Расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от заполнения до кассовой книги

Чтобы провести РКО в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Банк и касса → Кассовые документы и нажмите кнопку Выдача. Откроется документ «Выдача наличных» — это и есть расходный кассовый ордер . Выберите вид операции, получателя, сумму и счёт расчётов, затем нажмите Провести и закрыть. Проводка всегда идёт по кредиту счёта 50.01.

Создать РКО можно двумя путями. Вручную из журнала кассовых документов — когда платёж ни к чему не привязан: выдача под отчёт, взнос в банк, прочий расход. Или через Создать на основании из поступления товаров, заявки или ведомости — так программа сама подставит контрагента, договор и сумму, и ошибок будет меньше.

Подготовка: что проверить до выдачи денег

Расходный ордер оформляют в момент выдачи наличных, а не «потом, в конце месяца». Поэтому перед созданием документа потратьте минуту на проверку.

• 💰 Остаток в кассе. Откройте Банк и касса → Кассовая книга за текущую дату или сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 50.01. Если денег меньше, чем нужно выдать, сначала оформите поступление (ПКО на снятие с расчётного счёта).
• 👤 Получатель в справочнике. Для выдачи под отчёт и зарплаты нужен сотрудник или физлицо, для оплаты поставщику — контрагент с договором.
• 📄 Основание выдачи. Под отчёт — распоряжение руководителя или заявление сотрудника. Зарплата — расчётная ведомость. Оплата поставщику — счёт или накладная.
• 🪪 Паспортные данные. В печатной форме РКО указывается документ, удостоверяющий личность получателя. В 1С это поле «По документу» — его удобно заполнить заранее в карточке физлица.

Как создать РКО в 1С 8.3 по шагам

Порядок одинаковый для любого вида операции. Различается только состав полей.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача. Откроется форма «Выдача наличных (создание)».
3. В поле Вид операции выберите нужный вариант (список — в таблице ниже).
4. Проверьте дату и организацию. Номер присвоится при записи автоматически.
5. Заполните Получателя: контрагента, сотрудника или физлицо — в зависимости от операции.
6. Укажите Сумму.
7. Заполните расшифровку платежа: договор, счета расчётов, статью движения денежных средств.
8. Внизу формы заполните реквизиты для печати: Выдать (ФИО), По документу (паспорт), Основание, Приложение.
9. Нажмите Провести, затем проверьте проводки кнопкой ДтКт.
10. Распечатайте ордер кнопкой Печать, дайте получателю расписаться, подпишите у руководителя и главбуха.

Какие бывают виды операций

От вида операции зависят счёт дебета и поля формы. Вот основные варианты, которые нужны в повседневной работе:

Заполнение расшифровки платежа и выбор счетов

Самая частая причина неверного РКО — не сумма, а счета в расшифровке. Разберём по основным операциям.

Оплата поставщику

Выберите Контрагента и Договор. В расшифровке платежа программа сама подставит:

• Счёт расчётов — 60.01 (погашение долга за полученные товары или услуги);
• Счёт авансов — 60.02 (если оплачиваете раньше поставки);
• Погашение задолженности — обычно «Автоматически»: 1С сначала закроет долг, а остаток суммы отнесёт в аванс.

Если один платёж закрывает несколько договоров, добавьте строки в расшифровку и разнесите сумму. Сумма строк должна совпасть с суммой документа.

Выдача под отчёт

Получатель — сотрудник, счёт — 71.01. Сотрудник должен быть в справочнике физлиц. Срок, на который выдают деньги, определяет руководитель. Авансовый отчёт сотрудник сдаёт не позднее трёх рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Зарплата

Есть два варианта, и путать их нельзя:

• По ведомостям — когда зарплата начислена в 1С и сформирована ведомость в кассу. РКО закрывает ведомость целиком или по каждому работнику. Его удобнее создавать прямо из ведомости.
• Работнику — разовая выдача одному человеку без ведомости.

Если ведомость не проведена, её не получится выбрать в РКО.

Взнос наличными в банк

Счёт дебета — 57.01 «Переводы в пути». В момент поступления денег на расчётный счёт вы оформите поступление на расчётный счёт, и 57.01 закроется: Дт 51 Кт 57.01.

Что формирует проведённый расходный ордер

После проведения нажмите ДтКт в форме документа. Откроется окно с движениями. Основная проводка — по кредиту 50.01, дебет зависит от операции.

Кроме бухгалтерских проводок, документ делает записи в служебных регистрах — например, по расчётам с контрагентами. На упрощёнке он ещё и попадает в данные для КУДиР, если расход признаётся. Поэтому руками проводки РКО не правят: включайте ручную корректировку в окне движений только когда точно понимаете, какие регистры за ней тянутся, — иначе отчёты по расчётам разойдутся с бухгалтерией.

