Как оформить и оплатить переработку в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Чтобы в 1С ЗУП настроить сверхурочные часы, откройте Настройка → Расчет зарплаты, перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладке «Учет времени» включите флаг «Сверхурочная работа». После этого программа создаст начисление для оплаты переработки, а в разделе Зарплата появится документ «Работа сверхурочно», которым регистрируют лишние часы по дням.

Дальше всё просто: часы попадают в табель с кодом «С», а при расчёте зарплаты 1С начисляет за них доплату. Ниже — что именно включить, как проверить формулу (по умолчанию она часто считает не так, как требует ТК РФ) и как переработка попадает в 6-НДФЛ и РСВ.

Что закон считает сверхурочной работой

Сверхурочная работа — это работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности смены. При суммированном учёте — сверх нормы часов за учётный период (ст. 99 ТК РФ).

Что в учёте не сверхурочка:

• 📅 работа в выходной или праздник, оплаченная по ст. 153 ТК РФ — её не включают в лимит сверхурочных;
• 🕐 переработка при ненормированном дне у тех, кому он установлен;
• 💼 работа по совместительству;
• 🙋 задержка по собственной инициативе без распоряжения руководителя.

Ограничения, которые кадровик должен держать в голове:

Оплата по ст. 152 ТК РФ: первые два часа — не меньше чем в полуторном размере, следующие — не меньше чем в двойном. Повышенные коэффициенты можно закрепить в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. По желанию работника вместо повышенной оплаты дают дополнительное время отдыха — не меньше отработанного сверхурочно.

Настройка 1С ЗУП 3.1 для учёта переработки

Шаг 1. Включите учёт сверхурочных

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Нажмите ссылку «Настройка состава начислений и удержаний».
3. На вкладке «Учет времени» поставьте флаг «Сверхурочная работа».
4. Если на предприятии есть графики с суммированным учётом, включите и флаг суммированного учёта на этой же вкладке.
5. Нажмите «ОК».

Программа сама добавит в справочник начислений вид оплаты сверхурочных. Найти его можно в Настройка → Начисления: введите в поиск списка «сверхуроч».

Шаг 2. Проверьте начисление

Откройте найденное начисление и посмотрите вкладку «Основное»:

• 🔢 Формула. Обычно в ней участвует стоимость часа, отработанное время и коэффициент. Убедитесь, что коэффициент соответствует вашему локальному акту.
• 📊 Вид времени. Должен быть «Сверхурочная работа» — именно он связывает начисление с часами из табеля.
• 💰 Состав стоимости часа. Если у сотрудников есть ежемесячная премия или надбавки, проверьте, входят ли они в расчёт стоимости часа. Иначе доплата получится меньше, чем требует позиция КС.

Шаг 3. Разделите полуторную и двойную оплату

ТК требует двух ставок, а одно начисление с одним коэффициентом их не различит. Рабочий приём практиков — завести два начисления:

Второе начисление создают копированием первого: меняют наименование и коэффициент в формуле. Часы между ними распределяют при вводе данных — в документе или через разовое начисление.

Шаг 4. Проверьте график работы

Сверхурочные считаются от нормы графика. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников, выберите график и проверьте:

• длительность смены совпадает с трудовым договором;
• у сменщиков отмечен суммированный учёт и указан учётный период (месяц, квартал, год);
• график заполнен на текущий год.

Ошибка в графике — самая частая причина, почему сверхурочные «не видны» или считаются там, где их не было.

Регистрация сверхурочных часов: документ и табель

Есть два способа ввести переработку в 1С ЗУП. Выбор зависит от того, как у вас ведётся учёт времени.

Через документ «Работа сверхурочно»

1. Откройте Зарплата → Работа сверхурочно и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц начисления и организацию.
3. Добавьте сотрудника, дату и количество часов сверх смены.
4. Укажите, как компенсируется переработка: повышенной оплатой или дополнительным временем отдыха — по заявлению работника.
5. Проведите документ. Если нужно, распечатайте приказ из формы документа.

Документ вводят до расчёта зарплаты за месяц. Если внести его после — откройте «Начисление зарплаты и взносов» и пересчитайте сотрудника.

Через табель

1. Откройте Зарплата → Табели и создайте табель за месяц.
2. Заполните его по графику кнопкой «Заполнить».
3. В клетке нужного дня добавьте вторую строку: вид времени «Сверхурочная работа» (буквенный код С, цифровой — 04) и число часов.
4. Проведите табель.

