Как оформить поступление товаров и услуг на склад в 1С:Бухгалтерии

Поступление товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляют документом из раздела Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Он ставит купленные ценности на склад, формирует задолженность перед поставщиком и выделяет входной НДС. Товары попадают на счёт 41.01, расчёты — на 60.01, НДС — на 19.03.

Ниже — порядок от создания документа до проверки проводок: как заполнить шапку и табличную часть, зарегистрировать счёт-фактуру, распределить доставку на себестоимость и что проверить после проведения.

С какого документа начинается оприходование

Откройте список: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Кнопка Поступление раскрывает виды операций — выберите подходящий:

• 🧾 Товары (накладная, УПД) — приход ТМЦ на склад, самый частый случай.
• 🔧 Услуги (акт, УПД) — работы и услуги без склада (аренда, связь, доставка).
• 📦 Товары, услуги, комиссия — когда в одной накладной и товар, и услуга.
• 🏭 Основные средства / Оборудование — внеоборотные активы (учёт на 08).

Вид операции определяет набор вкладок в документе и счета учёта по умолчанию. Для обычной накладной от поставщика берите Товары (накладная, УПД) — появится одна табличная часть с номенклатурой и колонкой счетов. Для услуг в документе нет склада и количества на остатке: стоимость сразу ложится на счёт затрат (26, 44 или другой, указанный в строке). Для основных средств и оборудования стоимость собирается на счёте 08, а на баланс объект ставится отдельным документом «Принятие к учёту ОС» — само поступление лишь оприходует актив.

Настройки учёта, которые влияют на оприходование

Перед первым вводом поступлений проверьте две настройки — от них зависят проводки и то, какие колонки появятся в документе.

Учётная политика (Главное → Учётная политика) задаёт способ оценки запасов при списании: «По средней» или «По ФИФО». На сам приход он не влияет, но определяет, по какой стоимости товар потом уйдёт со склада, поэтому выбрать его нужно до начала работы.

Параметры учёта запасов (Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов → Учёт запасов) определяют аналитику счёта 41. Варианты:

• По номенклатуре — минимальный разрез, остаток виден только по видам товаров.
• По номенклатуре, партиям — добавляется партионный учёт.
• По складам (по количеству) или (по количеству и сумме) — остаток ведётся в разрезе складов.

Если учёт по складам выключен, поле «Склад» в поступлении всё равно заполняют, но на остатки по счёту 41 оно не влияет. Менять эти настройки задним числом нельзя без перепроведения всех документов за период.

Приход на основании заказа. Если закупку сначала согласовывали документом Заказ поставщику, не вводите накладную заново. Откройте заказ и нажмите Создать на основании → Поступление (акты, накладные, УПД) — табличная часть, контрагент и договор подтянутся автоматически. Останется поставить дату по накладной, сверить количество (поставщик мог привезти меньше заказанного) и проверить цены со ставкой НДС. Такой ввод связывает заказ и поступление: в отчёте по заказам видно, что получено, а что ещё в пути. Этот же приём работает со Счётом от поставщика.

Заполнение шапки: контрагент, договор, склад

В шапке задаются стороны сделки и место приёма. Поля, которые нужно заполнить:

1. Номер — присваивается автоматически при записи, вручную не трогайте.
2. от — дата накладной поставщика (не дата ввода в программу). По этой дате строятся движения и остатки.
3. Контрагент — поставщик из справочника; нового заводят по ИНН через Создать.
4. Договор — подставляется автоматически, если у контрагента он один. Вид договора должен быть «С поставщиком».
5. Склад — куда приходуется товар. Для услуг поле не обязательно.

Ссылка «Расчёты» под реквизитами открывает настройку счетов расчётов и порядок зачёта аванса. По умолчанию стоит 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы), зачёт аванса — «Автоматически». Менять это нужно редко — например, если расчёты ведутся через 76.

Табличная часть: номенклатура, количество и счета учёта

На вкладке «Товары» вносят позиции накладной. По каждой строке:

• Номенклатура — из справочника; новую заводят с указанием вида («Товар», «Материал»).
• Количество и Цена — из накладной поставщика. Сумма считается автоматически.
• % НДС — ставка из счёта-фактуры (20%, 10%, 0%, «Без НДС»).
• Счета учёта — колонка со счётом ТМЦ и счётом НДС.

Счёт учёта подставляется по виду номенклатуры из регистра Счета учёта номенклатуры. Типовые значения:

Если в строке подставился не тот счёт (например, 41.01 вместо 10.01), исправьте его прямо в колонке «Счета учёта» — на будущее поправьте вид номенклатуры в карточке, чтобы счёт подставлялся сам.

Ввести много позиций быстрее через кнопку «Подбор» в командной панели табличной части: там виден остаток и можно набирать строки по справочнику, не закрывая форму.

Для импортных товаров в строках появляются колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД ». Они видны, только если в Главное → Функциональность → Запасы включён флажок «Импортные товары». Заполняйте их из декларации на товары — иначе при дальнейшей продаже эти реквизиты не попадут в счёт-фактуру покупателю, а это нарушение для прослеживаемой и импортной продукции.

