Где в 1С отражаются затраты и как они попадают в себестоимость

Расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3 не вводят одним документом. Каждая затрата попадает в учёт через свою первичку: услуги и материалы — через поступление, зарплату — через начисление, собственные материалы в производство — через требование-накладную. Программа сама формирует проводку по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44 или 91.02) и кредиту счёта расчётов.

Чтобы расход лёг правильно, на документе нужно выбрать два реквизита: статью затрат и (для производства) номенклатурную группу. От них зависит, на какой счёт уйдёт сумма и как она распределится при закрытии месяца. Ниже — порядок: от настройки справочников до проверки в оборотно-сальдовой ведомости.

С чего начать: счета учёта затрат и статьи

Прежде чем проводить расходы , определитесь, на каком счёте они должны собираться. В плане счетов БП 3.0 это:

• 🏭 20.01 — основное производство (прямые затраты на продукцию, работы, услуги);
• ⚙️ 25 — общепроизводственные (обслуживание цехов, участков);
• 🏢 26 — общехозяйственные (управление, аренда офиса, бухгалтерия);
• 🛒 44.01 / 44.02 — расходы на продажу в торговле и производстве;
• 📉 91.02 — прочие расходы (проценты, штрафы, услуги банка).

Аналитика на этих счетах ведётся в разрезе справочника «Статьи затрат» (Справочники → Статьи затрат). У каждой статьи есть обязательный реквизит «Вид расхода» — он определяет, как сумма отразится в налоговом учёте по налогу на прибыль (материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие). Если вид расхода выбран неверно, декларация по прибыли заполнится с ошибкой.

Для производственных затрат заранее заполните справочник «Номенклатурные группы» — это виды продукции или услуг, по которым собирается себестоимость. На счёте 20 без номенклатурной группы проводка не сформируется.

Прямые и косвенные расходы: как разделить для налога на прибыль

Для бухучёта хватает счёта и статьи затрат. Для налога на прибыль расходы делят на прямые и косвенные (ст. 318 НК РФ): прямые уменьшают прибыль по мере реализации продукции, косвенные — сразу в периоде, когда возникли.

В БП 3.0 перечень прямых расходов задают отдельно: Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов. Это таблица условий (счёт, статья, подразделение). Всё, что не подошло ни под одно условие, программа считает косвенным.

• 🔹 Прямые — обычно материалы в производстве, зарплата основных рабочих, амортизация оборудования. Оседают в незавершённом производстве и списываются с выпуском.
• 🔸 Косвенные — управленческие затраты, аренда офиса, реклама. Списываются полностью в текущем месяце.

Если перечень прямых расходов пуст, в производственной организации все затраты уйдут в косвенные и прибыль периода будет занижена. Заполните перечень прямых расходов до первого закрытия месяца с выпуском продукции.

Расходы на услуги и товары: ввод поступления

Самый частый способ провести расход — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Вид операции выбирают по типу первички:

1. «Услуги (акт, УПД)» — для аренды, связи, консультаций, подписки. Сумма сразу уходит на счёт затрат.
2. «Товары (накладная, УПД)» — для перепродажи; стоимость ложится на 41, а не в расходы.
3. «Товары, услуги, комиссия» — универсальный, когда в одном документе и то, и другое.

В табличной части акта по каждой строке услуги укажите счёт затрат и статью затрат. Для торговой компании аренда офиса пойдёт на 44.01, для производства — на 25 или 26, для управленческих затрат — на 26.

Проверить, что расход встал на нужный счёт, можно сразу: нажмите кнопку «ДтКт» (дебет-кредит) на проведённом документе — откроется форма с движениями по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Как провести зарплату и страховые взносы

Оплата труда — тоже расход, но вводится не поступлением. Начисление делают документом «Начисление зарплаты»: Зарплата и кадры → Все начисления (в БП 3.0 с базовым расчётом зарплаты) либо в отдельной программе «1С:Зарплата и управление персоналом», если учёт ведётся там.

Проводка зависит от того, где работает сотрудник:

Счёт учёта зарплаты задаётся не вручную на каждом документе, а в настройке: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Отражение в учёте → Способы учёта зарплаты. Там создают способ (например, «Отражение на 26») и присваивают его подразделению или сотруднику.

