Проведение поступления товаров в 1С:Бухгалтерии 8.3

Поступивший от поставщика товар проводят документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе Покупки. Там выбирают вид операции Товары (накладная, УПД), заполняют табличную часть по накладной и нажимают Провести. В учёте появятся проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на входной НДС.

Звучит просто, но на практике документ отказывается проводиться из-за незаполненных счетов учёта, расходится НДС, не закрывается аванс или задваивается цена. Ниже — как заполнить документ без ошибок, какие справочники подготовить заранее, как учесть доставку и что делать, если 1С выдаёт красное окно вместо проведённой накладной.

Инструкция для 1С:Бухгалтерии 8.3 (конфигурация «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0). В «Управлении торговлей» и ERP принцип тот же, но пути меню и часть реквизитов отличаются.

Что подготовить перед вводом накладной

Документ ссылается на несколько справочников. Если их не заполнить, 1С остановит проведение или подставит не те счета.

• 📇 Контрагент и договор. Поставщика заводят в Справочники → Контрагенты. По кнопке Заполнить из ИНН реквизиты подтянутся автоматически. Договор должен быть с видом С поставщиком.
• 📦 Номенклатура. Каждую позицию накладной заводят в Справочники → Номенклатура. Для товара в карточке важен вид номенклатуры Товары — от него зависят счета учёта.
• 🏬 Склад. Если учёт ведётся по нескольким складам, склад поступления выбирают в шапке документа. Список складов — в Справочники → Склады.
• 💶 Счета учёта номенклатуры. Регистр, который определяет, на какой счёт попадёт товар и его НДС. О нём — отдельный раздел ниже.

В карточке товара заодно проверьте два реквизита, которые влияют на сумму: единицу измерения (чтобы цена за штуку не умножилась на упаковку) и ставку НДС по умолчанию. Если ставка в карточке не совпадёт со ставкой в накладной, 1С подставит её в строку, и сумму придётся править вручную.

Если поставщик новый и работаете с ним впервые, заложите пять минут на справочники — это быстрее, чем потом искать, почему товар сел не на тот счёт. Один раз заполненные счета учёта и договор дальше подставляются автоматически.

Как заполнить документ поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).

1. Шапка. Укажите дату (она же дата проводок), организацию, контрагента, договор и склад. В поле Номер входящего и от впишите номер и дату накладной поставщика — это реквизиты его документа, а не вашего.
2. Табличная часть. Добавьте строки по накладной: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма посчитается автоматически.
3. НДС сверху или в сумме. Нажмите ссылку НДС над таблицей и выберите НДС сверху или НДС в т.ч. — в зависимости от того, как цены указаны в накладной поставщика. Ошибка здесь задваивает или занижает налог.
4. Счёт-фактура. Внизу документа есть поля Счёт-фактура № и от. Заполните их и нажмите Зарегистрировать — без этого входной НДС не попадёт в книгу покупок.

Прежде чем проводить, сверьте итоговую сумму документа с суммой в накладной поставщика до копейки. Расхождение в рубль обычно означает неверную ставку НДС или режим «сверху/в сумме».

Если поставщик прислал УПД (универсальный передаточный документ), отдельный счёт-фактуру заводить не нужно — выберите в поле счёта-фактуры тип УПД, и один документ закроет и накладную, и вычет НДС.

Когда поставщик привозит товар частями, оприходуйте по факту каждую партию отдельным документом на фактически принятое количество. Делить одну накладную на «виртуальные» части не нужно — на учёте это только запутает остатки. Данные о грузоотправителе и грузополучателе, если они отличаются от продавца и покупателя, заполняют по ссылке Грузоотправитель и грузополучатель в подвале документа — на проводки это не влияет, но попадёт в печатные формы.

Счета учёта номенклатуры и цены

Счета подставляются не вручную в каждой строке, а из регистра Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры (ссылка сверху списка номенклатуры).

Запись регистра работает по правилу «от частного к общему»: 1С ищет настройку сначала для конкретной номенклатуры, затем для вида номенклатуры, затем общую. Для обычного товара типовые счета такие:

Если товар покупается не для перепродажи, а как материал, в карточке номенклатуры ставят вид Материалы — тогда счёт учёта будет 10, а НДС 19.03.

