Учёт затрат в 1С:Бухгалтерия 8.3: от первички до закрытия месяца

Расходы в 1С:Бухгалтерия 8.3 проводят не одним документом, а по видам: покупку товаров и материалов — через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), зарплату — через Зарплата и кадры → Все начисления, амортизацию и распределение косвенных затрат — автоматически при закрытии месяца в Операции → Закрытие месяца. Счёт затрат (20, 25, 26 или 44) вы указываете прямо в документе поступления.

Разберём каждый вид расхода по порядку: какой документ, какой счёт учёта, какие проводки формируются и чем проверить результат. Примеры даны для конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0», интерфейс «Такси».

С чего начинается затрата: виды расходов и счета учёта

Прежде чем проводить документ, определитесь со счётом. От него зависит, попадёт расход в себестоимость сразу или через закрытие месяца .

План счётов 1С для затрат использует несколько групп:

• 🏭 20 «Основное производство» — прямые расходы на выпуск продукции и оказание услуг.
• ⚙️ 25 «Общепроизводственные расходы» — косвенные производственные затраты, которые в конце месяца распределяются на 20.
• 🏢 26 «Общехозяйственные расходы» — управленческие расходы: аренда офиса, бухгалтерия, связь.
• 🛒 44 «Расходы на продажу» — затраты торговых организаций и коммерческие расходы.
• 💸 91.02 «Прочие расходы» — всё, что не связано с обычной деятельностью: проценты, штрафы, услуги банка.

По бухучёту признание расходов регулирует ПБУ 10/99: расход признаётся, когда есть уверенность в уменьшении экономических выгод и сумму можно определить. В 1С это момент проведения первичного документа.

Дальше — по видам затрат.

Поступление товаров и материалов на склад

Покупку ТМЦ отражают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».

Порядок действий:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление.
2. Выберите вид операции под тип покупки.
3. Укажите контрагента, договор и склад.
4. В табличной части добавьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
5. Проверьте счета учёта в колонке Счёт учёта — для товаров это 41, для материалов 10.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

Какие проводки сформируются при покупке товара на сумму 120 000 ₽ (в том числе НДС 20 000 ₽):

Запасы принимаются к учёту по фактической себестоимости — так требует ФСБУ 5/2019. Если в цену входят доставка или пошлины, их добавляют отдельной строкой либо документом Покупки → Поступление доп. расходов, который увеличит стоимость партии.

Материалы станут расходом не в момент покупки, а когда их спишут в производство (Производство → Требование-накладная) или на общехозяйственные нужды.

Учёт услуг и работ сторонних организаций

Услуги — аренда, связь, консультации, подрядные работы — не попадают на склад, а сразу относятся на счёт затрат.

Проводят их тем же документом Поступление (акты, накладные, УПД), но видом операции «Услуги (акт, УПД)». В строке табличной части вы указываете:

• содержание услуги;
• счёт затрат (26 для управленческих, 44 для коммерческих, 20 — если услуга относится к производству);
• аналитику — подразделение и статью затрат.

Проводки по аренде офиса 60 000 ₽ (в том числе НДС 10 000 ₽):

Статья затрат — важная аналитика. Она определяет, как расход отразится в декларации по налогу на прибыль. В карточке статьи (Справочники → Статьи затрат) задаётся вид расхода по НК: материальные, оплата труда, амортизация, прочие. Ошибка в этом поле искажает налоговый учёт, хотя в бухгалтерских проводках будет не видна.

Если акт пришёл на работы, которые формируют стоимость другого объекта (например, монтаж оборудования), относите их не на 26, а на счёт того объекта — 08 для будущего основного средства.

Зарплата, страховые взносы и НДФЛ

Расходы на оплату труда — обычно самая крупная статья. В 1С:Бухгалтерия 8.3 с упрощённым кадровым блоком их начисляют документом Зарплата и кадры → Все начисления (или Начисление зарплаты).

Что формирует документ при проведении:

Счёт затрат (26, 44 или 20) подтягивается из настройки Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Способы учёта зарплаты либо из карточки подразделения. Поэтому зарплата цеха уйдёт на 20, а бухгалтерии — на 26.

