Расчёты с самозанятым в 1С 8.3: от контрагента до чека «Мой налог»

Самозанятого в 1С 8.3 проводят как обычного поставщика: заводят контрагента-физлицо, оформляют договор, фиксируют оказанную услугу документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги (акт)» и оплачивают через банк или кассу. Ключевое отличие от договора с работником — НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются, а главным документом для расхода становится чек из приложения «Мой налог».

Провести выплату самозанятому можно двумя путями. Первый — вручную: поступление услуг плюс списание с расчётного счёта, этого достаточно для любой конфигурации. Второй — через сервис выплат самозанятым, если он подключён к вашему банку: тогда программа сама отправит реестр на выплату и получит чеки. Ниже — оба варианта, проводки и способы проверить расчёты.

Проверка статуса плательщика НПД и карточка контрагента

Перед первой выплатой проверьте, что исполнитель действительно числится плательщиком налога на профессиональный доход. Статус смотрят на сайте ФНС в сервисе проверки по ИНН и дате (адрес сервиса — npd.nalog.ru). Проверку стоит повторять на дату каждой выплаты: самозанятый мог сняться с учёта или превысить лимит дохода.

Карточку заводят в справочнике Справочники → Контрагенты, кнопка Создать. Параметры:

• 🧾 Вид контрагента — «Физическое лицо» (если самозанятый не зарегистрирован как ИП).
• 🪪 ИНН — 12 цифр; по нему программа подтянет ФИО через сервис проверки контрагентов, если он подключён.
• 📄 В комментарии или дополнительном реквизите удобно пометить «плательщик НПД» — чтобы при выплате не забыть про особый порядок.

В последних релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 в карточке контрагента-физлица есть отдельный признак самозанятого. Если он у вас выводится, установите флажок: программа будет контролировать наличие чека и не станет формировать по таким выплатам данные для 6-НДФЛ. Названия реквизита в разных редакциях отличаются — ищите его в карточке физлица рядом с полем статуса.

Договор с самозанятым: вид и условия в программе

Расчёты с самозанятым ведут по гражданско-правовому договору — на оказание услуг или выполнение работ. Трудовой договор здесь неприменим: если в тексте появятся режим работы, оклад, подчинение правилам внутреннего распорядка, инспекция труда переквалифицирует отношения в трудовые.

Договор создают из карточки контрагента на закладке Договоры, кнопка Создать. Важные поля:

1. Вид договора — «С поставщиком». Именно он открывает документы поступления и корректно разворачивает расчёты по счёту 60.
2. Валюта — рубли.
3. Вид расчётов / аналитика — оставьте по расчётным документам, если не ведёте учёт по конкретным заявкам.

В самом договоре с исполнителем пропишите предмет (какая услуга), стоимость, порядок сдачи-приёмки и обязанность самозанятого выдавать чек на каждую оплату. Условие о чеке в договоре — ваша страховка: без чека расход по налогу на прибыль и УСН снять нельзя.

Отдельный документ-акт по 422-ФЗ не обязателен, чек его заменяет. Но для налога на прибыль акт желателен: он описывает, что именно сделано. Акт оформляют тем же документом поступления, что и услугу.

Разовую работу и постоянное сотрудничество в 1С ведут одинаково — разница только в количестве документов. При регулярных заказах удобно один рамочный договор, а каждую услугу закрывать отдельным поступлением и отдельным чеком. Дробить один платёж на несколько чеков, чтобы «уложиться» в режим, не нужно: лимит считается по доходу исполнителя за год, а не по разовой сумме.

Поступление услуг от самозанятого: документ и ввод суммы

Факт оказания услуги фиксируют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление, вид операции «Услуги (акт)». Заполнение:

• Контрагент и Договор — созданные выше.
• Акт № и дата — из документа исполнителя (или внутренняя нумерация, если акта нет).
• Табличная часть: наименование услуги, сумма.
• Счёт затрат — тот, на который списывается услуга: 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу), 20 (основное производство) или 08, если это затраты на создание актива.
• % НДС — «Без НДС». Самозанятые НДС не платят и счёт-фактуру не выставляют — ставка всегда «Без НДС».

К проведённому документу прикрепите скан или файл чека: закладка Присоединённые файлы в самом поступлении. Так чек всегда под рукой при проверке и не потеряется.

Выплата вознаграждения и получение чека «Мой налог»

Оплату самозанятому проводят после или одновременно с поступлением. Способ зависит от того, подключён ли сервис выплат.

Выплата вручную через банк. Списание фиксируют документом Банк и касса → Банковские выписки, кнопка Списание, вид операции «Оплата поставщику». В документе — контрагент, договор, сумма, счёт расчётов 60.01. После проведения выписки задолженность перед исполнителем закрывается.

Выплата через кассу. Если платите наличными, используйте Банк и касса → Кассовые документы, расходный кассовый ордер , вид операции «Оплата поставщику».

Через сервис выплат самозанятым. Ряд банков интегрирован с 1С по технологии прямого обмена: в программе формируется реестр получателей, он уходит в банк, банк проводит выплаты и автоматически регистрирует чеки в «Мой налог». Пункт меню зависит от конфигурации и банка — ищите его в разделе Банк и касса рядом с обменом с банком. Этот путь удобен при массовых выплатах десяткам исполнителей.

