Документ реализации в 1С: от создания до печати первички

Продажа оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управление торговлей 11 — Продажи → Документы продажи (все). Этот документ одновременно списывает товар со склада, начисляет выручку и формирует основание для счёта-фактуры.

Порядок действий короткий: завести документ , заполнить шапку и товары, провести, выписать счёт-фактуру и распечатать первичку. Главное — следить за тремя вещами: верным видом операции, режимом НДС и наличием товара на складе. Остальное программа подставит сама, если справочники заполнены.

Реализацию можно создать не только с чистого листа. Если покупателю уже выставлен счёт или оформлено поступление оплаты, откройте этот документ и нажмите Создать на основании → Реализация — тогда контрагент, договор и позиции перенесутся автоматически, и ошибиться будет негде.

Что нужно подготовить до оформления

Чтобы реализация прошла без красных сообщений, заранее заполните справочники и остатки.

• 📇 Контрагент и договор. Покупатель должен быть в справочнике Контрагенты, а в договоре указан вид С покупателем и валюта расчётов.
• 📦 Номенклатура. Для товара в карточке задан вид Товар, для услуги — Услуга. От этого зависит, какие счета подставятся и какая печатная форма будет доступна.
• 🏷️ Цены. Если торгуете по прайсу, заполните тип цен (в БП 3.0 — справочник Типы цен номенклатуры, в УТ 11 — Виды цен). Тогда цена подтянется автоматически.
• 🏬 Остаток на складе. Товар должен быть оприходован документом поступления. Иначе при проведении 1С сообщит о нехватке.
• ⚙️ Счета учёта. Проверьте регистр Счета учёта номенклатуры — для товаров обычно 41.01, для готовой продукции 43, выручка идёт на 90.01.1.

Создание документа «Реализация товаров и услуг»

Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация». Программа предложит выбрать вид операции — он определяет набор колонок и печатные формы:

1. Товары (накладная, УПД) — отгрузка товаров со склада.
2. Услуги (акт, УПД) — оказание услуг без списания со склада.
3. Товары, услуги, комиссия — смешанный документ, когда в одной продаже и то, и другое.
4. Отгрузка без перехода права собственности — для передачи на реализацию (на счёт 45).

Для обычной продажи товаров выбирайте первый вариант.

Заполнение шапки

• Контрагент — покупатель из справочника.
• Договор — подставится автоматически, если он единственный с видом С покупателем.
• Склад — откуда списываем товар.
• Банковский счёт и расчёты (счета 62.01 / 62.02 и порядок зачёта аванса) скрыты в ссылке Расчёты рядом с суммой — по умолчанию зачёт аванса стоит «Автоматически», менять не нужно.

Заполнение табличной части

Добавляйте строки кнопкой Добавить либо Подбор — подбор удобнее, он показывает остатки и цены сразу, позволяет набрать несколько позиций за один заход и сразу видеть, хватает ли товара. По каждой строке заполните:

• Номенклатура — товар или услуга;
• Количество — сколько отгружаем;
• Цена — подтянется из типа цен или вводится вручную;
• % НДС — ставка (20 %, 10 %, Без НДС);
• Сумма и Сумма НДС считаются автоматически;
• Счета учёта — колонка подставляется из регистра автоматически, лезть туда нужно только при нестандартном учёте.

Если продаёте услугу, в строке дополнительно появится поле Содержание — текст, который попадёт в акт. Заполните его понятно для покупателя: «Консультационные услуги за октябрь», а не просто «Услуга».

Цены, скидки и НДС в документе

Цена берётся из типа цен контрагента на дату документа. Если нужного типа цен нет, цену правят прямо в колонке Цена — это не ошибка, типовой документ это допускает.

Скидка. В 1С:Бухгалтерии ручную скидку проще отразить, уменьшив цену или количество, либо колонкой % скидки, если она выведена в настройках формы (Ещё → Изменить форму). Автоматические скидки по условиям (объём, карта лояльности, акция) в БП 3.0 не рассчитываются — это механизм 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Розницы.

Если договор в валюте или в условных единицах, цена и сумма в документе показываются в валюте договора, а проводки формируются в рублях по курсу на дату отгрузки. Курс берётся из регистра Курсы валют — заполните его заранее, иначе сумма пересчитается по нулевому или устаревшему курсу.

НДС. Ставка подставляется из карточки номенклатуры. Проверьте два момента:

• переключатель НДС в сумме / НДС сверху соответствует вашему прайсу;
• для необлагаемых операций ставка Без НДС, а не 0 % — это разные вещи: 0 % применяется к экспорту и требует подтверждения, а Без НДС — к освобождённым операциям.

