Проведение поступления продуктов и товаров в 1С от накладной до проводок

Чтобы провести продукты, в 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), создайте документ вида «Товары (накладная)», заполните поставщика, склад и строки номенклатуры с ценами из накладной и нажмите Провести. Товары встанут на счёт 41.01, входной НДС — на 19.03.

Ниже — весь путь по порядку: что завести в справочниках заранее, как разнести суммы и НДС, чем отличается приёмка в розницу и как подтянуть поступление из входящего УПД по ЭДО, не набивая строки руками. Разберём и проводки, которые формируются при проведении, и ошибки, из-за которых документ не проводится или даёт неверную себестоимость.

С чего начать: справочники до первой накладной

Если поставщик и товары заводятся прямо в момент проведения, неизбежны дубли и пересортица. Подготовьте три справочника заранее.

• 🏢 Контрагент и договор. В карточке поставщика проверьте ИНН и КПП — по ним 1С сверяет входящий счёт-фактуру. В договоре вида «С поставщиком» задайте валюту и, если нужно, тип цен.
• 📦 Номенклатура. Для каждой позиции обязателен вид номенклатуры (товар / материал / продукция) — он определяет счёт учёта. Для продуктов питания и маркируемых товаров заполните единицу измерения и, при необходимости, вид маркировки.
• 🏬 Склад. Для опта подойдёт склад с видом «Оптовый», для магазина — «Розничный» (ручная или автоматизированная точка).

Создаём документ поступления товаров

Основной документ для оприходования — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). По кнопке Поступление выберите вид операции:

1. Товары (накладная) — чистая приёмка товаров и материалов, самый частый случай.
2. Товары, услуги, комиссия — если в одной накладной есть и товары, и услуги (например, доставка), и их нужно разнести по разным счетам.
3. Услуги (акт) — когда товаров нет вовсе.

Заполните шапку: Контрагент, Договор, Склад, номер и дата входящей накладной в полях «Накладная/акт №». Дата самого документа 1С — это дата оприходования, по ней товар встаёт на учёт.

В табличной части по каждой строке укажите:

• номенклатуру, количество и цену без НДС или с НДС — режим задаётся ссылкой «НДС в сумме» / «НДС сверху» над таблицей;
• ставку НДС (20%, 10% для большинства продуктов питания, «Без НДС»);
• счёт учёта 41.01 для товаров (подставится сам, если настроен регистр).

Если поставщик выставил доставку или другие расходы отдельной суммой, не заводите их строкой товара. Такие затраты включают в себестоимость партии документом «Поступление доп. расходов» (Создать на основании из поступления): 1С распределит сумму доставки по товарам пропорционально стоимости или количеству, и себестоимость каждой позиции вырастет корректно.

Как разносится входной НДС и счёт-фактура

При проведении НДС из строк попадает на счёт 19.03 «НДС по приобретённым МПЗ» и одновременно в регистр накопления «НДС предъявленный» — это основание для будущего вычета.

Чтобы заявить вычет, зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика. Внизу документа поступления есть поля «Счёт-фактура №» и дата — введите реквизиты и нажмите Зарегистрировать. 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением.

Сам вычет (Дт 68.02 Кт 19.03) формируется не в момент поступления, а при закрытии квартала — регламентной операцией «Формирование записей книги покупок» в разделе Операции → Регламентные операции НДС. Проверить результат можно отчётом Отчёты → Книга покупок.

• При загрузке электронного УПД счёт-фактура уже входит в состав документа — отдельно регистрировать его не нужно.
• Если поставщик на УСН и работает без НДС, ставьте в строках «Без НДС» — счёта 19 не будет.

Проведение документа и какие формируются проводки

Нажмите Провести и закрыть (или только Провести, чтобы остаться в документе). После проведения откройте кнопку Дт/Кт — это показывает движения документа.

Для оптовой приёмки товаров проводки такие:

Если вместо товаров приходуются материалы или сырьё, вместо 41.01 встанет 10 (с нужным субсчётом) — это зависит от вида номенклатуры, а не от самого документа.

После проведения сверьте результат отчётом Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 41.01: количество и сумма по складу должны совпасть с накладной. Для детальной проверки движений конкретной позиции удобен отчёт Отчёты → Анализ субконто по номенклатуре.

