Оформляем списание запасов: от инвентаризации до проводок

Списание товаров и материалов в 1С Бухгалтерии оформляют документом Склад → Инвентаризация → Списание товаров. Он снимает остаток с 41, 10 или 43 счёта и относит стоимость на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальше сумму с 94 распределяют — на виновных, в расходы или на издержки в пределах норм естественной убыли.

Это касается запасов, которые физически выбыли: недостача по инвентаризации, порча, бой, истёкший срок годности, брак. Отдельно разберём, чем списание отличается от передачи материалов в производство — там работает другой документ и другие проводки.

Порядок одинаков для товаров (41), материалов (10) и готовой продукции (43) — различается только счёт учёта, с которого уходит остаток. Ниже всё показано на Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси»; в других типовых конфигурациях меняется путь к документу, но логика через счёт 94 остаётся.

Что проверить до оформления

Списание почти всегда идёт следом за инвентаризацией. Сначала фиксируют факт — чего и сколько не хватает, — и только потом проводят документ списания. Если оформить списание «вслепую», без сверки, в учёте легко получить отрицательный остаток или задвоение.

Перед проведением убедитесь, что по номенклатуре есть остаток на нужную дату и выбран верный склад. Количество в документе не должно превышать фактический остаток по данным учёта на эту дату.

Важна и последовательность проведения. Себестоимость списываемых запасов 1С берёт из остатков на дату документа, поэтому все приходные документы (поступления, оприходования) за период должны быть проведены раньше. Если списание стоит в цепочке раньше прихода, программа либо возьмёт неверную стоимость, либо выдаст ошибку о недостатке остатка.

Где находится документ «Списание товаров»

Откройте раздел Склад, группу команд Инвентаризация — внутри лежат три связанных документа: Инвентаризация товаров, Списание товаров и Оприходование товаров. Нужен второй.

Самый надёжный путь — не создавать списание с нуля, а ввести его на основании инвентаризации. Откройте проведённый документ Инвентаризация товаров, нажмите Создать на основании и выберите Списание товаров. Программа сама перенесёт в новый документ строки с выявленной недостачей, количество и склад — останется проверить и провести.

Если инвентаризацию не оформляли (например, списываете разбитую единицу товара по отдельному акту), документ создают кнопкой Создать вручную и заполняют табличную часть сами.

Как заполнить табличную часть

В шапке документа укажите:

• 📅 Дату списания — она определяет, на какой момент берётся остаток;
• 🏬 Склад, с которого уходит товар;
• 🧾 Инвентаризацию-основание, если документ введён на её базе.

В табличной части по каждой позиции заполняют:

Сумму программа подставит сама по данным учёта — себестоимость считается по той методике, что настроена в учётной политике (по средней или ФИФО). Вручную стоимость единицы в этом документе не задают: она берётся из остатков.

Когда документ введён на основании инвентаризации, количество к списанию уже подставлено из выявленной недостачи — его не нужно вбивать руками. Остаётся сверить, что в документ не попали позиции с излишком (их оформляют отдельным оприходованием, а не списанием).

Куда уходит стоимость: счёт 94 и статьи расходов

Сам документ Списание товаров формирует одну проводку — переносит себестоимость на счёт 94. Это промежуточный, «транзитный» счёт: он собирает все недостачи и потери, но не является конечным расходом. Закрыть 94 — отдельная задача бухгалтера.

Распределение суммы с 94 оформляют отдельно — документом Операция (раздел Операции → Операции, введённые вручную) или специализированными документами, в зависимости от причины.

Логика распределения такая:

1. В пределах норм естественной убыли — на издержки: Дт 44 (торговля) или Дт 20/26 (производство) Кт 94. Такие потери уменьшают налог на прибыль.
2. Сверх норм, виновный установлен — на расчёты с ним: Дт 73.02 Кт 94, затем взыскание из зарплаты или внесение в кассу.
3. Виновных нет или суд отказал во взыскании — в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. Для налога на прибыль такой расход признают только при документальном подтверждении отсутствия виновных.

Нормы естественной убыли утверждаются по отраслям (продукты, нефтепродукты, зерно и т. п.). Если для вашей номенклатуры норма не установлена, вся недостача считается сверхнормативной — её относят на виновных или в прочие расходы, а в налоговых расходах учитывают только при подтверждённом отсутствии виновных.

