Переработка сотрудника в ЗУП 3.1: от табеля до проводок

Сверхурочные в 1С 8.3 ЗУП проводят документом Зарплата → Работа сверхурочно. Он появляется, когда в настройках расчёта зарплаты включён учёт сверхурочной работы. В документе указывают сотрудника, дату и число часов, а программа сама делит их на полуторные и двойные и передаёт в начисление зарплаты за месяц.

Если сотрудник работает по суммированному учёту, отдельный документ на каждый день не нужен. Переработку ЗУП считает по итогам учётного периода, сравнивая табель с нормой по графику. Для него ЗУП добавляет отдельное начисление в последнем месяце периода.

Что требует закон и как это ложится на ЗУП

Правила оплаты задаёт статья 152 ТК РФ. Программа их не отменяет, а только автоматизирует, поэтому сверьте их до настройки.

• ⏱ Первые 2 часа сверхурочной работы — не менее чем в полуторном размере.
• ⏱ Каждый следующий час — не менее чем в двойном.
• 💰 База — часть оклада (тарифной ставки) за час с учётом компенсационных и стимулирующих выплат. Это правило действует с 1 сентября 2023 года.
• 🛌 Вместо денег — по желанию работника можно дать время отдыха не меньше отработанного сверхурочно.
• 📏 Лимит (статья 99 ТК РФ) — не более 4 часов два дня подряд и не более 120 часов в год.

Полуторный и двойной размер считаются по каждому дню отдельно. Три часа в понедельник — это 2 часа × 1,5 и 1 час × 2. Нельзя сложить переработку за неделю и оплатить «первые два часа» один раз.

Локальный акт может установить больше — например, двойной размер за все часы. Тогда это меняют в формуле начисления, а не правят суммы руками.

Шаг 1. Включаем учёт сверхурочных в настройках

По умолчанию документа для переработки в программе нет. Его включают один раз на всю базу.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Почасовая оплата установите флажок сверхурочной работы.
4. Если есть сотрудники с суммированным учётом, на той же вкладке включите оплату переработки при суммированном учёте.
5. Нажмите ОК и закройте настройки.

После этого ЗУП создаёт вид расчёта «Оплата сверхурочных часов» в справочнике Настройка → Начисления. Вместе с ним появляются вид времени «Сверхурочная работа » с буквенным кодом С и сам документ в разделе Зарплата.

Проверьте формулу начисления

Откройте созданное начисление и посмотрите вкладку Основное. Там видна формула: часовая ставка, количество часов и коэффициент. Проверьте три вещи:

1. Коэффициенты. Должны быть 1,5 за первые два часа дня и 2 за остальные. Если локальный акт даёт больше, поменяйте коэффициент здесь.
2. Часовая ставка. Для оклада ЗУП пересчитывает ставку в стоимость часа. Способ пересчёта — по норме текущего месяца или по среднемесячной норме года — задают в настройках расчёта зарплаты. Выберите тот, что закреплён в положении об оплате труда.
3. Надбавки в базе. С сентября 2023 года в базу входят компенсационные и стимулирующие выплаты. Если у сотрудников есть постоянные надбавки, проверьте, что формула их учитывает. Если нет — добавьте их показатели в формулу или заведите отдельную доплату.

На вкладке Средний заработок того же начисления убедитесь, что флажки включения в базу для отпускных и пособий стоят. Об этом — в разделе про средний заработок.

Шаг 2. Оформляем переработку документом и проверяем табель

Документ создают в журнале Зарплата → Работа сверхурочно. Один документ можно сделать на отдел за месяц или на конкретный день — как удобнее вести основание (приказ, письменное согласие).

1. Нажмите Создать, укажите организацию и подразделение.
2. Добавьте сотрудника и в его строке укажите дату работы и количество часов.
3. Если переработка была в несколько дней, вводите каждый день отдельной строкой. Это важно для правильного деления на 1,5 и 2.
4. Выберите способ компенсации: оплата или время отдыха.
5. Проведите документ.

Пример расчёта

Оклад — 66 000 ₽, норма месяца по производственному календарю — 165 часов. Стоимость часа: 66 000 / 165 = 400 ₽.

Если бы те же 5 часов ввели одной строкой за месяц, ЗУП посчитал бы 2 часа по 1,5 и 3 часа по 2: 1 200 + 2 400 = 3 600 ₽. Переплата 400 ₽ — типичное следствие ввода «итогом».

Что увидите в табеле

Проведённый документ попадает в учёт рабочего времени. В форме Т-13 (отчёт Табель учета рабочего времени в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате) сверхурочные часы отражаются буквенным кодом С, цифровой код — 04.

