Отсутствие работника без уважительной причины: как провести прогул в 1С от табеля до увольнения

Прогул в 1С:ЗУП проводят документом Прогул, неявка (раздел Зарплата → Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)): указывают сотрудника, дни невыхода и вид времени — «Прогул» (код ПР) либо «Неявка по невыясненным причинам» (НН), пока причина не ясна. За эти дни оклад не начисляется, в табеле вместо «Я» встаёт «ПР». В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа нет: невыход учитывают прямо в Начислении зарплаты, уменьшая отработанные дни.

Сразу уточню формулировку, которая многих сбивает: за прогул зарплату не удерживают, её за эти дни просто не начисляют. Удержание возникает только в одном случае — если за дни, оказавшиеся прогулом, уже был выплачен аванс. Ниже — как зафиксировать отсутствие по закону, провести его в обеих конфигурациях, посчитать потерю в деньгах и, если дошло до крайней меры, уволить по статье без ошибок в документах.

Прогул по Трудовому кодексу и коды в табеле 1С

Прогул — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин весь рабочий день (смену) независимо от его длительности, а также отсутствие более четырёх часов подряд в течение дня (ст. 81 ТК РФ, подп. «а» п. 6 ч. 1). Ключевое слово здесь — без уважительных причин. Пока вы не получили от работника объяснение, квалифицировать невыход как прогул нельзя.

Отсюда два разных кода учёта рабочего времени, и в 1С они разведены осознанно:

• 🟡 НН — неявка по невыясненным причинам. Ставится, когда человек не вышел, а почему — непонятно. Нейтральный код: он не обвиняет и не оплачивается.
• 🔴 ПР — прогул. Ставится, когда отсутствие признано неуважительным: объяснение получено (или работник отказался его давать), подтверждающих документов нет.

На практике схема почти всегда двухшаговая: сначала табель закрывается кодом НН, а после разбирательства этот период переоформляют в ПР. В 1С оба кода вводятся одним и тем же документом — меняется только выбранный вид времени.

Уважительными суды обычно признают болезнь (даже без своевременно открытого больничного), вызов в суд или к следователю, аварию и ДТП по дороге, задержку транспорта при вахтовом методе, сдачу крови донором. Во всех этих случаях код ПР ставить нельзя, даже если работник предупредил о причине постфактум. А вот прогулом считается и ситуация, когда человек ушёл с работы раньше времени больше чем на четыре часа подряд или самовольно взял отгул, не согласовав его.

Чем подтвердить прогул до проведения в программе

1С отразит отсутствие корректно только тогда, когда под ним есть кадровые основания. Сам по себе документ в программе — не доказательство прогула, а следствие проведённого разбирательства. Минимальный комплект, который должен быть на руках, прежде чем вы переведёте табель в ПР:

Порядок по срокам жёсткий: на объяснение закон даёт работнику два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Применить взыскание можно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Эти даты в 1С не контролируются — их держите на кадровой стороне.

Оформление прогула в 1С:ЗУП 3.1 пошагово

В ЗУП 3.1 весь невыход закрывает один документ — Прогул, неявка.

1. Откройте Зарплата → Отсутствия (болезни, прогулы, неявки). Если в вашем интерфейсе журнал вынесен в раздел Кадры — он называется так же.
2. Нажмите Создать и выберите Прогул, неявка.
3. Укажите организацию и сотрудника. Месяц начисления подставится автоматически — проверьте, что он совпадает с месяцем невыхода.
4. В поле периода задайте дату начала и дату окончания отсутствия. Для одного дня начало и конец совпадают.
5. Выберите вид времени: «Неявка по невыясненным причинам» (НН), если причина ещё не установлена, или «Прогул» (ПР), когда отсутствие признано неуважительным.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения эти дни выпадают из отработанного времени: при расчёте зарплаты за месяц оклад начислится только за фактически отработанные дни. Отдельно «минусовать» ничего не нужно — программа сделает это сама.

Когда НН подтвердился как прогул, не создавайте второй документ. Откройте уже проведённый Прогул, неявка, смените вид времени с НН на ПР и перепроведите. Табель и расчёт пересчитаются автоматически.

Как провести прогул в 1С:Бухгалтерии 3.0 без ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценного кадрового блока нет — зарплатный модуль рассчитан на небольшой штат. Отдельного документа Прогул, неявка здесь не ищите: его не существует. Невыход учитывают прямо при расчёте зарплаты.