Чек самозанятый формирует сам в приложении «Мой налог» и передаёт вам — ссылкой или файлом. Получить чек нужно обязательно: именно он, а не акт, подтверждает, что доход прошёл через режим НПД и выплата освобождена от взносов.

Проверьте в чеке три вещи, прежде чем закрывать расчёт:

• 🏢 ИНН и наименование вашей организации как покупателя — если их нет, чек оформлен на физлицо и для вашего расхода не годится.
• 💰 Сумма совпадает с перечисленной.
• 📝 Наименование услуги читаемо и соответствует договору, а не абстрактное «услуги».

Чек самозанятый обязан сформировать в момент расчёта при оплате наличными или картой и до 9-го числа следующего месяца — при безналичном переводе на счёт. Если исполнитель задерживает чек, не торопитесь принимать расход: сначала документ, потом проводка в затраты.

Самозанятый вправе аннулировать чек (например, при возврате денег). Отслеживать это вручную тяжело, поэтому при регулярных выплатах удобнее сервис банка: он фиксирует статус каждого чека и подсвечивает аннулированные.

Проводки по расчётам с самозанятым: без НДФЛ и взносов

Главная бухгалтерская особенность — организация не выступает налоговым агентом. Проводок по счёту 68.01 (НДФЛ) и счёту 69 (взносы) по таким выплатам нет. Остаются только затраты и расчёты с поставщиком.

Если платите аванс, 1С отразит его на субсчёте 60.02, а при проведении поступления зачтёт автоматически — проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Отдельный документ зачёта делать не нужно, зачёт выполняется при закрытии месяца или сразу по настройке договора.

На упрощёнке расход попадёт в книгу учёта доходов и расходов только после двух событий: услуга принята и оплачена. Поэтому для УСН важны оба документа — и поступление, и списание. Подтверждением для КУДиР служит чек плюс акт.

На общей системе расход по услуге самозанятого признают в налоговом учёте по дате акта (метод начисления), оплата на момент признания значения не имеет. В обоих случаях сумма входит в затраты целиком, без НДС, — вычитать по ней нечего, счёта-фактуры самозанятый не выставляет.

Если самозанятый одновременно является ИП на НПД, в карточке контрагента выбирают вид «Юридическое лицо / ИП» и указывают статус индивидуального предпринимателя. На проводки это не влияет — расчёты так же идут через счёт 60, НДФЛ и взносы по-прежнему не возникают, — но реквизиты в платёжке будут как для ИП.

Контроль расчётов: ОСВ, сверка и лимит дохода

Проверить, всё ли проведено верно, помогают стандартные отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) с отбором по контрагенту. Если услуга оказана и оплачена, сальдо по исполнителю нулевое. Остаток по дебету 60.02 — это незачтённый аванс, по кредиту 60.01 — незакрытая задолженность перед самозанятым.
• 📋 Карточка счёта 60 по контрагенту покажет каждое поступление и оплату построчно — удобно, когда сумм много.
• 🤝 Акт сверки взаиморасчётов (Покупки → Акт сверки расчетов) — для сверки с самим исполнителем.

Отдельно контролируйте годовой лимит дохода самозанятого — 2,4 млн рублей в год суммарно по всем его заказчикам. При превышении человек теряет статус НПД с даты превышения, и ваши последующие выплаты уже нельзя проводить как самозанятому. Свой вклад в лимит вы видите в карточке счёта 60, но общую сумму по всем заказчикам отслеживает сам исполнитель — просите подтверждать статус перед крупной выплатой.

Если выплат много и хочется видеть их отдельно от прочих поставщиков, заведите для самозанятых отдельную статью затрат или субконто — тогда суммы легко выбрать в ОСВ по счёту затрат.

Акт сверки с самозанятым заполняется кнопкой Заполнить по данным организации: программа подтянет все поступления и оплаты по договору. Расхождение обычно означает либо незачтённый аванс, либо не проведённое поступление услуги. Сверку полезно делать перед годовой отчётностью и при расставании с исполнителем, чтобы закрыть расчёты без «хвостов».

Перед крупной или первой выплатой пройдитесь по короткому списку — он снимает большинство претензий налоговой:

• статус плательщика НПД подтверждён на дату выплаты;
• исполнитель не был вашим работником последние два года;
• договор оформлен на результат, а не на процесс;
• в поступлении услуги стоит ставка «Без НДС»;
• чек из «Мой налог» получен и реквизиты вашей организации в нём есть.

Типичные ошибки при проведении самозанятого

Ошибки по этой теме стоят дороже, чем неудобный документооборот: они оборачиваются доначислением взносов и НДФЛ.

• Нет чека, есть только акт. Акт подтверждает факт работ, но не факт уплаты НПД. Без чека выплату могут признать обычным доходом физлица.
• Выплата бывшему сотруднику. Два года после увольнения такие расчёты под режим НПД не попадают — программа этого сама не проверит, следите вручную.
• Ставка НДС не «Без НДС». Если по ошибке поставить 20%, документ развернёт неверные проводки и исказит НДС к вычету.
• Договор с признаками трудового. График, рабочее место, ежемесячная фиксированная сумма «за процесс» — повод для переквалификации. Платите за результат.
• Не проверили статус на дату выплаты. Исполнитель мог сняться с учёта. Проверка по ИНН на npd.nalog.ru занимает полминуты.