Входной НДС и регистрация счёта-фактуры

Способ учёта НДС в сумме задаётся ссылкой «Цены в документе» (или «НДС») в шапке: НДС сверху, НДС в том числе, НДС не облагается. Выбирайте то, что указано в накладной, иначе сумма «уедет».

Входной НДС выделяется на счёт 19.03 (по товарам и материалам) или 19.04 (по услугам). Чтобы принять его к вычету, зарегистрируйте счёт-фактуру:

1. Внизу документа в полях «Счёт-фактура №» и «от» введите номер и дату от поставщика.
2. Нажмите «Зарегистрировать».
3. Создастся документ Счёт-фактура полученный.

В счёте-фактуре флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» определяет момент вычета. Если его снять, вычет заявите отдельно — регламентной операцией Формирование записей книги покупок при закрытии квартала.

Если поставщик работает без НДС (на УСН или по освобождению), в строках ставьте ставку «Без НДС». Счёт-фактуру регистрировать не нужно, счёт 19.03 не задействуется — вся сумма ложится прямо на стоимость товара. Не путайте «Без НДС» со ставкой 0%: нулевая ставка — это экспортный НДС, который всё равно отражается в декларации, а «Без НДС» означает, что налога в цене нет вовсе.

Отдельный случай — частичный вычет. Если по товару заявляете к вычету не весь налог (например, при раздельном учёте облагаемых и необлагаемых операций), снимите в счёте-фактуре флажок автоматического вычета и распределите НДС регламентной операцией в конце квартала.

Как распределить доставку и прочие расходы

Транспорт, погрузку, таможенные сборы и прочие траты, связанные с закупкой, по ФСБУ 5/2019 включают в фактическую себестоимость запасов. Отдельный документ для этого — Покупки → Поступление доп. расходов.

Удобнее создать его на основании уже проведённого поступления (Создать на основании → Поступление доп. расходов): табличная часть «Товары» подтянется из накладной. Дальше:

1. В шапке укажите сумму расхода и ставку НДС по услуге доставки.
2. Выберите способ распределения: «По сумме» или «По количеству».
3. Проведите документ.

Сумма расхода ляжет на себестоимость товаров проводкой Дт 41.01 Кт 60.01, увеличив их стоимость. При способе «По сумме» дорогие позиции получат бо́льшую долю доставки, при «По количеству» — то, чего больше в штуках.

НДС по услуге доставки выделяется на счёт 19.04 и принимается к вычету так же, как основной: по зарегистрированному счёту-фактуре перевозчика. Если перевозчик работает без НДС, ставьте «Без НДС» — тогда вся сумма доставки уйдёт в себестоимость товара.

Проведение документа и проверка движений

Нажмите «Провести» (документ останется открытым) или «Провести и закрыть». После проведения кнопка «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в панели) покажет, что сформировалось.

Для обычной накладной с НДС проводки такие:

Что проверить после проведения:

• Остатки на складе — отчёт Склад → Отчёты → Остатки товаров или оборотно-сальдовая ведомость по 41.01 с группировкой по складам и номенклатуре.
• Расчёты с поставщиком — ОСВ по 60 в разрезе контрагентов и договоров; кредитовый остаток 60.01 — ваш долг.
• НДС к вычету — ОСВ по 19.03: нулевой остаток означает, что весь входной налог принят к вычету.

Если на 19.03 остался дебетовый остаток, а квартал закрыт — проверьте, зарегистрирован ли счёт-фактура и не снят ли в нём флажок отражения вычета.

Когда проводок нет вовсе или они не те, что ожидали, причину ищите в трёх местах: вид операции документа (товар ушёл не на тот счёт), ставка НДС в строках и настройка счетов расчётов по ссылке «Расчёты». Реже причина в самой номенклатуре — если у неё не заполнен вид, счёт учёта не подставится, и строка проведётся с ошибкой.

Для сквозной сверки закупок за период удобна оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 с детализацией до документов расчётов: по каждому поставщику видно, какие накладные оплачены, а какие висят в долге. Это та же картина, что покажет акт сверки, но без выгрузки контрагенту.

Частые ошибки при вводе поступления

🔴 Отрицательные остатки на складе. Возникают, если продажу провели раньше поступления. Проверьте хронологию документов через отчёт по остаткам; при необходимости переставьте дату накладной и перепроведите реализацию.

🔴 Неверный счёт учёта в строке. Товар уходит на 10.01 вместо 41.01 или наоборот, если в карточке номенклатуры задан не тот вид. Себестоимость и проводки при этом считаются неправильно.

🔴 Задвоение прихода. Одну накладную вводят дважды — вручную и на основании заказа. Перед проведением сверяйте номер и дату накладной со списком за период.

🔴 Проведение в закрытый период. Если месяц закрыт, документ не проведётся или потребует прав. Уточните дату закрытия у главного бухгалтера, не меняйте её самовольно.

Частые вопросы