Учёт лицензионных платежей (роялти) в 1С: от договора до декларации

Периодические лицензионные платежи (роялти) у плательщика отражают по дебету счёта затрат и кредиту расчётов с лицензиаром: Дт 26 (20, 44) Кт 60.01. В 1С начисление делают документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Разовый фиксированный (паушальный) платёж сначала ставят на счёт 97, а потом списывают равномерно весь срок лицензии.

Главное, что определяет проводки и налоги, — не сумма, а кто лицензиар: российская компания, предприниматель, физлицо-автор или иностранная организация. От этого зависит, становитесь ли вы налоговым агентом по НДС, по НДФЛ или по налогу на прибыль у источника. Разберём весь путь: от разбора договора до закрытия периода и отчётности.

Что проверить в лицензионном договоре до ввода в базу

Прежде чем заводить документы, из договора нужно вытащить четыре вещи. Именно они задают схему учёта.

• 🧾 Тип платежа. Паушальный — разовая фиксированная сумма за весь срок. Роялти — периодические платежи (процент от выручки, фикс в месяц/квартал). Бывает смешанный: пауш + роялти.
• 👤 Кто лицензиар. Резидент РФ, ИП, физлицо-автор или иностранная компания. Это главный развилочный признак для налогов.
• 💡 Что передано в пользование. Товарный знак, патент (изобретение, полезная модель), программа для ЭВМ, ноу-хау. От этого зависит, облагается ли платёж НДС.
• 📅 Срок действия. Нужен для равномерного списания паушального платежа. Если срок в договоре не указан, по ст. 1235 ГК РФ он считается равным пяти годам.

Настройка справочников и договора в 1С

Отдельного «документа роялти» в типовых конфигурациях нет — лицензионный платёж проводят как обычную услугу. Поэтому вся специфика закладывается в настройках.

Контрагент и договор. В справочнике Справочники → Контрагенты заведите лицензиара. Создайте договор с видом «С поставщиком». Если лицензиар — иностранная компания и платёж облагается НДС, в карточке договора включите признак, что организация выступает налоговым агентом по НДС, и выберите вид агентского договора.

Статья затрат. В справочнике Справочники → Статьи затрат подготовьте статью для лицензионных платежей. Для налогового учёта периодические платежи за пользование правами и лицензии на ПО относят к прочим расходам (ст. 264 НК РФ), поэтому вид расхода в НУ — «Прочие расходы».

Право пользования на забалансе. По ФСБУ 14/2022 полученное по лицензии право использования НМА у лицензиата не признаётся нематериальным активом. Само право учитывают на забалансовом счёте в оценке по договору. В типовой «1С:Бухгалтерии» для этого вводят отдельный забалансовый счёт и делают запись документом Операции → Операция.

Начисление роялти: документы и проводки

Способ отражения зависит от типа платежа.

Периодические платежи (собственно роялти)

Начисляют на дату акта или на последний день периода документом «Поступление (акты, накладные, УПД)», вид операции — «Услуги (акт, УПД)». В табличной части указываете статью затрат, счёт затрат (26, 20, 44 или 91.02 — если право не используется в основной деятельности) и сумму.

Выбор дебетуемого счёта — по сути платежа:

Паушальный (разовый) платёж

Разовую сумму за весь срок лицензии сразу в расходы не относят. Её ставят на счёт 97 «Расходы будущих периодов», а затем списывают равномерно.

1. Проведите поступление услуги со счётом затрат 97 и укажите элемент справочника Расходы будущих периодов.
2. В карточке расхода будущих периодов задайте способ признания «По месяцам», период списания — срок лицензии, счёт списания (26, 44 и т. д.).
3. Списание выполняется автоматически регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» при закрытии месяца.

Пример. Паушальный платёж — 360 000 ₽ за лицензию на 3 года (36 месяцев). При приёмке права: Дт 97 Кт 60.01 — 360 000. Ежемесячно при закрытии месяца программа спишет 360 000 ÷ 36 = 10 000 ₽: Дт 26 Кт 97 — 10 000. За год в расходы попадёт 120 000 ₽, а не вся сумма разом.

Если роялти — процент от выручки

Переменный платёж (например, 5% от выручки по лицензионной продукции) рассчитывают вручную по данным отчётного периода и фиксируют отчётом лицензиата или актом. Сумму из этого акта вносят в то же «Поступление (акты, УПД)». Автоматического расчёта процента от выручки в типовой «1С:Бухгалтерии» нет — его считают до ввода документа.