Не вводите одни и те же часы и документом, и табелем — программа может учесть переработку дважды. Определитесь со способом и закрепите его в учётной политике.

Расчёт оплаты: формулы и примеры

Начисление происходит в документе «Начисление зарплаты и взносов» (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов). Сверхурочные выводятся отдельной строкой на вкладке «Начисления».

Пример 1. Оклад, переработка в один день

Оклад — 60 000 ₽. Норма месяца — 160 часов. Сотрудник 10-го числа отработал 3 часа сверх смены.

• Стоимость часа: 60 000 / 160 = 375 ₽.
• Первые 2 часа: 375 × 2 × 1,5 = 1 125 ₽.
• Третий час: 375 × 1 × 2 = 750 ₽.
• Итого доплата: 1 875 ₽.

Если оклад сотрудника уже оплачивает отработанное время, а переработка вне нормы — доплата начисляется сверх оклада полностью, оклад не уменьшается.

Пример 2. Суммированный учёт за квартал

Норма квартала по графику — 470 часов. Отработано — 482. Переработка — 12 часов. Часовая ставка — 400 ₽.

• 2 часа × 400 × 1,5 = 1 200 ₽;
• 10 часов × 400 × 2 = 8 000 ₽;
• итого: 9 200 ₽.

При суммированном учёте полуторный размер применяют к первым двум часам за весь учётный период, а не за каждый день. Такой подход закреплён в разъяснениях Минтруда и судебной практике; если в локальном акте установлено более выгодное для работника правило, используйте его.

В ЗУП переработку при суммированном учёте начисляют в последнем месяце учётного периода. Для этого служит отдельное начисление, которое появляется после включения флага суммированного учёта. Проверьте в нём ту же базу стоимости часа, что и для обычных сверхурочных.

Если работник выбрал отгул

Повышенная оплата в этом случае не начисляется. Дополнительное время отдыха потом оформляют документом отгула или вводом в табель соответствующего вида времени. Заявление работника о выборе компенсации храните вместе с приказом.

Как сверхурочные попадают в отчётность

Оплата сверхурочных — часть зарплаты. Отдельных строк под неё в регламентированных отчётах нет, она идёт в общие суммы.

Дата получения дохода для НДФЛ — последний день месяца, за который начислена оплата (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если переработку за квартал при суммированном учёте начислили в марте — доход мартовский.

В 1С ЗУП отчёты заполняются автоматически из начислений. Отдельно ничего делать не нужно, если у начисления указан правильный код дохода НДФЛ и вид дохода по страховым взносам. Это видно на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в карточке начисления.

Переработка в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии нет табеля и документа «Работа сверхурочно». Переработку оплачивают как отдельное начисление с ручной суммой.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления.
2. Создайте начисление «Оплата сверхурочных».
3. Укажите код дохода НДФЛ 2000, вид дохода для взносов — облагаемый полностью, способ отражения — тот же, что у оклада (например, счёт 26 или 44).
4. В документе «Начисление зарплаты» добавьте сотруднику строку с этим начислением и суммой, рассчитанной вручную.

Учёт часов в этом случае ведут вне программы — в приказах и табеле Т-13 на бумаге или в таблице. Проводка будет обычная: Дт 20 (26, 44) Кт 70, взносы — Дт 20 (26, 44) Кт 69.

Доработки для автоматического контроля

Типовая ЗУП регистрирует и оплачивает переработку, но некоторые задачи решаются только доработкой. Делайте их через расширение конфигурации , чтобы не снимать базу с поддержки.

Что заказывают чаще всего:

• 🚦 Контроль лимитов. Проверка при проведении документа: не больше 4 часов за два дня подряд и 120 часов в год. Предупреждение или запрет проведения.
• 📥 Загрузка из СКУД. Обработка, которая берёт фактическое время входа и выхода из системы контроля доступа и создаёт документ «Работа сверхурочно» на разницу с графиком.
• 📋 Отчёт по переработкам. Отчёт на СКД: сотрудник, подразделение, часы за месяц и нарастающим итогом за год, остаток до 120.
• ✍️ Пакет документов. Печать согласия работника и приказа о привлечении прямо из документа регистрации.

Типичные ошибки и спорные случаи