Учёт ТМЦ в 1С: от поступления на склад до списания

Весь путь товара или материала в 1С — это четыре типа операций: приход, перемещение между складами, расход и сверка остатков. Каждой соответствует свой документ, и каждый документ формирует движения по счетам 10, 41 или 43. Разберём порядок на 1С:Бухгалтерии 3.0 и отметим отличия 1С:Управление торговлей 11, где они есть.

Главная ошибка новичка — пытаться вбить проводки вручную. В типовых конфигурациях проводки по товарно-материальным ценностям вы не пишете: их считает сам документ по виду номенклатуры и настроенным счетам учёта. Задача — правильно завести справочники и выбрать нужный документ под операцию.

Что относится к ТМЦ и на каких счетах они учитываются

ТМЦ (товарно-материальные ценности) в учёте — это запасы: то, что куплено для перепродажи, израсходуется в производстве или пойдёт на хозяйственные нужды. С 2021 года их учёт регулирует ФСБУ 5/2019 «Запасы».

В плане счетов 1С под них отведены три основных счёта:

• 📦 41 «Товары» — всё, что куплено на продажу;
• 🔩 10 «Материалы» — сырьё, комплектующие, хозяйственный инвентарь, спецодежда (субсчета 10.01–10.11);
• 🏭 43 «Готовая продукция» — то, что произвели сами.

Счёт определяется не вашим выбором в документе, а видом номенклатуры. Поэтому классификация начинается в справочнике, а не в накладной. Если один и тот же артикул вы и продаёте, и пускаете в производство, его всё равно заводят один раз, а счёт учёта подставляется по правилам (об этом ниже).

От правильной классификации зависит не только счёт, но и то, как ценность поведёт себя дальше: товар уйдёт через реализацию с формированием себестоимости продаж, материал спишется в затраты требованием-накладной, а готовая продукция появится из документов производства. Ошибка на этом шаге тянется через весь учёт, поэтому вид номенклатуры проверяют до первого прихода, а не после.

Настройка справочников перед первым приходом

Пока не заполнены три справочника, ни один документ не проведётся корректно. Настройте их заранее.

1. Склады. Раздел Справочники → Склады. Даже если склад один, он должен существовать в базе. Для оптовой и розничной торговли заводят отдельные склады с разным типом цен.

2. Номенклатура. Раздел Справочники → Номенклатура. Для каждой позиции обязательно указывается Вид номенклатуры — именно он тянет за собой счёт учёта. Заведите папки-группы (например, «Товары», «Материалы», «Тара»), чтобы не искать позиции по всему списку.

3. Счета учёта номенклатуры. Это регистр сведений , открывается из карточки вида номенклатуры или по ссылке Счета учёта номенклатуры в разделе Справочники. Здесь задаётся, какой счёт подставится для группы номенклатуры на конкретном складе. Один раз настроили — дальше документы берут счёт автоматически.

Способ оценки запасов при списании выбирается в учётной политике: Главное → Учётная политика. ФСБУ 5/2019 допускает два варианта — по средней себестоимости и ФИФО. Метод ЛИФО давно отменён, в типовых конфигурациях его нет. Решите это до первых операций: менять способ оценки задним числом — значит перепроводить весь период.

Поступление ТМЦ: документ и проводки

Приход от поставщика оформляется документом Поступление (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки. Выбираете вид операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия» — в зависимости от того, что в накладной.

Порядок заполнения:

1. Укажите контрагента, договор и склад прихода.
2. В табличную часть подберите номенклатуру, количество и цену из накладной поставщика.
3. Проверьте счёт учёта в колонке — он подставился по регистру, но его видно и можно поправить.
4. Укажите ставку НДС и счёт-фактуру (регистрируется по кнопке в подвале документа).
5. Проведите документ.

Типовые проводки поступления товара с НДС:

Доставка и прочие затраты на закупку. Расходы на транспортировку, погрузку, таможенные платежи по ФСБУ 5/2019 включаются в фактическую себестоимость запасов. В 1С их разносят документом Поступление доп. расходов (раздел Покупки): сумма доставки распределяется по позициям накладной пропорционально стоимости или количеству, и себестоимость каждой позиции растёт. Если списать доставку сразу на расходы, себестоимость товара окажется занижена, а финрезультат при продаже — искажён.

Возврат поставщику. Если часть партии бракована, оформляется Возврат товаров поставщику на основании поступления. Документ сторнирует приход и входной НДС по возвращённым позициям — вручную красные проводки делать не нужно.