Порядок такой:

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте (или откройте) документ Начисление зарплаты за нужный месяц.
2. Нажмите Заполнить — программа подставит оклады за полный месяц.
3. В строке сотрудника откройте начисление по окладу и вручную уменьшите количество отработанных дней на число дней прогула.
4. Пересчитайте сумму (Пересчитать или повторное открытие строки) и проведите документ.

Фактически вы говорите программе: человек отработал не 21 день, а 20. Сумма начисления уменьшится пропорционально, НДФЛ и взносы пересчитаются от неё.

Такой ручной порядок — цена упрощённого учёта в БП. Если прогулов и больничных в вашей базе регулярно много, это сигнал, что пора переходить на 1С:ЗУП, где каждый вид отсутствия оформляется отдельным документом и попадает в табель автоматически.

Отмечу важное ограничение: кадрово-зарплатный учёт есть в БП 3.0 и, конечно, в ЗУП. А вот в 1С:Управление торговлей, Рознице и чистой ERP без модуля зарплаты провести прогул негде — там нет расчёта зарплаты как такового.

Сколько работник теряет за дни прогула: расчёт

За день прогула сотрудник не получает часть оклада, приходящуюся на этот день. Формула простая:

Потеря за день = Оклад ÷ Норма рабочих дней в месяце

Разберём на числах. Оклад — 50 000 ₽, в месяце по производственному календарю 21 рабочий день, прогул — 1 день.

То есть при полном окладе 50 000 ₽ за один прогул работник недополучит 2 380,95 ₽ до НДФЛ. В ЗУП и в БП этот пересчёт делается автоматически, как только вы закрыли день кодом ПР или уменьшили отработанные дни.

Если прогулов несколько, умножьте стоимость дня на их число. При трёх днях прогула в том же месяце потеря составит 2 380,95 × 3 = 7 142,86 ₽, а начислено будет за 18 дней: 50 000 ÷ 21 × 18 = 42 857,14 ₽. Обратите внимание на деталь: стоимость дня зависит от нормы часов именно того месяца, в котором случился прогул, а не от среднего. Поэтому один и тот же прогул в месяце с 20 рабочими днями «стоит» дороже, чем в месяце с 23.

Теперь про единственный случай настоящего удержания. Если по итогам первой половины месяца работнику уже выплатили аванс, а потом часть дней оказалась прогулом, возникает излишне выплаченная сумма. Её удерживают из ближайшей зарплаты, но с ограничением: общий размер всех удержаний по инициативе работодателя не может превышать 20% выплаты на руки за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). В ЗУП для этого есть документ Удержание, в БП сумму корректируют в начислении.

Увольнение за прогул в 1С по статье

Увольнение за прогул — это расторжение договора по инициативе работодателя по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В 1С оно оформляется только после того, как собран весь комплект документов из раздела выше и соблюдены сроки на объяснение.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Увольнения и нажмите Создать → Увольнение.
2. Выберите сотрудника и укажите дату увольнения. Днём увольнения считается последний день работы, а при прогуле — обычно последний день, предшествовавший невыходу, либо день издания приказа (зависит от ситуации, решается кадровиком).
3. В поле основания выберите статью: расторжение по инициативе работодателя, подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
4. Проверьте блок компенсации за неиспользованный отпуск — он заполнится автоматически.
5. Проведите документ и распечатайте приказ.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 аналогичный документ Увольнение находится в разделе Зарплата и кадры. Основание выбирается так же.

Формулировку в трудовую книжку и в приказ 1С подставит по выбранной статье. Проверьте, чтобы текст точно соответствовал подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — именно эта точность чаще всего и становится предметом спора в суде.

Проверка: табель и отчётность после прогула

Убедиться, что прогул проведён правильно, проще всего по двум отчётам.

• 📊 Табель учёта рабочего времени (Т-13) — Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени. В днях невыхода должен стоять код ПР или НН. Это основной документ, подтверждающий отсутствие для внешних проверок.
• 💰 Расчётный листок сотрудника — показывает, что оклад начислен за вычетом дней прогула.

Отдельно про отчётность при увольнении за прогул. О самом факте увольнения работодатель обязан отчитаться в СФР (с 2023 года Фонд социального страхования и ПФР объединены в Социальный фонд России). Сведения подаются в составе отчёта ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД), не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. В 1С отчёт формируется в 1С-Отчетность и выгружается автоматически по проведённому документу увольнения.

На НДФЛ и страховые взносы прогул влияет только через уменьшение облагаемой базы: раз начислено меньше, то и 6-НДФЛ, и расчёт по взносам встанут от фактических сумм. Отдельных строк «прогул» в этих отчётах нет.

Частые вопросы