Сессия у сотрудника: оформляем, считаем и выплачиваем учебный отпуск в 1С:ЗУП

Учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП оформляют отдельным документом «Учебный отпуск»: он появляется после включения учебных отпусков в настройках расчёта зарплаты. Документ сам считает средний заработок, ставит в табель код У (оплачиваемый) или УД (без оплаты) и передаёт сумму в выплату — с зарплатой или в межрасчётный период.

Порядок одинаков для «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» в интерфейсе «Такси» и для ЗУП в составе КОРП: справка-вызов → флажок в настройках → документ → проверка среднего → выплата. Кадровик закрывает первые три шага, расчётчик — остальные.

1. Основание для учебного отпуска: какой он и сколько дней

Прежде чем открывать программу, проверьте документы сотрудника. Учебный отпуск дают не по заявлению «хочу на сессию», а по справке-вызову из учебного заведения. Без неё оснований нет.

Оплачиваемый отпуск положен, если выполнены три условия:

• 🎓 образование соответствующего уровня сотрудник получает впервые (второе высшее — уже по соглашению с работодателем);
• 🏛 у программы есть государственная аккредитация;
• 📝 форма обучения — очно-заочная или заочная, и сотрудник успешно учится.

Если сотрудника направил на обучение сам работодатель по договору, гарантии дают независимо от того, какое это по счёту образование.

Сколько дней положено по ТК РФ:

Цифры в таблице — максимум за учебный год. Конкретное число дней берите из справки-вызова: отпуск даётся на срок сессии, а не «по максимуму».

После сессии сотрудник приносит вторую часть справки — справку-подтверждение. Положите её в личное дело вместе с приказом: при проверке трудовой инспекции или ФНС она подтверждает, что выплата обоснована.

2. Как включить учебные отпуска в ЗУП 3.1

В свежей базе документа «Учебный отпуск» может не быть в списках — механизм выключен. Включите его один раз:

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Отпуска установите флажок Учебные отпуска.
4. Нажмите ОК и закройте настройку.

После этого программа создаст начисления для оплаты учебного отпуска и откроет доступ к документу. Начисление можно посмотреть в Настройка → Начисления: у него способ расчёта «по среднему заработку», а вид времени — учебный отпуск. Менять формулу не нужно, она уже соответствует постановлению № 922.

3. Оформление учебного отпуска в 1С 8.3: документ по шагам

Документ создают из журнала отпусков: Кадры → Отпуска или Зарплата → Отпуска — это один и тот же список. Нажмите Создать и выберите Учебный отпуск.

Пошаговая инструкция, как оформить учебный отпуск в 1С 8.3 Зарплата и кадры:

1. Месяц начисления. Укажите месяц, в котором начинается отпуск. Если сессия стартует 28 октября, а деньги платите 24-го, месяц всё равно октябрь.
2. Организация и сотрудник. Выберите сотрудника. Программа подставит его должность, подразделение и плановые начисления.
3. Период отпуска. Заполните даты «с» и «по» строго по справке-вызову. Количество календарных дней посчитается само.
4. Вид отпуска. Для оплачиваемого — начисление оплаты учебного отпуска. Если отпуск без сохранения заработка, его в ЗУП 3.1 вносят документом Отпуск без сохранения оплаты с видом учебного неоплачиваемого отпуска; этот вид создаётся после того же флажка в настройках.
5. Порядок выплаты. Выберите: выплатить вместе с зарплатой или в межрасчётный период. Для сессии почти всегда нужен второй вариант — человек уходит на учёбу в середине месяца.
6. Расчёт. Нажмите Рассчитать (или документ пересчитается сам при изменении дат). На вкладке Начислено (подробно) появится строка с суммой, на вкладке удержаний — НДФЛ.
7. Основание. В комментарии укажите номер и дату справки-вызова. Через год, при споре, это сэкономит поиск по архиву.
8. Проведение. Нажмите Провести и закрыть. Печатную форму приказа берите из меню Печать документа.

Если сотрудник учится и у него параллельно должен начаться ежегодный отпуск, сначала проведите учебный: даты ежегодного придётся сдвинуть. Программа покажет пересечение и не даст провести документы с наложением периодов.

4. Расчёт среднего заработка за учебный отпуск

Учебный отпуск оплачивают по тем же правилам, что и ежегодный: средний дневной заработок по постановлению № 922, умноженный на календарные дни.