В 1С:УТ 11 приход оформляется документом Приобретение товаров и услуг (раздел Закупки). Логика та же, но бухгалтерские проводки формируются при синхронизации с бухгалтерией — в самой УТ ведётся управленческий и регламентированный учёт по своим регистрам. Термины тоже отличаются: там, где в Бухгалтерии «Склады», в УТ появляются «Структура предприятия» и ордерные склады с отдельными документами приёмки.

Перемещение ТМЦ между складами

Когда товар физически переезжает с одного склада на другой, оформляется документ Перемещение товаров в разделе Склад.

В шапке указываются склад-отправитель и склад-получатель, в табличной части — что и в каком количестве едет. Себестоимость переносится автоматически, вводить цену не нужно.

Важный момент про проводки. Перемещение не меняет общую стоимость запасов и не затрагивает счёт расчётов. Если в базе включён учёт по складам, движение идёт в пределах одного счёта — меняется только аналитика «Склад»:

Для передачи между подразделениями одной организации перемещение подходит. Для передачи другому юрлицу это уже реализация или передача на комиссию — другой документ.

Списание ТМЦ: расход, недостача, передача в производство

«Списать» ТМЦ можно по разным причинам, и под каждую — свой документ. Выбор документа определяет корреспондирующий счёт.

Передача материалов в производство или на хознужды — документ Требование-накладная (раздел Склад или Производство). Указываете счёт затрат на вкладке «Счёт затрат»:

Недостача, порча, бой — документ Списание товаров (раздел Склад). Он формирует проводку в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальнейшая судьба суммы (на виновное лицо, в прочие расходы) оформляется отдельно.

Спецодежда и инвентарь. Для этих материалов на счёте 10 предусмотрены отдельные субсчета, а передачу в эксплуатацию оформляют документом Передача материалов в эксплуатацию. Способ погашения стоимости (линейно или единовременно) зависит от срока использования и учётной политики. Пока предмет в эксплуатации, он числится за балансом для контроля сохранности.

Себестоимость списания 1С считает сама по выбранному способу оценки (средняя или ФИФО). Вручную сумму вводить не нужно и нельзя — она появится после проведения регламентной операции закрытия месяца, если применяется расчёт средней за месяц. Поэтому первичную оценку в документе до закрытия периода вы можете видеть приблизительной — это нормально.

Инвентаризация: как свести учёт с фактом

Раз в год (а при смене матответственного — внепланово) фактические остатки сверяют с учётными. Порядок задан Методическими указаниями Минфина № 49.

В 1С это делается в три шага, все документы — в разделе Склад:

1. Инвентаризация товаров — заполняется по данным учёта кнопкой Заполнить, затем в колонку «Количество фактическое» вносятся реальные остатки. Документ проводок не делает — это ведомость сверки. Из него печатают ИНВ-3 и сличительную ведомость.
2. Оприходование товаров — вводится на основании инвентаризации по излишкам.
3. Списание товаров — вводится на основании инвентаризации по недостачам.

Пересортица. Если по одной позиции излишек, а по близкой — недостача на то же количество, бухгалтер вправе зачесть их взаимно (пересортица) при условии, что это один период, одно матответственное лицо и сходные товары. В 1С зачёт отражают корректировкой: оприходование одной позиции и списание другой в равных количествах. Разницу в стоимости, если она есть, относят на счёт 94 или в доходы. Автоматического «зачёта пересортицы» в типовой конфигурации нет — его собирают вручную из оприходования и списания, поэтому сначала проанализируйте сличительную ведомость.

Отчёты для проверки остатков ТМЦ

После операций остатки удобно контролировать стандартными отчётами в разделе Отчёты:

Если ОСВ по счёту 41 показывает остаток в рублях без количества (или наоборот) — это первый признак пересортицы или списания в минус. Разворачивайте ведомость до документа и ищите, где разошлись количество и сумма.

Автоматизация ввода и ускорение работы

Ручной ввод накладных — самое узкое место. Что реально экономит время:

• 📥 Входящий ЭДО. Поступления по УПД создаются из входящих электронных документов автоматически, с проводками и счётом-фактурой. Настраивается в Администрирование → Обмен электронными документами.
• 📊 Загрузка из Excel. В документе поступления есть команда загрузки табличной части из внешнего файла — удобно, когда поставщик присылает прайс или накладную таблицей.
• 🔖 Штрихкодирование и ТСД. Подбор номенклатуры сканером ускоряет и приход, и инвентаризацию в разы, особенно на большом ассортименте.
• 🔁 Ввод на основании. Перемещение, реализацию, возврат удобно создавать на основании поступления — реквизиты и позиции копируются.

Для складов с большим оборотом эти механизмы перестают быть «приятным дополнением» и становятся обязательными: вручную завести сотни строк без ошибок невозможно.

Частые вопросы