Учёт суточных по командировке в 1С Бухгалтерии 8.3

Суточные сотрудник получает за каждый день командировки, включая дни в пути и выходные. В 1С:Бухгалтерии 8.3 их проводят документом Авансовый отчёт (раздел Банк и касса → Авансовые отчёты), сумма списывается с подотчёта проводкой Дт 26 (20, 44) Кт 71.01. Размер суточных компания устанавливает сама, но от норм 700 ₽ по России и 2500 ₽ за границу зависит, удерживать ли НДФЛ и взносы.

Ниже — весь путь: от записи нормы в учётной политике до возврата остатка аванса и расчёта налога со сверхнорматива. Пути меню приведены для БП 3.0 с интерфейсом «Такси».

Размер суточных и нормы, от которых зависит налог

Сумму суточных работодатель определяет во внутреннем документе — положении о командировках или коллективном договоре. Законом она не ограничена: можно платить и 500, и 3000 ₽ в день.

Ограничение касается только налогов. НК РФ освобождает от НДФЛ и страховых взносов суточные в пределах:

• 💰 700 ₽ за день командировки по России;
• 🌍 2500 ₽ за день заграничной командировки.

Всё, что выплачено сверх этих сумм, облагается НДФЛ и страховыми взносами по единому тарифу. Взносы «на травматизм» на суточные не начисляют независимо от размера.

Суточные платят только за командировку. Если у сотрудника разъездной характер работы, он получает не суточные, а надбавку к зарплате — у неё свои правила обложения, и в авансовом отчёте она не отражается. Не путайте эти выплаты: это частая причина ошибок в учёте.

Проверьте перед первой командировкой: в Главное → Учётная политика и в настройках налогов и отчётов указаны ли корректные ставки взносов — от них зависит расчёт взносов со сверхнорматива.

Приказ о командировке и расчёт числа дней

Основание для суточных — приказ о направлении в командировку. В типовой 1С:Бухгалтерии кадрового документа «Командировка» нет (он есть в 1С:ЗУП), поэтому приказ оформляют вне программы: по форме Т-9 или в свободной форме на бланке организации.

Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года обязательными не являются. Количество дней командировки подтверждают проездными документами, а при поездке на личном или служебном транспорте — служебной запиской и путевым листом.

Считать дни нужно аккуратно:

1. суточные платят за каждый календарный день, включая дорогу туда и обратно;
2. выходные и праздники в командировке тоже оплачиваются суточными;
3. день отъезда — дата отправления транспорта, день приезда — дата прибытия;
4. если транспорт уходит до 00:00 — день отъезда текущий, после 00:00 — следующий.

За день командировки по России и за границей нормы разные: день пересечения границы при выезде считается заграничным, при въезде обратно — российским. Это важно для смешанных поездок.

Ввод суточных в авансовом отчёте 1С 8.3

Отчитаться о командировке сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней после возвращения — этот срок установлен Положением № 749. Он сдаёт в бухгалтерию проездные документы, чеки и служебную записку, если расчёт дней шёл по ним. На основании этих бумаг оформляем авансовый отчёт.

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты и нажмите Создать.
2. В шапке выберите подотчётное лицо и организацию. Дата документа — дата утверждения отчёта.
3. На закладке Авансы подберите документ, которым выдавали деньги (расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта). Если аванс не выдавали — закладку оставьте пустой, тогда возникнет долг организации перед сотрудником.
4. Перейдите на закладку Прочее. Здесь вводят суточные и расходы без входящих первичных документов.
5. Добавьте строку: в поле Номенклатура (содержание) впишите, например, «Суточные за 5 дней», укажите количество дней и сумму.
6. В колонке Счёт затрат поставьте счёт, на который относятся расходы: 26 для управленческих, 20 для основного производства, 44 для торговли. Заполните аналитику — подразделение и статью затрат.
7. Проверьте Счета учёта: 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами».
8. Проведите документ кнопкой Провести.

На закладке Товары отражают покупки по чекам и накладным, на закладке Оплата — оплату поставщикам через подотчётника. Суточные и проезд без билетов-БСО вводят именно на Прочее.

