Проведение табеля учёта рабочего времени в 1С ЗУП и БП

Табель в 1С ЗУП проводят документом «Табель» в разделе Зарплата, но заводить его нужно не всегда. При сводном (помесячном) учёте рабочего времени программа берёт отработанные дни и часы прямо из графика сотрудника и документов-отклонений — отдельный табель не создают. Документ «Табель» нужен только при подневном учёте, когда время надо проставить по каждому дню.

Поэтому первый вопрос перед заполнением — какой учёт времени у вас настроен. От этого зависит, вводите вы данные руками или только проверяете то, что 1С посчитала сама. Ниже — как это устроено в ЗУП 3.1, чем отличается учёт в Бухгалтерии 3.0, какие отклонения подтягиваются автоматически и почему табель иногда считает не те часы.

Сводный или подневный учёт: нужен ли документ «Табель»

В 1С есть два способа учитывать отработанное время.

• 📅 Сводный учёт — норма берётся из графика работы, а отклонения (отпуск, больничный, командировка) вносятся отдельными документами. Отработанные дни и часы рассчитываются автоматически. Документ «Табель» не нужен.
• 🗓️ Подневный учёт — время проставляется по каждому календарному дню вручную. Вот здесь и работает документ «Табель»: в нём для каждого сотрудника на каждый день указывают вид времени и количество часов.

По умолчанию в ЗУП включён сводный учёт — он проще и закрывает потребности большинства организаций с обычными графиками. Подневный включают, когда часы «плавают»: сменные графики со сверхурочными, суммированный учёт, производство с ежедневным нарядом.

Способ учёта задаётся в разделе Настройка → Расчёт зарплаты и может быть разным для организации в целом или для отдельных сотрудников. Если вы не уверены, какой режим включён, откройте этот раздел и посмотрите параметры учёта времени — там же видно, выполняется ли подневный учёт.

Ещё одна развилка — суммированный учёт времени. Его включают, когда норму нельзя выдержать по дням или неделям: сменный график сутки через трое, вахта, непрерывное производство. При нём норма и переработки считаются за учётный период целиком (месяц, квартал или год), а не помесячно. Подневный табель и суммированный учёт часто идут в паре: вы фиксируете фактические часы по дням, а итог сверяется с нормой периода. Если у вас обычная пятидневка, суммированный учёт не нужен — не включайте его «на всякий случай», это усложнит сверку.

Подготовка: графики работы и виды времени

Прежде чем проводить табель, два справочника должны быть в порядке — иначе часы посчитаются неверно.

Графики работы сотрудников — Настройка → Графики работы сотрудников. График задаёт норму: сколько дней и часов сотрудник должен отработать. Проверьте, что:

• у каждого сотрудника в кадровых документах указан действующий график;
• в графике правильно заполнен производственный календарь (праздники переносятся автоматически при обновлении календаря);
• для сменных графиков корректно задан цикл смен.

Без заполненного графика табель покажет нули или норму «как по пятидневке», даже если человек работал по сменам.

Виды использования рабочего времени — это классификатор, где каждому типу времени соответствует буквенный и цифровой код формы «Т-13». Открывается из раздела Настройка (классификатор видов времени). Основные коды:

Типовые виды времени уже заведены при установке программы. Добавлять свои приходится редко — только под нестандартные ситуации. Если нужного вида в списке нет, проверьте, не отключён ли он, прежде чем создавать дубль.

Как заполнить документ «Табель» в ЗУП 3.1

Этот раздел нужен только при подневном учёте. Порядок такой:

1. Откройте список Зарплата → Табели и создайте новый документ.
2. Укажите месяц, организацию и при необходимости подразделение — так список сотрудников сузится до нужного.
3. Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт сотрудников и расставит время по их графикам: рабочие дни получат вид Я с нормой часов, выходные — В.
4. Пройдитесь по табличной части. В ней на каждого сотрудника по дням стоят две величины — вид времени (буквенный код) и количество часов.
5. Скорректируйте дни, которые отработаны не по графику: поставьте нужный код и часы вручную.

Фактически отработанные часы, которые вы проставили, попадут в расчёт зарплаты за месяц. Поэтому цифры в табеле и в начислении должны сходиться — об этом в разделе про проведение.

