Как провести списание товаров в 1С:Розница: документы и проводки

Списание товаров со склада в расходы в 1С:Розница оформляется документом Списание товаров: раздел Склад → Списание товаров → заполняете позиции, количество, причину — и программа сама формирует нужную проводку по счёту расходов. Весь процесс занимает три-пять минут, если под рукой акт или результат инвентаризации.

Сложности начинаются не на этапе создания документа, а раньше: с какой причиной списывать, через какой счёт, нужна ли инвентаризация и как провести списание так, чтобы при проверке не прилетел вопрос по налогу на прибыль или НДС.

Разберём документ по шагам, проводки с конкретными суммами, разницу между ИП на патенте/УСН и ООО на общей системе, и типичные ошибки, из-за которых списанная партия «зависает» в отчётах.

Что такое списание товаров в 1С:Розница и когда оно нужно

Списание — это документ, которым товар убирают с остатков склада без продажи. В учёте он садится в расход, а не в себестоимость продаж, как при обычной реализации.

Повод для списания — всегда конкретное событие:

• 📦 порча, бой, брак товара при хранении или транспортировке;
• ⏳ истёк срок годности (актуально для продуктов, косметики, лекарств);
• 🔍 недостача, выявленная при инвентаризации;
• 🎁 собственные нужды — товар забрали для хозяйственных целей магазина;
• 🧪 использование как пробник или подарок клиенту;
• 💥 форс-мажор — пожар, залив, кража (нужен акт от уполномоченного органа).

1С:Розница — упрощённая конфигурация для кассы и первичного учёта товара. Полноценный бухгалтерский учёт (проводки на счета 94, 91, 99) она либо не ведёт вообще, либо передаёт их в связанную Бухгалтерию предприятия через обмен. Это первое, что нужно понять: от схемы работы зависит, где искать проводки.

Две схемы: автономная 1С:Розница и 1С:Розница в связке с Бухгалтерией

Конфигурация используется в двух режимах, и порядок действий отличается.

Если на вашем экране при списании нет вкладки с бухгалтерскими счетами — это нормально, вы работаете в автономном режиме. Количество товара в остатках всё равно уменьшится правильно, а проводки появятся после синхронизации с центральной базой Бухгалтерии.

Пошаговая инструкция: как провести списание товаров в 1С:Розница

Шаг 1. Подготовьте основание

Перед тем как заходить в программу, соберите бумажную (или электронную) базу для операции:

1. Акт инвентаризации — если выявлена недостача по факту пересчёта.
2. Акт о порче, бое, ломе товара — подписи минимум двух членов комиссии.
3. Служебная записка — если товар списывается на собственные нужды магазина.

Шаг 2. Откройте документ списания

Путь в интерфейсе: Склад → Списание товаров → кнопка Создать.

Если раздела Склад не видно в левом меню — не хватает прав роли. Обратитесь к администратору базы: нужна роль с доступом к складским операциям, либо включите полный интерфейс в Настройки → Пользователи и права.

Шаг 3. Заполните шапку документа

• Склад — откуда списывается товар. В сети магазинов выбирайте точно нужную точку, не «по умолчанию».
• Статья расхода / причина — выберите из справочника или создайте новую: «Порча при хранении», «Истёк срок реализации», «Недостача по инвентаризации».
• Дата — датой фактического выявления события, а не датой, когда руки дошли до программы.

Шаг 4. Добавьте позиции товара

Два способа заполнения табличной части:

1. Кнопка Добавить → вручную выбрать позицию и количество.
2. Кнопка Заполнить → По остаткам — если списываете широкий ассортимент после инвентаризации, 1С подставит всё, что числится на складе, а лишнее вы удалите вручную.

Для сканера штрихкодов — наведите курсор в табличную часть и отсканируйте каждую единицу, количество увеличится автоматически.

Шаг 5. Проверьте суммы и проведите документ

1С посчитает сумму списания по себестоимости — средней или ФИФО, в зависимости от настроек учётной политики. Проверьте итоговую сумму в правом нижнем углу документа и нажмите Провести и закрыть.

Проводки при списании товаров в 1С

Бухгалтерская проводка зависит от причины списания. Это ключевой момент — именно причина определяет счёт затрат.

Особенности для ИП на патенте/УСН и для ООО на общей системе

Юридическое лицо и форма налогообложения меняют то, что происходит со списанием дальше — в налоговом учёте.

Списание из-за истёкшего срока годности

Для продуктов, косметики и лекарств это отдельный, часто повторяющийся сценарий.

1. Проведите выборку товара по сроку — отчёт Склад → Ведомость по товарам на складах, колонка с датой истечения (если ведётся партийный учёт сроков).
2. Оформите акт на списание просроченного товара — форма произвольная, главное — перечень, количество, причина, подписи комиссии.
3. В документе Списание товаров укажите причину «Истёк срок реализации».
4. Физически утилизируйте товар — закон запрещает продавать или передавать просрочку, в том числе бесплатно.

Списание по результатам инвентаризации

Если расхождение найдено не точечно, а по итогам полной переучёта, порядок немного другой.

1. Проведите документ Инвентаризация товаров — зафиксируйте фактический остаток по каждой позиции.
2. 1С покажет расхождение: излишек или недостачу по каждой строке.
3. По строкам с недостачей — кнопка Создать на основании → Списание товаров. Документ заполнится автоматически, менять ничего не придётся.
4. По строкам с излишком — аналогично, но документом Оприходование товаров (это не списание, упомянуто для полноты картины).

Такой способ надёжнее ручного ввода: количество и себестоимость подставляются из результатов инвентаризации без риска опечатки.

Отчёты для проверки списания

После проведения документа стоит сверить три отчёта — это экономит время на этапе сдачи отчётности, а не после вопросов налоговой.

Типичные ошибки при списании товаров в 1С

• ❌ Списание без указания причины. Документ проведётся, но при проверке назвать обоснование будет нечем — причина обязательна, даже если кажется формальностью.
• ❌ Отсутствие акта на бумаге. 1С не требует вложенный файл акта, но его отсутствие — первое, что спросит аудитор или налоговый инспектор.
• ❌ Списание «задним числом» через закрытый период. Если период закрыт регламентными операциями, документ проведётся с ошибкой пересчёта себестоимости — сначала переоткрывайте период у администратора.
• ❌ Путаница между списанием и возвратом поставщику. Это разные документы: возврат уменьшает задолженность перед поставщиком, списание — просто списывает стоимость в расход. Через списание возврат не оформляется никогда.
• ❌ Списание сверх фактического остатка. Программа может разрешить провести документ «в минус», если не включён контроль отрицательных остатков — тогда данные склада искажаются молча, без предупреждения.
• ❌ Не восстановлен НДС, где это требуется. Если товар ранее приняли к вычету НДС, а потом списали как испорченный сверх норм естественной убыли, вычет по общему правилу нужно восстановить — это легко забыть.

Как избежать проблем со списанием в будущем

• 📋 Фиксируйте причину списания в справочнике заранее — пять-семь стандартных причин закрывают почти все случаи, и сотрудники не придумывают формулировки на ходу.
• 🔁 Проводите инвентаризацию минимум раз в квартал — чем реже, тем больше расхождений накапливается и тем сложнее разобраться, что когда произошло.
• 🧾 Храните акты централизованно — отдельная папка, бумажная или в облаке, с привязкой к номеру документа 1С.
• 🚫 Ограничьте права на списание — если документ может провести любой кассир без согласования, со временем через него начинают списывать и то, что на самом деле продали «в чёрную».

Частые вопросы