Страховые взносы начисляются тем же документом, автоматически, на те же счета затрат, что и зарплата, но в кредит счёта 69. Отдельно их вводить не нужно.

Списание материалов и инвентаря в производство

Если материалы уже на складе (счёт 10), в расходы их переводят документом «Требование-накладная»: Склад → Требования-накладные или Производство → Требования-накладные.

Порядок:

1. На вкладке «Материалы» подберите номенклатуру и количество.
2. На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт (20.01, 25, 26), статью затрат, подразделение и номенклатурную группу.
3. Проведите — программа спишет материалы в дебет счёта затрат с кредита 10.

Стоимость списания считается по методу из учётной политики: Главное → Учётная политика → «Способ оценки материально-производственных запасов» (ФИФО или по средней). По ФСБУ 5/2019 способ «по себестоимости единицы» применяют для уникальных запасов.

Малоценное оборудование и инвентарь со сроком службы больше года, но стоимостью ниже лимита учитывают на счёте 10.09 или 10.21 и списывают на затраты при передаче в эксплуатацию — тем же требованием-накладной или документом «Передача материалов в эксплуатацию» (Склад → Спецодежда и инвентарь).

Косвенные расходы и закрытие месяца

Собранные за месяц затраты не сразу становятся себестоимостью. Счета 25, 26, 44 и часть 20 закрываются регламентной операцией «Закрытие месяца »: Операции → Закрытие месяца.

Как именно закроется счёт 26, зависит от учётной политики:

• Директ-костинг («Общехозяйственные расходы включаются в себестоимость продаж») — счёт 26 целиком уходит на 90.08. Проводка Дт 90.08 Кт 26.
• По полной себестоимости — 26 распределяется на 20 по выбранной базе (зарплата, материалы, выручка), проводка Дт 20 Кт 26.

Счёт 20.01 закрывается на 90.02 (себестоимость продаж) пропорционально выпуску по номенклатурным группам. Счёт 44 закрывается на 90.07; транспортные расходы на 44.01 в торговле могут распределяться на остаток товара.

Разница между методами видна на цифрах. Пусть за месяц на 26 собрано 300 000 ₽ общехозяйственных затрат, выручка — 1 000 000 ₽, а реализовано 80 % выпущенной продукции:

• при директ-костинге все 300 000 ₽ сразу уменьшат прибыль месяца (Дт 90.08 Кт 26);
• при полной себестоимости 300 000 ₽ распределятся на 20, и в себестоимость продаж попадёт только доля реализованного — 240 000 ₽, а 60 000 ₽ останутся в незавершённом производстве и на складе готовой продукции.

Прибыль текущего месяца при директ-костинге окажется ниже на эти 60 000 ₽. Поэтому метод списания — не формальность, а решение, которое влияет на финансовый результат и авансы по налогу на прибыль.

Запускайте закрытие по порядку сверху вниз: операции выполняются последовательно, и если ранняя завершилась с ошибкой, последующие не отработают. Красный крест на операции — щёлкните по нему, программа покажет причину.

Как проверить расходы и найти ошибки

После проведения документов и закрытия месяца расходы сверяют отчётами из раздела «Отчёты».

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость) — общая картина по счетам 20, 25, 26, 44. После закрытия месяца сальдо по 25, 26, 44 должно быть нулевым.
• 🔎 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — с разворотом по статьям затрат и подразделениям. Так видно, какая статья «весит» больше всего.
• 🧾 Анализ субконто по статье затрат — куда и в каких документах ушла конкретная статья.
• 📈 Анализ счёта 20 или 26 — корреспонденции: с кредита каких счетов пришли затраты и на какие счета закрылись.

Типичные расхождения, которые видны в отчётах:

1. Сальдо на 26 после закрытия — не выполнена регламентная операция или ошибка в учётной политике (не выбран способ списания).
2. Расход не принят в налоговом учёте — у статьи затрат неверный «Вид расхода». Сверяйте графу БУ и НУ в анализе счёта: суммы должны совпадать, если расход принимается полностью.
3. Двойной расход — один акт проведён дважды. Проверьте журнал поступлений фильтром по контрагенту и сумме.

Частые вопросы