А если учёт ведётся в УТ 11

В «1С:Управление торговлей» 11 нет регламентированного бухгалтерского учёта, поэтому классических проводок Дт/Кт там не формируется. Лицензионный платёж в УТ отражают как расход в управленческом учёте — документом регистрации расходов со статьёй расходов. Бухгалтерские проводки делаются уже в «1С:Бухгалтерии» после синхронизации либо в «1С:ERP» / «Комплексной автоматизации», где регламентированный учёт есть.

Налоги при выплате роялти

Самая ошибкоёмкая часть. Разберём три сценария отдельно.

Лицензиар — физлицо (в том числе автор). При выплате вы удерживаете НДФЛ как налоговый агент: 13% (15% — с части дохода сверх установленного порога). Автору можно предоставить профессиональный вычет в размере документально подтверждённых расходов, а если их нет — по нормативу для соответствующего вида произведений. На выплаты по лицензионным (авторским) договорам начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование; взносы на случай временной нетрудоспособности (ВНиМ) на такие выплаты не начисляются.

Например, автору начислено 50 000 ₽, подтверждённых расходов нет, норматив профвычета — 20%. База НДФЛ: 50 000 − 10 000 = 40 000 ₽. Удержанный НДФЛ: 40 000 × 13% = 5 200 ₽. На руки автор получит 50 000 − 5 200 = 44 800 ₽. Профвычет уменьшает и базу по страховым взносам.

Лицензиар — иностранная компания: налог у источника. Роялти, выплаченные иностранной организации, — это доход от источников в РФ (ст. 309 НК РФ). Российский плательщик удерживает налог на прибыль у источника. Базовая ставка — 20%, но соглашение об избежании двойного налогообложения с государством лицензиара может снизить её вплоть до нуля. Чтобы применить льготную ставку, до выплаты получите от лицензиара подтверждение налогового резидентства и подтверждение фактического права на доход.

Лицензиар — иностранная компания: НДС-агент. Если место реализации — РФ, а иностранец не состоит на учёте, вы удерживаете и платите НДС как агент (ст. 161 НК РФ). Но не все лицензии облагаются НДС:

• 🚫 Освобождены от НДС (ст. 149 НК РФ): права на изобретения, полезные модели, ноу-хау, а также на программы для ЭВМ и базы данных из единого реестра российского ПО.
• ✅ Облагаются НДС: лицензия на товарный знак, на иностранное ПО вне реестра. Здесь вы — налоговый агент: Дт 19 Кт 68.32, уплата в бюджет, затем вычет.

Выплата роялти и сверка расчётов

Оплату проводят документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику», в привязке к договору лицензиара. Для агентского НДС отдельной платёжкой перечисляют удержанный налог в бюджет.

Если платёж в валюте:

• обязательство по счёту 60 (или 76) пересчитывается по курсу ЦБ на дату операции;
• на конец месяца непогашенный остаток переоценивается, разница относится на 91 (курсовые разницы);
• при оплате фиксируется курсовая разница между датой начисления и датой платежа.

Для контроля расчётов используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 (или 76) в разрезе контрагента и договора. Расхождения с лицензиаром снимайте актом сверки взаиморасчётов (Покупки → Акт сверки расчётов).

Закрытие периода и отчётность

В конце месяца выполните обработку «Закрытие месяца » (Операции → Закрытие месяца). Она спишет часть паушального платежа со счёта 97, закроет затратные счета и, при валютных расчётах, выполнит переоценку.

Что попадёт в отчётность:

• Налог на прибыль. Признанные роялти — в составе прочих расходов декларации.
• Выплаты иностранцу. Удержанный налог у источника отражают в налоговом расчёте о суммах доходов, выплаченных иностранным организациям, и удержанных налогов.
• Агентский НДС. Исчисленный налог попадает в раздел 2 декларации по НДС; вычет — в общем порядке после уплаты.
• Выплаты физлицу. НДФЛ отражается в расчёте 6-НДФЛ, страховые взносы — в РСВ и сведениях персонифицированного учёта (отчётность с 2023 года сдаётся в объединённый фонд — СФР).

Три ошибки, которые дорого обходятся

Эти промахи всплывают на проверках чаще всего — и ни один из них не виден в самих проводках.

• ❌ Право пользования учли как собственный НМА и начисляют амортизацию. Лицензия не даёт исключительного права, поэтому НМА у вас не возникает (ФСБУ 14/2022). Амортизация завышает активы и расходы.
• ❌ Подтверждение резидентства получили после выплаты иностранцу. Льготную ставку по соглашению можно применить, только имея документ на дату выплаты. Опоздали — удерживайте налог по полной ставке, иначе доначислят с вас как с агента.
• ❌ Освобождение по НДС применили ко всему франшизному платежу. В договор франшизы обычно входит и товарный знак (облагается НДС), и ноу-хау (не облагается). Раздельно считать придётся — иначе спор по агентскому НДС неизбежен.