Поступление в 1С 8.3: ввод документа, счета учёта и проводки

Поступление товаров и услуг оформляется в разделе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Нажимаете кнопку Поступление, выбираете вид операции под вашу сделку, заполняете контрагента, договор и табличную часть — после проведения программа формирует проводки по дебету счёта учёта (41, 10, 08) и кредиту расчётов с поставщиком (60.01).

Ниже — как не ошибиться на каждом шаге: какой вид операции взять, где 1С берёт счета учёта, как зарегистрировать счёт-фактуру и получить вычет по НДС, и что проверить, если документ не проводится или проводки ушли не туда. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»).

С чего начать: вид операции и шапка документа

Список поступлений открывается через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Кнопка Поступление раскрывает список видов операции — от него зависит набор вкладок и счета учёта по умолчанию:

• 📦 Товары (накладная) — покупка товаров и материалов на склад.
• 🧾 Услуги (акт) — аренда, связь, подрядные работы, без склада.
• 🧰 Товары, услуги, комиссия — универсальный вариант, когда в одной накладной и товары, и услуги.
• 🏭 Основные средства — поступление ОС , которое сразу принимается к учёту.
• ⚙️ Оборудование — покупка через счёт 08.04 с последующим вводом в эксплуатацию.

Если сомневаетесь — берите Товары, услуги, комиссия: в нём есть все вкладки сразу.

В шапке заполняете:

1. Номер и дату — номер присваивается автоматически при записи, дату ставьте по первичному документу поставщика.
2. Контрагента — выбор из справочника или создание нового по ИНН (если подключена 1С-Контрагент, реквизиты подтянутся из ЕГРЮЛ).
3. Договор — с видом С поставщиком. Без договора документ не проведётся.
4. Склад — для товаров и материалов. Если учёт по складам не ведётся, поле можно скрыть в настройках.
5. Расчёты — ссылка в шапке открывает счета расчётов (по умолчанию 60.01) и способ зачёта аванса.

Заполнение табличной части и подбор номенклатуры

Строки добавляются тремя способами: кнопкой Добавить, через Подбор (удобно выбирать сразу много позиций с остатками и ценами) или загрузкой из внешнего файла, если настроен обмен.

По каждой строке заполняются:

Ключевая развилка — цена в документе «включает НДС» или «сверху». Это определяется ссылкой НДС (или Цены в документе) над табличной частью. Если поставить «НДС в сумме», а поставщик выставил цену без налога, итог завысится на 20 %. Сверьте колонку «Всего» с суммой накладной до проведения.

Частая путаница — одна и та же позиция заводится дважды под чуть разными названиями. Перед вводом новой строки проверьте поиском, нет ли уже такой номенклатуры: дубли ломают оборотку и остатки.

Откуда 1С берёт счета учёта и аналитику

Счета в табличной части подставляются не вручную, а из регистра Счета учёта номенклатуры (Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры). Правило ищется по совпадению: организация → склад → вид номенклатуры (группа).

Значения по умолчанию в типовой БП 3.0:

• товары — 41.01;
• материалы — 10.01, 10.09 и т.д. по виду;
• оборудование к установке — 07;
• вложения в ОС — 08.04;
• счёт входного НДС — 19.03 (по МПЗ) или 19.01 (по ОС).

Если для нового вида номенклатуры правило не задано, 1С подставит пустой счёт и выдаст ошибку при проведении. Поэтому новую группу товаров сопровождайте строкой в регистре счетов учёта — один раз, дальше подставляется само.

Аналитика (субконто) на счетах расчётов — это Контрагенты, Договоры и Документы расчётов. Последнее субконто программа заполняет сама при зачёте аванса или оплате; руками его трогать не нужно.

Счёт-фактура и вычет НДС

Входной НДС попадает в книгу покупок не из самого поступления, а из зарегистрированного счёта-фактуры. Внизу формы документа есть поля Счёт-фактура № и от и кнопка Зарегистрировать.

Порядок:

1. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика в поля внизу документа.
2. Нажмите Зарегистрировать — создастся документ Счёт-фактура полученный, связанный с поступлением.
3. В счёте-фактуре проверьте галку Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если она снята, вычет уйдёт в регламентную операцию по НДС в конце квартала.
4. При поступлении по УПД (статус 1) отдельный счёт-фактуру регистрировать не нужно — в поступлении ставится переключатель УПД, и документ работает и как накладная, и как счёт-фактура.

Для вычета НДС нужны три условия (ст. 171–172 НК РФ): товар принят к учёту, есть корректный счёт-фактура, покупка используется в облагаемой НДС деятельности. Если хотя бы одно не выполнено — вычет не заявляйте.

Какие проводки формирует документ

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт (Показать проводки и другие движения документа) — откроется таблица бухгалтерских проводок и движения по регистрам НДС.

Помимо проводок документ делает записи в регистрах: НДС предъявленный (основание для книги покупок), остатки номенклатуры на складе, расчёты с поставщиком. Если на вкладке движений пусто или нет строки по НДС 19.03 — счёт-фактура, скорее всего, не зарегистрирован.

Для контроля удобно сверять документ с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 60: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → 60. Долг перед поставщиком должен совпадать с суммой «Всего» в накладной за вычетом оплаченного аванса.

Ввод на основании: что создаётся из поступления

Кнопка Создать на основании экономит ввод реквизитов — из проведённого поступления одним нажатием формируются связанные документы:

• Списание с расчётного счёта / Платёжное поручение — оплата поставщику, сумма и контрагент подставляются из накладной.
• Возврат товаров поставщику — если часть поставки возвращается.
• Счёт-фактура полученный — альтернатива кнопке Зарегистрировать.
• Доверенность — на получение ТМЦ.

Это удобнее, чем заводить оплату с нуля: не ошибётесь в договоре и документе расчётов, по которому пойдёт зачёт.

Доставка, пошлины и прочие расходы в стоимости

Накладной от поставщика товара дело не ограничивается: доставка, услуги таможенного брокера, страховка увеличивают себестоимость запасов (п. 11 ФСБУ 5/2019). Эти суммы приходят отдельными документами от других контрагентов, а разнести их на уже оприходованный товар помогает документ Поступление доп. расходов.

Он создаётся из поступления через Создать на основании → Поступление доп. расходов либо отдельно в разделе Покупки. В нём указываете сумму расхода и способ распределения:

• 📊 По сумме — расход делится между строками пропорционально их стоимости.
• 🔢 По количеству — поровну на единицу, если позиции сопоставимы по габаритам.

После проведения стоимость каждой строки товара вырастет на свою долю расхода, а проводка пойдёт в дебет того же счёта учёта (41, 10), что и основной товар. Так себестоимость партии собирается целиком, и при продаже спишется корректно.

Отдельно про импорт: по прослеживаемым товарам в табличной части появляются колонки с номером декларации (ГТД) и РНПТ. Их заполняют из документов поставщика — без этих реквизитов отчёт по прослеживаемости уйдёт с ошибкой.

Перед первым поступлением по новому виду деятельности пройдитесь по короткому списку — это снимает большинство ошибок проведения заранее.

Что проверить, если документ не проводится или проводки неверны

Разберём типовые сбои при проведении и что с ними делать.

Отдельно про удаление. Ошибочное поступление не удаляйте напрямую: пометьте на удаление (Ещё → Пометить на удаление) и удаляйте через Администрирование → Удаление помеченных объектов с контролем ссылок. Прямое удаление проведённого документа оставит «висящие» движения в регистрах.

Частые вопросы