Как сформировать справку 182н в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Справка по форме 182н отменена с 1 января 2023 года. При увольнении работодатель её больше не обязан выдавать, а пособия по больничным с этого момента Социальный фонд (СФР) считает сам, беря данные о заработке из своей базы. В большинстве случаев формировать её в 1С сегодня не нужно.

Но запрос на неё по-прежнему встречается: сотруднику нужна справка о заработке за 2021–2022 годы и раньше, новый работодатель просит данные за период до 2023-го, или вы поднимаете архив по старому больничному. В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 документ при этом никуда не делся — ниже путь к нему, порядок заполнения, структура разделов, проверка сумм и печать.

Одна оговорка по терминам: ФСС с 2023 года объединён с ПФР в единый Социальный фонд России (СФР). В старых релизах и в самой форме 182н встречается прежнее название «ФСС» — по смыслу это тот же фонд.

Отменили или нет: когда справка ещё нужна

Форма 182н понадобилась когда-то для одной задачи — передать новому работодателю заработок сотрудника за два предыдущих года, чтобы правильно рассчитать больничный и декретные. Пока действовал зачётный механизм, работник приносил такую справку с каждого прошлого места.

С переходом на прямые выплаты и созданием СФР эта цепочка исчезла. Фонд получает сведения о заработке напрямую — в составе отчёта ЕФС-1 и персонифицированных сведений — и сам назначает пособие. Поэтому обязанность выдавать 182н при увольнении с 2023 года сняли.

Справку за периоды до 2023 года в 1С сформировать всё ещё можно, но как действующую обязательную форму при увольнении её больше не выдают.

Когда к документу всё же обращаются:

• 📁 сотруднику нужны данные о заработке за 2022 год и ранее — для перерасчёта старого пособия, суда, оформления в другом фонде;
• 🔁 новый работник принёс 182н с прежнего места и в базу надо внести входящие данные за период до 2023 года;
• 🗂 бухгалтерия поднимает архив по больничному, который оплачивался по прежним правилам.

Раз обязательной формы больше нет, держите наготове замену для уволенных. По письменному заявлению можно выдать:

• 📄 справку о заработке в свободной форме — с суммами по годам, с которых начислялись взносы, и числом исключаемых дней; по составу это те же данные, что были в 182н;
• 📊 выписку из раздела с суммами расчёта по страховым взносам (РСВ) за нужные кварталы;
• 🧾 справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ), если работнику нужны именно суммы дохода, а не база по взносам.

Удобно один раз завести шаблон справки о заработке с теми же графами, что в 182н, — тогда любой старый запрос закрывается без объяснений, что форма отменена.

Где в 1С найти документ справки о заработке

Журнал справок 182н в типовых конфигурациях лежит в кадрово-зарплатном блоке.

• 1С:ЗУП 3.1 — раздел Отчётность, справки. В списке команд найдите журнал справок для расчёта пособий (исходящих и входящих).
• 1С:Бухгалтерия 3.0 (с ведением зарплаты в программе) — раздел Зарплата и кадры, блок справок сотрудникам.

Исходящая справка — та, что вы выдаёте своему работнику. Входящая — та, что принёс сотрудник с прошлого места; её вносят для расчёта будущих пособий. Это два разных вида документа, не перепутайте при создании.

Если название пункта в вашем релизе отличается, откройте список справок и отфильтруйте его по слову «пособ» или «182» — журнал найдётся по заголовку.

Как заполнить справку 182н: порядок действий

Документ собирает суммы автоматически из проведённых начислений. Руками переносить цифры из расчётных листков не нужно.

Перед заполнением убедитесь, что по сотруднику закрыты все начисления за нужные годы, оформлено увольнение и внесены больничные. Если в базе остались непроведённые документы за период, суммы в справке получатся неполными.

1. Откройте журнал справок и создайте новый документ (кнопка Создать).
2. Выберите вид — исходящая (справка выдаётся вашему сотруднику).
3. Укажите организацию и сотрудника. Для уволенного выберите его из общего списка физлиц.
4. Задайте год, в котором справка выдаётся. Программа возьмёт заработок за два предшествующих календарных года и за текущий год до даты увольнения.
5. Нажмите Заполнить. Разделы с суммами заработка и с исключаемыми днями подтянутся из учёта.
6. Проверьте суммы и исключаемые периоды (см. раздел ниже), затем проведите документ.

