два способа заявить вычет

Регламентную операцию выбирают чаще: бухгалтер в конце квартала видит весь налог к вычету одной таблицей и может часть сумм перенести на следующие периоды.

Покупка у поставщика без НДС

Если поставщик на упрощёнке, в строках ставят «Без НДС». Счёт-фактуру не регистрируют, проводки по счёту 19 не появятся. Стоимость товара пойдёт на 41.01 полной суммой.

Проведение документа и проводки по покупке

Нажмите Провести (документ останется открытым) или Провести и закрыть. Посмотреть результат можно кнопкой с иконкой «Дт/Кт» в командной панели — откроются движения документа по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Для примера с креслами при оплате после поставки проводки будут такими:

Для услуг вместо 41.01 будет счёт затрат (26 или 44), вместо 19.03 — 19.04. Для материалов — 10.01. Логика не меняется.

Где проверить, что покупка учтена правильно

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) — долг перед поставщиком должен совпасть с актом сверки.
• 📦 Ведомость по товарам на складах или ОСВ по 41.01 — количество и стоимость оприходованного товара.
• 🧾 Книга покупок (Отчеты → Книга покупок) — после вычета сумма НДС должна появиться в нужном квартале.

Если документ нужно исправить

Проведённый документ можно открыть, исправить и перепровести, пока период не закрыт. Если месяц уже закрыт или сдана декларация по НДС, правка задним числом изменит закрытые показатели. В таком случае ошибку поставщика оформляют корректировочным или исправительным документом: команда «Корректировка поступления» доступна через «Создать на основании».

Ошибки при оформлении покупки в 1С и как их найти

Ниже — ситуации, на которых чаще всего спотыкаются, с диагностикой.

Отдельно о дате. Дата документа в 1С — это дата перехода права собственности или подписания акта, а не дата, когда бухгалтер сел вводить накладную. Если ввести поступление «сегодняшним» числом при отгрузке прошлого месяца, сдвинется себестоимость продаж и задолженность в отчётности.

Частые вопросы