Проведение документа и проводки

Нажмите «Провести» (или Провести и закрыть). При проведении 1С спишет товар со склада и сформирует движения по бухгалтерским счетам. Посмотреть их можно кнопкой Дт/Кт (значок с буквами на панели документа).

Типовой набор проводок при продаже товара выглядит так:

Для услуг проводки те же, но без списания себестоимости (Дт 90.02 Кт 41 не формируется) — услуга не хранится на складе.

Себестоимость (проводка по 90.02) рассчитывается по методу из учётной политики — По средней или ФИФО. При методе «По средней» точная сумма закрепляется регламентной операцией Корректировка стоимости номенклатуры в конце месяца, поэтому в моменте проводка может уточниться после закрытия периода.

Как выставить счёт-фактуру

Если вы плательщик НДС, после заполнения документа внизу формы станет активной ссылка «Выписать счёт-фактуру». Нажмите её — программа создаст и проведёт счёт-фактуру, подставив номер, дату и сумму налога из реализации.

Счёт-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с даты отгрузки (ст. 168 НК РФ). Дату он берёт из реализации, так что следите, чтобы дата документа была верной.

Если вы на УСН или освобождены от НДС, ссылки счёта-фактуры не будет — и это правильно, выставлять его не нужно. В этом случае покупателю передают накладную или акт, а в договоре делают пометку «Без НДС».

Печать накладной, акта и УПД

Печатные формы доступны по кнопке «Печать» на панели документа. Набор зависит от вида операции:

• для товаров — Товарная накладная (ТОРГ-12), Товарно-транспортная накладная при доставке;
• для услуг — Акт об оказании услуг;
• универсально — Универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет пару «накладная + счёт-фактура».

УПД удобен тем, что это один бланк вместо двух. Выбирайте его статус в самой печатной форме: статус 1 — со счётом-фактурой (заменяет накладную и СФ), статус 2 — без НДС (только передаточный документ). Для статуса 1 счёт-фактуру отдельно выписывать не нужно — его реквизиты уже внутри УПД.

Перед печатью проверьте в форме грузоотправителя и грузополучателя, основание (договор или счёт) и реквизиты доставки. Эти поля в документ не выводятся, но на бланк попадают, и их правят в самой печатной форме через Ещё → Изменить либо в настройках реализации. Готовый бланк сохраняют в PDF или сразу отправляют по ЭДО кнопкой ЭДО → Отправить электронный документ, если подключён оператор.

Отличия в разных конфигурациях

Логика продажи одинакова, но путь к документу и термины различаются.

В УТ 11 реализацию чаще создают не вручную, а на основании Заказа клиента — тогда количество и цены переносятся из заказа, а резерв снимается автоматически. Статус Отгружен в заказе означает, что реализация уже введена и проведена.

Как проверить, что реализация отражена верно

После проведения стоит сверить документ с учётом — особенно если продаж много и вы закрываете месяц. В 1С:Бухгалтерии для этого хватает трёх отчётов из раздела Отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62. Показывает долг покупателя. Если по контрагенту висит сальдо, которого не ждали, — скорее всего, не зачёлся аванс или оплата пришла на другой договор.
• 📈 Анализ счёта 90. Выручка (90.01), себестоимость (90.02) и НДС (90.03) в разрезе номенклатурных групп. Удобно для контроля рентабельности продаж за период.
• 📒 Книга продаж. Сюда попадает счёт-фактура (или УПД со статусом 1). Если реализация проведена, а в книге продаж её нет — не выписан счёт-фактура или не проведена регламентная операция Формирование записей книги продаж при закрытии месяца.

Если себестоимость по 90.02 вызывает вопросы, сверьте её с отчётом Себестоимость продаж или Валовая прибыль — там видно, по какой партии и методу списался товар.

Типичные ошибки при проведении

• 🔴 Документ не проводится из-за остатков. Чаще всего товар не оприходован или выбран не тот склад. Проверьте остаток отчётом Остатки товаров на дату реализации.
• 🔴 НДС начислен «сверху», а должен быть «в сумме». Итог расходится с суммой договора на величину налога. Переключите режим НДС над таблицей.
• 🔴 Аванс не зачёлся. Если по 62.02 остался аванс, проверьте, что договор в реализации тот же, что и в поступлении оплаты, иначе зачёт не находит основание.
• 🔴 Двойная выручка. Появляется, если реализацию провели, а потом ещё раз — скопировали документ и забыли удалить копию. Перед копированием проверьте список за день.