Акт сверки взаиморасчётов: как составить в 1С:Бухгалтерии 8.3

Акт сверки расчётов с контрагентами в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают из раздела Покупки → Акты сверки расчётов или Продажи → Акты сверки расчётов — это один и тот же журнал, открыть его можно из любого раздела. Документ сопоставляет ваши обороты по счетам 60, 62 и 76 с данными партнёра за выбранный период и показывает конечное сальдо: кто кому должен.

Проводок акт сверки не формирует — это информационный документ. Его задача другая: подтвердить сальдо перед закрытием года, найти расхождения в учёте и зафиксировать признание долга. Подписанный обеими сторонами акт прерывает течение срока исковой давности по задолженности (ст. 203 ГК РФ), поэтому перед списанием дебиторки сверку проводят почти всегда.

Зачем нужна сверка и что показывает акт

Сверка взаиморасчётов решает три практические задачи.

• 💰 Подтвердить долг. Перед взысканием, зачётом или списанием задолженности нужен документ, где обе стороны согласны с суммой.
• 🔍 Найти ошибку в учёте. Если ваше сальдо не сходится с данными контрагента — у кого-то потеряна отгрузка, оплата или счёт-фактура.
• 📅 Продлить срок давности. Подпись должника под актом обнуляет трёхлетний срок исковой давности и отсчёт начинается заново.

Акт показывает четыре величины: сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту за период и сальдо на конец. Формируется он по каждому контрагенту отдельно, но внутри одного акта можно свести расчёты по всем договорам сразу или разбить их по договорам.

Как прочитать сальдо в акте

Главная строка акта — сальдо на конец. Трактуется оно по счёту:

• по счёту 62 (покупатели): дебетовое сальдо — покупатель должен вам, кредитовое — у вас числится его аванс;
• по счёту 60 (поставщики): кредитовое сальдо — вы должны поставщику, дебетовое — это выданный вами аванс;
• по счёту 76 — прочие расчёты (комиссия, аренда, претензии): направление читается так же, как по 60 и 62.

Контрагент в своей базе видит зеркальную картину: там, где у вас дебет, у него кредит. Поэтому при согласовании сравнивают не знаки, а абсолютные суммы долга на конец периода.

Что проверить в базе перед сверкой

Акт тянет суммы из проведённых документов. Если часть из них не проведена или отражена не в том периоде, сверка выйдет кривой — и расхождение будет на вашей стороне, а не у контрагента.

Быстрее всего отловить непроведённые документы через Операции → Экспресс-проверка ведения учёта либо через групповое перепроведение Операции → Проведение документов за нужный период. Отдельно посмотрите авансы: если предоплата «зависла» на счёте 62.02, а отгрузка уже была, зачёт аванса не прошёл — сальдо исказится.

Проверьте и сам справочник контрагентов. Если партнёр заведён в базе дважды — с разным написанием названия или ИНН, — часть расчётов уйдёт на одного дубля, часть на другого, и акт по каждому покажет неполную сумму. Такие дубли объединяют до сверки через Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей.

Как создать акт сверки: пошагово

1. Откройте Покупки → Акты сверки расчётов и нажмите Создать.
2. В шапке выберите Организацию и Контрагента. Поле Договор можно оставить пустым — тогда сверка пойдёт по всем договорам контрагента сразу.
3. Задайте период сверки в полях «с» и «по». Начало периода берите по дате последней согласованной сверки, а не с начала работы — иначе придётся сверять всю историю.
4. Перейдите на вкладку Счета учёта расчётов. Здесь галочками отмечены счета, которые попадут в акт: по умолчанию это 60, 62 и 76. Снимите лишние или добавьте нужные (например, 66 и 67 по займам), если расчёты идут по ним.
5. На вкладке По данным организации нажмите Заполнить по данным организации. Таблица заполнится оборотами и документами из вашего учёта за период.
6. Проверьте строку сальдо на конец внизу вкладки. Это ваша версия долга — именно её вы отправите контрагенту.

На вкладке «Счета учёта расчётов» держите включёнными и счёт долга, и счёт авансов: по покупателям это 62.01 и 62.02, по поставщикам — 60.01 и 60.02. Если оставить только счёт основного долга, предоплаты в акт не попадут, и сальдо разойдётся с контрагентом ровно на сумму незачтённых авансов. По расчётам в валюте добавьте валютные субсчета, иначе акт покажет суммы без переоценки.

Если хотите подписать акт прямо в программе и больше не менять — на вкладке «Дополнительно» заполните представителей организации и контрагента (должность, ФИО): они подставятся в печатную форму.