Разберём на цифрах. По инвентаризации выявлена недостача сахара на 10 000 руб. Для сахара действует норма естественной убыли, по которой на складское хранение приходится, допустим, 1,5 % — это 150 руб. Проводки получатся такими:

• Дт 94 Кт 41.01 — 10 000 руб., вся недостача собрана на 94;
• Дт 44.01 Кт 94 — 150 руб., потери в пределах нормы отнесены на расходы на продажу;
• Дт 73.02 Кт 94 — 9 850 руб., остаток отнесён на кладовщика как на виновное лицо.

После этих проводок сальдо по счёту 94 обнуляется. Если виновный не установлен и это подтверждено документом, вместо 73.02 сверхнормативные 9 850 руб. ушли бы на Дт 91.02 Кт 94.

Если НДС по списываемому товару ранее принимали к вычету, вопрос его восстановления спорный. Минфин настаивает на восстановлении при выбытии не в результате реализации, суды чаще встают на сторону налогоплательщика. Решение принимают с учётом готовности спорить с инспекцией. Если восстанавливаете — проводка Дт 91.02 Кт 68.02 на сумму ранее принятого к вычету налога.

Чем списание отличается от передачи в производство

Частая ошибка — пытаться документом Списание товаров отпустить материалы в производство. Это разные операции.

• Списание товаров — выбытие запасов, которые физически потеряны: недостача, порча, брак. Проводка через 94.
• Передача в производство — материалы не теряются, а расходуются на изготовление продукции. Это документ Требование-накладная (раздел Производство или Склад), проводка Дт 20 (23, 25, 26) Кт 10. Здесь как раз указывают статью затрат и счёт затрат, на который уходит материал.

Если списать «в никуда» через 94 то, что реально ушло в производство, себестоимость продукции окажется занижена, а налоговая база — искажена. Выбирайте документ по сути операции, а не по привычке.

Не относятся к списанию и две другие операции, которые иногда путают с ним:

• Возврат поставщику некачественного товара — это не потеря, а обратная реализация или корректировка поступления. Оформляется документом Возврат товаров поставщику, а не списанием.
• Реализация (продажа) — товар выбывает, но через счёт 90, а не 94. Себестоимость уходит в Дт 90.02, а не в недостачи.

Правило простое: счёт 94 — только для потерь, когда ценности физически утрачены и не принесут дохода.

Особенности в разных конфигурациях

Путь к документу зависит от конфигурации, сама логика через счёт 94 общая для типовых решений на бухгалтерском учёте.

В Управлении торговлей 11 и ERP складское списание и его отражение в регламентированном учёте разнесены: сначала оформляют складской акт, затем движения попадают в бухгалтерский учёт при закрытии месяца или отражении документов в регламентированном учёте. В Бухгалтерии 3.0 документ сразу формирует бухгалтерские проводки, поэтому проверять результат можно сразу после проведения.

Независимо от конфигурации счёт 94 и правила его закрытия одинаковы: это требование бухгалтерского учёта, а не особенность конкретной программы. Поэтому, если вы знаете схему проводок, перенести её из одной конфигурации в другую несложно — меняется только путь к документу и название формы.

Как проверить остатки и движения после проведения

После проведения откройте сам документ и нажмите кнопку просмотра движений (зелёная Дт/Кт в верхней командной панели). Убедитесь, что сформированы проводки по 94 и по регистрам складского учёта.

Для контроля остатков используйте стандартные отчёты раздела Отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (или 10, 43) — остаток уменьшился ровно на списанное количество, отрицательных остатков по складу нет.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — видно, вся ли сумма недостач распределена. Ненулевое сальдо на конец периода по 94 означает, что потери «зависли» и не отнесены в расходы или на виновных.
• Анализ субконто по номенклатуре — помогает найти, из-за какой позиции возник отрицательный остаток, если программа выдала ошибку при проведении.

Отдельно стоит проверить закрытие месяца. Пока на счёте 94 висит остаток, регламентная операция закрытия периода корректно не отработает по этому участку, а в отчётности появятся «висящие» потери. Поэтому распределение суммы с 94 делают в том же периоде, что и само списание.

Частые вопросы