💡 Полезные мелочи:

• 📌 если справку выдают при увольнении, дата документа — это дата последнего рабочего дня или дата обращения;
• 📌 суммы по каждому году должны укладываться в предельную базу по взносам на ВНиМ за этот год;
• 📌 для входящей справки шаги те же, но данные вы вводите с бумажного бланка, который принёс работник, а не рассчитываете.

Входящая справка: данные от прошлого работодателя

Когда к вам устроился сотрудник и принёс 182н с предыдущей работы, эти суммы нужны, только если вы считаете пособие по правилам, действовавшим до 2023 года (переходящий больничный, перерасчёт за старый период). Для пособий, которые СФР назначает с 2023-го, входящая справка не требуется — фонд берёт данные сам.

Порядок ввода:

1. В журнале справок создайте документ вида входящая.
2. Укажите сотрудника, которому принадлежит справка, и прежнего работодателя из бланка.
3. Перенесите в разделы с заработком и исключаемыми днями суммы ровно так, как они стоят в бумажной справке.
4. Проведите документ — программа учтёт этот заработок при расчёте пособий сотрудника за соответствующие годы.

Если справок несколько (за два года сотрудник сменил не одного работодателя), на каждого прежнего работодателя заводят отдельный документ. Суммы за один и тот же год складываются в пределах годовой предельной базы.

Что входит в справку: структура четырёх разделов

Форма 182н состоит из четырёх смысловых блоков. Понимание структуры помогает проверить, что все данные на месте перед выдачей.

Ключевой момент — третий раздел. В него попадает не вся зарплата, а только та часть, с которой платились взносы на страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, и только в пределах годового лимита. Для ориентира: предельная база 2021 года — 966 000 ₽, 2022 года — 1 032 000 ₽. Всё, что сверх лимита, в справку не входит.

В четвёртый раздел попадают периоды, которые исключаются из расчёта пособия:

• 🤒 дни временной нетрудоспособности (больничные);
• 👶 отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком;
• 🚫 период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохранённую сумму не начислялись взносы на ВНиМ.

Отпуск за свой счёт и обычный ежегодный отпуск сюда не относятся: на отпускные взносы начисляются, поэтому из расчётного периода эти дни не исключают.

Проверка данных перед выдачей

Суммы и дни программа заполнила автоматически, но перед печатью их стоит сверить — ошибка в справке тянет за собой неверный расчёт пособия на новом месте.

Что проверить:

• ✅ реквизиты фонда в первом разделе — номер регистрации должен быть действующим;
• ✅ период работы во втором разделе совпадает с приказами о приёме и увольнении;
• ✅ суммы по годам не превышают предельную базу и не включают необлагаемые выплаты;
• ✅ исключаемые дни — все больничные и отпуска по уходу внесены документами, иначе расчётный период окажется завышенным.

Для сверки сумм удобно открыть расчётные листки за год и свод начислений: итог облагаемой базы по ВНиМ должен совпасть с цифрой в третьем разделе.

Отдельно разберите годы с заменой расчётного периода. Если в один из двух лет сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её письменному заявлению такой год можно заменить на более ранний с заработком — это часто увеличивает пособие. Программа замену автоматически не подставляет: нужные годы указывают вручную на основании заявления.

Печать и выдача сотруднику

Проведённый документ печатается прямо из формы — кнопка Печать. Проверьте перед выводом, что выбран нужный печатный бланк справки о заработке.

Правила выдачи:

1. Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер. Печать ставится при её наличии у организации.
2. Исходящую справку выдают работнику в день увольнения или по письменному запросу — в срок, установленный внутренним регламентом.
3. Копию проведённого документа база хранит сама; бумажный экземпляр отдают сотруднику под подпись в журнале выдачи.
4. Если работник просит справку за несколько лет сразу, по каждому году заработок печатается отдельной строкой в разделе 3 — отдельные бланки на каждый год делать не нужно.

Частые вопросы