Про виды цен: в «Бухгалтерии» цена поступления берётся прямо из строки документа, отдельный справочник видов цен для прихода не обязателен. Он нужен в «Управлении торговлей» и в рознице, где цены хранятся в регистрах. Если же вы ведёте в БП учёт по плановым ценам или регистрируете цены поставщиков, это делают отдельным документом Установка цен номенклатуры — но для проведения прихода он не требуется.

Проведение и проверка проводок

Нажмите Провести (документ останется открытым) или Провести и закрыть. После проведения проверьте движения — кнопка Дт/Кт на верхней панели документа. В открывшемся окне видно все сформированные проводки сразу по трём учётам, где они ведутся: бухгалтерскому, налоговому и по НДС. Если какой-то вкладки с движениями нет, значит по этому разрезу документ ничего не сформировал — это повод проверить заполнение.

Стандартный набор проводок для поступления товара с НДС:

Если поставщику ранее платили аванс, 1С сама добавит проводку зачёта Дт 60.01 Кт 60.02 — при условии, что в договоре стоит зачёт аванса Автоматически. Проверьте сальдо по счёту 60: по одному поставщику не должно одновременно висеть дебетовое и кредитовое сальдо на одну и ту же поставку. Если зачёт не прошёл, убедитесь, что оплата и поступление идут по одному и тому же договору — по разным договорам аванс не закроется автоматически.

Проводка принятия НДС к вычету (Дт 68.02 Кт 19.03) формируется не самим поступлением, а при регистрации счёта-фактуры и отражается в книге покупок. Проверить вычет можно отчётом Отчёты → Книга покупок.

От способа оценки запасов зависит, как потом спишется себестоимость этого товара при продаже. В учётной политике (Главное → Учётная политика) 1С:Бухгалтерия поддерживает оценку по средней себестоимости и по ФИФО. На само проведение прихода это не влияет — товар всегда приходуется по фактической цене поставщика, — но выбранный метод определит, какая сумма спишется в расход. Менять метод в середине года нельзя: это элемент учётной политики.

Доставка и прочие расходы в стоимости товара

Доставку, погрузку, таможенные и посреднические услуги, которые увеличивают стоимость партии, проводят отдельным документом Покупки → Поступление доп. расходов.

Порядок такой:

1. Создайте документ Поступление доп. расходов, укажите поставщика услуги и сумму расхода.
2. На закладке Товары подберите накладную поступления, к которой относится расход, — кнопка Заполнить → По поступлению.
3. Выберите способ распределения: По сумме или По количеству. Расход «размажется» по строкам и увеличит себестоимость каждой позиции.
4. Проведите. Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 на сумму расхода и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС по услуге.

Так себестоимость товара на счёте 41.01 станет полной — с учётом доставки. Это требование ФСБУ 5/2019 «Запасы»: в стоимость запасов включают затраты на доведение их до состояния и места, пригодного для использования.

Если доставку включать в себестоимость не нужно (например, учётной политикой расходы на продажу списываются на 44 счёт), документ доп. расходов не применяют, а услугу проводят обычным поступлением услуг на счёт затрат.

Способ распределения выбирайте по смыслу расхода. По количеству подходит, когда затрата зависит от объёма (вес, число мест при доставке). По сумме — когда расход логично распределить пропорционально стоимости товаров, например для таможенных или посреднических услуг. После проведения загляните в движения документа кнопкой Дт/Кт: сумма расхода должна разложиться по тем же строкам номенклатуры, что были в исходном поступлении.

Разбор типичных ошибок при проведении

Красное окно при проведении почти всегда указывает на конкретную причину — 1С пишет её в тексте сообщения внизу экрана. Прочитайте сообщение целиком: там обычно названа и номенклатура, и счёт, которого не хватает. Найдите свой симптом:

Отдельная частая проблема — нарушение последовательности. Если провести приход задним числом, более поздние документы (реализации, списания) могут показать неверную себестоимость. После ввода «исторической» накладной выполните Операции → Закрытие месяца или перепроведите документы за период кнопкой группового перепроведения.

Частые вопросы