Как заполнить данные контрагента и согласовать сверку

Вторая колонка акта — «По данным контрагента» — это то, что видит партнёр в своей базе. Пока он не прислал свои цифры, её заполняют зеркально.

1. Откройте вкладку По данным контрагента.
2. Нажмите Заполнить по данным организации. Программа скопирует ваши строки, поменяв местами дебет и кредит — ведь ваша отгрузка у контрагента это поступление.
3. Когда партнёр пришлёт свой акт, скорректируйте строки руками там, где его данные отличаются от ваших.
4. Сравните сальдо на конец в обеих колонках. Совпали — сверка пройдена.

После того как обе стороны согласились с суммами, установите флажок Сверка согласована в правом верхнем углу документа. Он блокирует акт от изменений.

Если суммы так и не сошлись, а каждая сторона уверена в своих данных, расхождение оформляют протоколом разногласий: в нём перечисляют спорные документы и позицию каждой стороны. Отдельным документом в 1С он не формируется — составьте его в произвольной форме и приложите к акту. Пока разногласия не сняты, флажок «Сверка согласована» не ставят.

Не меняйте проведённые документы периода задним числом после того, как сверка согласована: суммы в акте перестанут совпадать с учётом, и при следующей сверке расхождение всплывёт снова.

Почему суммы расходятся и как найти причину

Расхождение почти всегда означает, что один и тот же факт одна сторона отразила, а другая нет — или отразила иначе. Разбирайте акт сверху вниз: сначала сальдо на начало, потом обороты.

Разберём на числах. По счёту 62.01 у вас висит долг покупателя 120 000 ₽, а в его акте стоит 100 000 ₽. Разница 20 000 ₽ — это накладная от 30 сентября. У вас она проведена сентябрём, а покупатель оприходовал товар 2 октября. Ошибки нет ни у одной стороны: документ просто попал в разные периоды. В акте за 9 месяцев расхождение останется, в акте за год — закроется само. Другое дело, если такого документа у контрагента нет вовсе: тогда либо он потерял вашу отгрузку, либо вы выставили её не на того партнёра.

Чтобы быстро увидеть, из каких документов сложилась сумма, откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 62 или 60 с отбором по контрагенту и детализацией до документов расчётов. Сравните список с актом — лишний или недостающий документ сразу видно. Если расхождение глубоко в прошлом, тот же отчёт стройте помесячно: месяц, где обороты впервые разошлись, и есть точка ошибки.

Печать, подписание и хранение акта

Печатная форма вызывается кнопкой Печать → Акт сверки взаиморасчётов. В настройках печати доступны варианты:

Распечатайте акт в двух экземплярах, подпишите со своей стороны и отправьте контрагенту. Он сверяет данные, подписывает и возвращает один экземпляр вам. Подписанный акт храните вместе с первичкой по расчётам — он понадобится при списании задолженности или в суде. Если акт подписывает не руководитель, у подписанта нужна доверенность, а при обмене через ЭДО — машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Как ускорить сверку и где искать документ в других конфигурациях

Если контрагентов много, помогают три приёма.

• Один акт на все договоры. Не создавайте отдельный документ на каждый договор — оставьте поле «Договор» пустым и при необходимости включите «Разбить по договорам».
• Обмен через ЭДО. Акт сверки отправляют контрагенту прямо из 1С через оператора ЭДО: партнёр подписывает его своей электронной подписью и возвращает, бумага не нужна. Отправленный документ получает статус в списке ЭДО, и видно, подписал контрагент акт или прислал отказ. Так сверка с десятком партнёров закрывается за день, а не за неделю почтовой переписки.
• Регулярность. Сверяйтесь ежеквартально с ключевыми партнёрами — тогда к годовой инвентаризации расхождений почти не будет.

Годовая инвентаризация расчётов — отдельный повод для сверки: её результаты обобщают в акте инвентаризации, а акты сверки с контрагентами служат к нему основанием. Выявленную и признанную обеими сторонами задолженность по итогам сверки проводят через зачёт, доплату или — если долг безнадёжен и срок давности истёк — списание. Но пока акт подписан свежей датой, срок давности отсчитывается заново, и списать такой долг нельзя.

В 1С:Управление торговлей и ERP акт сверки взаиморасчётов тоже есть, но лежит он в разделе продаж или казначейства, а не в бухгалтерских «Покупках». Логика заполнения та же: выбрать организацию , контрагента, период и нажать заполнение по данным базы. Не путайте этот документ с сервисом 1С:Сверка — он проверяет счета-фактуры по НДС между контрагентами, а не сальдо взаиморасчётов.

Частые вопросы