После проведения распечатайте унифицированную форму АО-1 кнопкой Печать → Авансовый отчёт (АО-1). В поле «Приложение» программа подставит число документов, которые приложил сотрудник, — проверьте, что оно совпадает с фактическим количеством билетов, чеков и служебных записок. Сами сканы билетов и приказа удобно прикрепить к документу через скрепку в командной панели: тогда первичка хранится вместе с проводками и не теряется при проверке.

Как выдать суточные: сравнение способов

Деньги под отчёт выдают до поездки (аванс) или компенсируют после (по авансовому отчёту). Способ влияет только на документ выдачи, расчёт суточных одинаков.

Проводки по суточным и налоговый учёт

Суточные в бухучёте — расходы по обычным видам деятельности. В налоговом учёте они уменьшают налог на прибыль полностью, в фактическом размере по ЛНА: нормирование суточных для прибыли отменено давно. НДС по суточным не возникает — к вычету по ним ничего не принимается, поэтому счёт 19 в проводках не участвует.

Расходы признают на дату утверждения авансового отчёта. Именно поэтому важно не держать неутверждённые отчёты «на потом»: пока документ не проведён, затраты не попадут в нужный период, а налоговая база окажется завышенной.

Авансовый отчёт формирует движения автоматически. Вот типовой набор операций:

Проверить расчёты с подотчётником помогает оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Дебетовое сальдо — сотрудник должен организации, кредитовое — организация должна сотруднику.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Если суточные выше 700 ₽ (по России) или 2500 ₽ (за границу), разница облагается НДФЛ и взносами. Дата получения дохода для НДФЛ — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт.

Разберём на числах. Командировка по России на 5 дней, суточные по положению — 1000 ₽ в день:

• всего суточных: 1000 × 5 = 5000 ₽;
• необлагаемая часть: 700 × 5 = 3500 ₽;
• сверхнорматив: 5000 − 3500 = 1500 ₽;
• НДФЛ: 1500 × 13 % = 195 ₽;
• страховые взносы (единый тариф 30 %): 1500 × 30 % = 450 ₽.

За границей лимит 2500 ₽ в день, а суточные нередко выдают в валюте. Для сравнения с нормой валютную сумму пересчитывают в рубли: необлагаемый лимит фиксированный (2500 ₽), а выданное в валюте берут по курсу ЦБ. Пример: поездка 3 дня, суточные 50 € в день, курс 100 ₽/€:

• всего: 50 × 3 × 100 = 15 000 ₽;
• необлагаемо: 2500 × 3 = 7500 ₽;
• сверхнорматив: 15 000 − 7500 = 7500 ₽ — с этой суммы считают НДФЛ и взносы.

В типовой БП с подключённым зарплатным блоком сверхнормативные суточные отражают через начисление, и НДФЛ попадает в учёт автоматически. Если зарплата ведётся в отдельной базе 1С:ЗУП, сумму сверхнорматива передают туда для удержания налога и расчёта взносов — в бухгалтерской базе её разовой операцией не удерживают с сотрудника, а начисляют как доход.

Погашение долга и возврат остатка

После проведения авансового отчёта счёт 71.01 показывает итог расчётов. Дальше два сценария.

Сотрудник потратил меньше аванса — остаток он возвращает:

• наличными в кассу — Банк и касса → Поступление наличных (ПКО), вид операции «Возврат от подотчётного лица»;
• на счёт организации — Банк и касса → Поступление на расчётный счёт, вид «Прочее поступление» или «Возврат от подотчётного лица».

Проводка возврата: Дт 50.01 (51) Кт 71.01.

Сотрудник потратил больше или аванс не выдавали — организация доплачивает:

• из кассы — Выдача наличных (РКО), вид «Выдача подотчётному лицу»;
• на карту — Списание с расчётного счёта.

Проводка доплаты: Дт 71.01 Кт 50.01 (51).

После всех движений сальдо по счёту 71 в разрезе сотрудника и поездки должно закрыться в ноль. Если осталось сальдо — проверьте, не забыли ли привязать возврат или доплату к нужному подотчётному лицу.

Если сотрудник не вернул неизрасходованный аванс в срок и не договорился об удержании, долг можно удержать из зарплаты — но не более 20 % выплаты за один раз и только с его письменного согласия, оформленного в течение месяца со дня окончания срока отчёта. Иначе возврат возможен только добровольно или через суд. Поэтому проще контролировать подотчётные суммы сразу по оборотке, а не копить незакрытые авансы.

Частые вопросы