Не правьте движения вручную, если можно исправить реквизит и перепровести документ. Ручная правка не обновится при следующем перепроведении и потеряется при групповом перепроведении.

Пример для проверки. Поставщику выдали 30 000 ₽ при долге 18 000 ₽. При автоматическом погашении вы увидите две проводки: Дт 60.01 Кт 50.01 на 18 000 ₽ и Дт 60.02 Кт 50.01 на 12 000 ₽. Итого 30 000 ₽ — сходится с суммой ордера.

Печать РКО и кассовая дисциплина

Печатная форма расходного кассового ордера — унифицированная КО-2 (форма по ОКУД 0310002, утверждена постановлением Госкомстата № 88). В 1С она открывается кнопкой Печать → Расходный кассовый ордер.

Что обязательно должно быть на бумаге или в электронном ордере:

• ✍️ подпись получателя и его ФИО;
• ✍️ подписи главного бухгалтера (или бухгалтера) и руководителя, если главбуха нет;
• ✍️ подпись кассира, выдавшего деньги;
• 🪪 данные документа, удостоверяющего личность получателя;
• 📎 основание и приложение (например, «заявление от …»).

Порядок выдачи наличных регулирует Указание Банка России № 3210-У. Ключевые правила, которые касаются РКО:

1. Кассир выдаёт деньги только лично получателю, указанному в ордере, или по доверенности.
2. Исправления в ордерах не допускаются. Если ошиблись — оформите новый документ.
3. Ордера регистрируются в кассовой книге (форма КО-4) в день операции.
4. Если ИП ведёт учёт доходов и расходов по НК РФ, кассовые документы он вправе не оформлять.

Наличные расчёты между организациями и ИП ограничены суммой 100 000 ₽ по одному договору (Указание № 5348-У). Выдать поставщику 150 000 ₽ наличными по одному договору нельзя, даже если разбить на два РКО в разные дни.

Кассовая книга

После проведения кассовых документов сформируйте Банк и касса → Кассовая книга. Отчёт собирает все ПКО и РКО за день, выводит остаток на начало и конец дня и нумерует листы. Распечатайте листы за день, подпишите у кассира и главбуха. Если книгу ведёте в электронном виде, её подписывают электронными подписями.

Лимит остатка кассы и контроль выдачи

Лимит — максимальная сумма наличных, которая может остаться в кассе на конец рабочего дня. Его утверждает сама организация распорядительным документом. Субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать и хранить в кассе любую сумму.

В 1С лимит хранится в карточке организации: откройте Главное → Организации, нужную организацию, и в панели ссылок карточки найдите «Лимиты остатка кассы». Добавьте запись с датой начала действия и суммой. Новый лимит — новой записью с новой датой, старую не перезаписывайте.

Как проверять соблюдение:

Сверх лимита наличные можно держать в дни выплаты зарплаты и других выплат работникам. Сам срок выдачи таких денег — не более пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. В остальные дни излишек сдают в банк через РКО с видом «Взнос наличными в банк».

Ошибки при проведении РКО и как их исправить

Разберём ситуации, которые чаще всего всплывают при сверке кассы.

Ордер не проводится. Программа пишет, что не заполнено поле — обычно это «Договор», «Статья движения денежных средств» или «Счёт расчётов». Откройте расшифровку платежа: незаполненное поле подсвечено красным.

Ошиблись в сумме или получателе после печати. Если период не закрыт и кассовая книга за день ещё не подписана — исправьте документ, перепроведите и перепечатайте ордер. Если книга подписана и отчётность сдана — старый документ не трогайте, ошибку исправляют новыми документами в текущем периоде.

Номер РКО «съехал». Номера кассовых документов идут сквозной нумерацией в пределах года. Удаление ордера оставляет дыру. Ошибочный ордер, если его ещё не распечатали и не подписали, лучше исправить и перепровести, чем удалять и плодить пропуски.

Документ «провисает» после закрытия месяца. Если меняете РКО прошлого месяца, перепроведите закрытие месяца: изменились расчёты с контрагентами, а на УСН — и расходы.

Если не помогло: альтернативные способы

• 🔁 Создание из документа-основания. Не получается подобрать договор или погасить долг — откройте поступление товаров и через Создать на основании сформируйте выдачу наличных. Все связи заполнятся сами.
• 📋 Копирование. Для регулярных выдач (например, ежемесячный подотчёт одному сотруднику) скопируйте прошлый РКО клавишей F9 и поменяйте дату и сумму. Не проводите копию с теми же данными без правок — задвоится выдача.
• 🧾 Сверка через отчёт. Если остаток в кассовой книге не совпадает с фактическим, сравните «Карточку счёта» 50.01 за день с ордерами в журнале — пропущенный или задвоенный документ сразу виден.