Рядом с кодом С в тот же день стоит обычная явка Я с нормой по графику. Переработка не заменяет явку, а добавляется к ней.

💡 Если табель в организации ведут документом Табель (вводят время по факту), переработку можно отметить и там — видом времени С. Но выбирайте один способ: документ «Работа сверхурочно» и ручную отметку в табеле за тот же день одновременно не ставят, иначе часы задвоятся.

Шаг 3. Начисление зарплаты и проверка суммы

Отдельно рассчитывать переработку не нужно. В конце месяца откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите Заполнить.

Строка «Оплата сверхурочных часов» появится у сотрудника рядом с окладом. Проверка за полминуты:

1. Дважды щёлкните по сумме или откройте подробности расчёта строки.
2. Сверьте количество часов с документом «Работа сверхурочно».
3. Проверьте стоимость часа: оклад, делённый на норму, плюс надбавки, если они входят в базу.
4. Пересчитайте вручную один день с делением на 1,5 и 2.

Если документ о переработке провели после начисления, перезаполните начисление за месяц. Если месяц уже закрыт и выплачен, оформите переработку в текущем месяце — ЗУП доначислит её перерасчётом прошлого периода.

Отгул вместо денег: как оформить время отдыха

Если сотрудник выбрал отдых, в документе «Работа сверхурочно» для его строки укажите компенсацию временем отдыха. Тогда повышенная оплата за эти часы не начисляется.

Сам день отдыха оформляют позже, когда работник его берёт:

1. Включите учёт отгулов: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Учет отсутствий, флажок отгулов.
2. Создайте документ Отгул в разделе Зарплата (журнал отсутствий).
3. Укажите дату или часы отгула.
4. Проведите документ.

В табеле день отгула отмечается видом времени с отсутствием, а не прогулом. Если день отдыха забыли оформить, ЗУП посчитает его неявкой, и оклад за месяц уменьшится.

Суммированный учёт: переработку считают в конце периода

У сменных и вахтовиков переработка видна только по итогам учётного периода — месяца, квартала или года. Ежедневный документ здесь не подходит: в один день человек работает 12 часов по графику, и это не сверхурочно.

Как это устроено в ЗУП:

• 📅 График работы сотрудника отмечен как суммированный учёт, и в нём задан учётный период.
• 🧮 Норма периода берётся из производственного календаря (пятидневки), а факт — из табеля.
• 📌 Начисление «Оплата переработки при суммированном учете» ЗУП добавляет в начисление зарплаты в последнем месяце учётного периода.

Часы переработки за период программа делит так же: первые 2 часа — в 1,5 размере, остальные — в двойном. Это общепринятая позиция для суммированного учёта: 2 часа считают на весь период, а не на каждую смену.

⚠️ При учётном периоде «квартал» или «год» не удивляйтесь, что сумма за переработку в первые месяцы нулевая. Деньги появятся только в последнем месяце периода. Если сотрудник увольняется раньше, переработку считают на дату увольнения — проверьте, что начисление попало в расчёт при увольнении.

Как переработка влияет на средний заработок

Оплата сверхурочных — часть заработной платы, поэтому она входит в средний заработок.

Частая ловушка — годовая премия и переработка в одном расчётном периоде. Обе выплаты попадают в среднее, но если флажок на начислении снят вручную, отпускные окажутся меньше, а работник вправе потребовать доплату.

💡 Проверка: откройте отпуск сотрудника, перейдите к расшифровке среднего заработка и найдите в ней месяц, когда была переработка. Сумма «Оплаты сверхурочных часов» должна стоять в строке этого месяца.

Учёт сверхурочных в бухгалтерии и для налогов

Сама ЗУП проводок не делает. Она готовит данные для бухгалтерии: в документе Отражение зарплаты в бухучете каждая сумма идёт со способом отражения. Бухгалтерия (БП 3.0) получает его через синхронизацию и формирует проводки.

Способ отражения назначают в карточке начисления, сотрудника, подразделения или организации. Для переработки обычно берут тот же счёт затрат, что и для оклада.

Налоги и взносы:

• 💼 НДФЛ — удерживается полностью, код дохода 2000, как с обычной зарплаты.
• 🏛 Страховые взносы — начисляются на всю сумму, льгот для переработки нет.
• 📉 Налог на прибыль — оплата сверхурочной работы входит в расходы на оплату труда по пункту 3 статьи 255 НК РФ. Нужно подтверждение: приказ, согласие, табель с кодом С.

Если переработка оплачена сверх лимита в 120 часов, налоговая может спорить о расходах. Деньги работнику всё равно положены, а риск по налогу лучше снять — не допускать превышения.

Где чаще всего ошибаются

Частые вопросы