Движения идут не только по счетам бухучёта. Поступление заодно пополняет регистры складского учёта (остатки по складу и партиям) и, при раздельном учёте НДС, регистр «Раздельный учёт НДС». Поэтому достаточно одного проведённого документа — отдельно оприходовать товар на склад и отдельно ставить НДС не нужно, всё делает один документ поступления.

Приёмка продуктов в розничный магазин

Сам документ поступления для магазина заполняется так же, как для опта, — разница только в счёте учёта и в том, что после приёмки нужно задать цену продажи. Порядок зависит от того, как в учётной политике ведётся учёт товаров в рознице.

При учёте по продажным ценам после проведения поступления задайте цену продажи документом Склад → Установка цен номенклатуры (или кнопкой «Установить цены» прямо из поступления). Разница между розничной ценой и ценой закупки отразится как торговая наценка на счёте 42.01.

Для продуктов питания на этом же шаге проверяют срок годности и партию — если по товару ведётся партионный учёт или маркировка, в поступлении включается соответствующая табличная часть.

Разница между розничной ценой и ценой закупки важна для контроля: при учёте по продажным ценам себестоимость на счёте 41.11 хранится по цене продажи, а реальная наценка видна на 42.01. Если цену продажи забыть установить, товар встанет на остаток по нулевой или закупочной цене, и отчёт о розничных продажах покажет завышенную прибыль. Поэтому для магазина связка «поступление → установка цен» выполняется подряд, одним заходом.

Загрузка поступления из входящего УПД по ЭДО

Если поставщик прислал электронный документ, набивать строки вручную не нужно. Входящие документы лежат в Покупки → Текущие дела ЭДО.

1. Откройте входящий УПД (или электронную накладную ТОРГ-12).
2. Сверьте номенклатуру поставщика со своей — при первом обмене 1С попросит сопоставить позиции его товаров с вашим справочником. Сопоставление запоминается, в следующий раз подставится само.
3. Нажмите «Создать документ поступления» — 1С сформирует поступление со всеми строками, ценами, НДС и уже встроенным счётом-фактурой.
4. Проверьте склад и счета учёта, затем проведите.

Счёт-фактура в УПД имеет юридическую силу, только если файл подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) — для первички по соглашению сторон достаточно и неквалифицированной, но для вычета НДС по счёту-фактуре КЭП обязательна.

Как ускорить ввод накладных и не набивать строки руками

Ручной набор длинной накладной — главный источник опечаток в количестве и цене. В 1С есть несколько штатных способов сократить ввод.

• 📥 Загрузка из табличного документа. В табличной части поступления по кнопке «Заполнить → Загрузить из файла» можно подтянуть строки из Excel или .csv от поставщика. 1С попросит указать, в каком столбце номенклатура, количество и цена, и сопоставит позиции со справочником.
• 🔁 Копирование по образцу. Для регулярных поставок от одного поставщика скопируйте прошлую накладную (Создать на основании или команда копирования в списке) и поправьте количество — реквизиты и счета подставятся сами.
• ⚙️ Автоподстановка счетов и ставок. Один раз заполненный регистр счетов учёта и указанная в карточке товара ставка НДС избавляют от ручного ввода 41.01, 19.03 и ставки в каждой строке.
• 🏷️ Групповая установка цен. После партии поступлений цены продажи удобнее задать не по каждому документу, а разом — обработкой Склад → Установка цен номенклатуры с отбором по группе товаров.

Самую большую экономию времени даёт перевод регулярных поставщиков на ЭДО: там отпадает и набор строк, и сверка счёта-фактуры. Загрузку из Excel имеет смысл держать для тех, кто электронные документы пока не присылает.

Из-за чего поступление не проводится или даёт неверную сумму

Большинство проблем с проведением сводится к двум причинам: не хватает данных в справочниках (счёт учёта, ставка НДС) или нарушена хронология документов. Первое лечится настройкой до ввода накладной, второе — перепроведением.

Отдельно про дату: в 1С остатки и себестоимость считаются в хронологии. Если вы вводите накладную задним числом, после проведения обязательно перепроведите документы этого месяца — иначе списания, прошедшие до правки, останутся со старой себестоимостью.

Частые вопросы