Отклонения: что 1С подтянет сама, а что вносить руками

Главная ошибка новичка — дублировать в табеле то, что уже оформлено отдельными документами. В 1С отклонения регистрируются своими документами и отражаются в учёте времени автоматически.

Вносятся отдельными документами (в табель руками не ставим):

• 🏖️ отпуск — документ «Отпуск»;
• 🤒 больничный — документ «Больничный лист»;
• ✈️ командировка — документ «Командировка»;
• 🚫 прогул, неявка, отпуск без сохранения зарплаты — документ по учёту отсутствий.

После проведения этих документов соответствующие дни в табеле получают коды ОТ, Б, К, ПР или ДО, а отработанное время за эти дни обнуляется.

Проставляются вручную или своими документами переработок:

• ночные часы — документ регистрации работы в ночное время;
• работа в выходные и праздники — документ «Работа в выходные и праздники»;
• сверхурочные — документ «Работа сверхурочно».

Логика простая: документы-отклонения главнее табеля. Табель фиксирует только то, чего нет в других документах, — фактические явки и переработки. Остальное 1С расставит сама.

Проведение табеля и что он формирует

Когда время проставлено и проверено, нажмите «Провести и закрыть».

Важно понимать, что сам табель не делает бухгалтерских проводок. Он регистрирует фактически отработанное время в учёте — это данные, на которые опирается начисление зарплаты. Проводки Дт 20 (26, 44) Кт 70 появятся позже, когда вы проведёте документ начисления зарплаты за месяц.

Порядок закрытия месяца при подневном учёте:

1. Провести все документы-отклонения (отпуска, больничные, командировки).
2. Провести табель с фактическими явками.
3. Начислить зарплату — она подтянет часы из табеля и отклонений.
4. Сверить: сумма отработанных и неотработанных дней по каждому сотруднику должна дать календарную норму месяца.

Для проверки удобен отчёт по отработанному времени (Зарплата → Отчёты по зарплате, группа отчётов по времени). Он покажет по сотрудникам норму, явки, отклонения и расхождения, если они есть.

Табель в 1С:Бухгалтерии 3.0 — чем отличается

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощён и рассчитан на небольшой штат. Учёт времени здесь ведётся по графику, а отдельного подневного табеля с проставлением часов по каждому дню, как в ЗУП, нет.

Что это значит на практике:

• Норма времени берётся из графика работы (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Графики работы).
• Отсутствия (болезнь, отпуск, прогул) оформляются документами в разделе Зарплата и кадры, и начисление их учитывает.
• Печатную форму «Т-13» можно сформировать из раздела зарплаты как отчёт по отработанному времени.

Если нужен полноценный подневный табель, сменные графики и суммированный учёт — это задача для ЗУП. Фирма 1С сама рекомендует вести расчёт зарплаты в ЗУП при штате больше нескольких человек, а в Бухгалтерию передавать итоговые проводки через синхронизацию.

Поэтому пошаговое заполнение документа «Табель», описанное выше, относится к ЗУП 3.1. В Бухгалтерии вы работаете с графиком и документами отсутствий, а табель получаете как печатную форму.

Печать формы «Т-13» и хранение табеля

Унифицированные формы «Т-12» и «Т-13» утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они необязательны: по закону о бухучёте организация вправе применять свою форму. Но вести учёт отработанного времени работодатель обязан в любом случае — это прямое требование статьи 91 ТК РФ.

Форму «Т-13» в ЗУП печатают из отчёта по отработанному времени или из самого документа «Табель» — кнопка печати формирует привычный бланк с буквенными кодами и часами по дням. Разница между формами:

• Т-12 — объединяет учёт времени и расчёт оплаты, заполняется комбинированно, подходит для ручного ведения;
• Т-13 — только учёт времени, рассчитана на автоматизированное заполнение. Именно её формирует 1С.

Почему табель считает неверно: разбор причин

Если часы в табеле или начислении не сходятся, причина почти всегда в данных, а не в самой программе.

Отдельно про суммированный учёт: при нём норму считают не по месяцу, а за учётный период (квартал, год). Сверять отработанное с месячной нормой в этом случае некорректно — переработки и недоработки выводятся на конец периода.

Частые вопросы