Несколько практических моментов:

• 📅 Начисление делают последним днём месяца, иначе расход попадёт не в тот период.
• 🧾 Взносы с 2023 года платятся единым тарифом в Социальный фонд России (СФР, бывшие ПФР и ФСС), но в учёте по-прежнему детализируются по счёту 69 по видам.
• 💰 Начисленная зарплата (счёт 70) — это расход, а выплата (Банк и касса → Ведомости в банк) расходом не является, она лишь гасит обязательство.

Амортизация основных средств и нематериальных активов

Стоимость ОС и НМА списывается в расходы постепенно — через амортизацию. Вручную проводки делать не нужно: 1С начисляет амортизацию автоматически при закрытии месяца.

Условия, чтобы амортизация пошла:

1. Объект принят к учёту документом ОС и НМА → Принятие к учёту ОС (проводка Дт 01 Кт 08).
2. В карточке объекта указан срок полезного использования и способ начисления.
3. Включён флажок начисления амортизации.

Проводки при закрытии первого полного месяца:

Счёт затрат берётся из поля «Способ отражения расходов по амортизации» в карточке ОС. По ФСБУ 6/2020 амортизацию начинают начислять с момента, когда объект готов к использованию, а не с первого числа следующего месяца — проверьте дату в документе принятия к учёту.

Малоценные предметы стоимостью ниже лимита, установленного в учётной политике, в расход списывают сразу при передаче в эксплуатацию, без амортизации.

Расходы будущих периодов: когда затрату растягивают во времени

Часть затрат относится не к одному месяцу, а к длительному сроку: годовая лицензия на программу, страховой полис, подписка. Списывать всю сумму сразу в месяце оплаты неверно — расход признают равномерно, через счёт 97 «Расходы будущих периодов».

В документе поступления услуги в колонке Счета учёта выбирают счёт 97, а в карточке расхода будущих периодов (Справочники → Расходы будущих периодов) задают:

• сумму;
• период списания (с какой по какую дату);
• счёт затрат, на который будет уходить ежемесячная часть (26, 44 или 20).

Списание идёт автоматически при закрытии месяца: регламентная операция делит сумму на число месяцев и относит долю на счёт затрат.

Закрытие месяца: как расходы попадают в себестоимость

Большая часть собранных за месяц затрат «висит» на счетах 20, 25, 26, 44 до закрытия месяца. Регламентная операция Операции → Закрытие месяца выполняет цепочку действий в правильном порядке.

Что происходит внутри:

• начисляется амортизация;
• списываются материалы в производство по выбранному методу оценки;
• распределяются косвенные расходы 25 на 20;
• закрываются счета 20, 23, 25, 26, 44;
• формируется финансовый результат на счёте 90.

Как счёт 26 закроется — зависит от учётной политики (Главное → Учётная политика):

Порядок запуска:

1. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите период.
2. Нажмите Выполнить закрытие месяца.
3. Дождитесь, пока все операции станут зелёными.
4. Если операция «красная» — откройте её, прочитайте текст ошибки и исправьте.

Не закрывайте месяц, пока не проведены все документы поступления и реализации за период — иначе расходы распределятся по неполным данным, и закрытие придётся перевыполнять.

Чем проверить, что расходы проведены правильно

Прежде чем сдавать отчётность, сверьте результат стандартными отчётами из раздела Отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость — по счетам 20, 25, 26, 44 после закрытия месяца сальдо должно быть нулевым (кроме незавершённого производства на 20).
• Анализ счёта (Отчёты → Анализ счёта) — по счёту 90.08 или 90.02 видно, какие расходы ушли в финансовый результат.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — закрывает ли аванс и нет ли «зависших» сумм по поставщикам.

Проверьте чек-листом ключевые точки до закрытия периода:

Если ОСВ показывает остаток на счёте 26 после закрытия — значит, операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» не отработала. Частая причина: в документах стоит подразделение или статья затрат, которых нет в настройках распределения.

Частые вопросы