Как это работает:

• 📅 Расчётный период — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.
• ➗ Формула: выплаты за период ÷ 12 ÷ 29,3 — если все месяцы отработаны полностью.
• ✂️ Исключаемые периоды — больничные, ежегодные и прошлые учебные отпуска, другие дни с сохранением среднего. Их дни и выплаты в расчёт не попадают, а неполные месяцы считаются пропорционально.

Пример. Оклад 60 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, премий нет. Сессия — 20 календарных дней.

В документе сумма среднего заработка выводится ссылкой рядом с расчётом. Кликните по ней — откроется форма с помесячной расшифровкой: сколько дней отработано, какие суммы учтены, какие премии взяты полностью или частично.

Что делать, если цифра не сходится:

• 🧾 Сотрудник принят недавно, а прошлых данных нет. Если зарплата до ведения учёта в ЗУП считалась в другой программе, внесите прошлые месяцы прямо в форме среднего заработка или отдельным документом ввода данных для расчёта среднего. Иначе расчёт будет по тем месяцам, что есть в базе.
• 💰 Премия попала не так. Годовые и квартальные премии учитываются по особым правилам постановления № 922. Проверьте в карточке начисления премии, как она участвует в расчёте среднего.
• 📈 Было повышение окладов в организации. Средний заработок за период до повышения пересчитывается на коэффициент. В ЗУП это происходит автоматически, если повышение оформлено документом изменения оплаты всем сотрудникам, а не кадровым переводом по одному человеку.

5. Учебный отпуск в табеле учёта рабочего времени

Отдельно заполнять табель не нужно. Проведённый документ сам регистрирует дни отсутствия, и в табеле появляются коды:

В ЗУП 3.1 табель формируют отчётом «Табель учета рабочего времени » по унифицированной форме Т-13 — его удобно найти через поиск по отчётам раздела Зарплата. Сформируйте отчёт за месяц и посмотрите строку сотрудника: дни отпуска должны стоять с нужной буквой, а не с Я.

Почему в табеле может стоять явка вместо отпуска:

• документ не проведён или сохранён черновиком;
• даты отпуска не попадают в месяц табеля, а начисление по ошибке в другом месяце;
• после проведения отпуска кто-то перепровёл документ «Табель» за этот месяц, и ручные данные перекрыли отпуск.

Если учёт времени у вас ведётся документом «Табель» вручную, не заполняйте дни сессии явками: при расчёте зарплаты сотруднику начислится и оклад, и отпускные за одни и те же дни.

6. Начисление зарплаты и выплата отпускных за учёбу

Дальше документ живёт по той же схеме, что и ежегодный отпуск.

Если выбрана выплата в межрасчётный период

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета — смотря как платите).
2. Создайте ведомость, в поле вида выплаты выберите выплату отпусков.
3. Нажмите Заполнить — в ведомость попадёт сумма к выплате по проведённому документу.
4. Проведите ведомость в день перечисления денег. НДФЛ будет удержан именно на эту дату.

Если выплата с зарплатой

Сумма войдёт в документ Начисление зарплаты и взносов за месяц и выплатится вместе с остальным. В самом документе начисления учебный отпуск отображается отдельной строкой; оклад за дни сессии программа уже не начислит.

Сроки. Для ежегодного отпуска ТК прямо требует выплату не позднее чем за три дня до начала. Для учебного единой позиции нет, поэтому большинство организаций платит по тому же правилу — так безопаснее при проверке. Если справка-вызов пришла за день до сессии, выплачивайте сразу после получения.

Налоги и учёт:

• 🧮 НДФЛ удерживают в день выплаты и перечисляют в составе ЕНП в общие сроки для зарплатного НДФЛ.
• 🏦 Страховые взносы начисляются на оплату учебного отпуска в обычном порядке — в ЗУП они считаются при начислении зарплаты за месяц.
• 📊 Налог на прибыль — оплата учебного отпуска относится к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Если зарплатный учёт ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в «1С:Бухгалтерии 3.0», эти проводки появятся там после синхронизации и загрузки документа «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц. Вручную их в БП дублировать не нужно.

7. Отчёты и контроль: где проверить учебный отпуск

После месяца, в котором была сессия, пройдитесь по трём точкам:

1. Расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчеты по зарплате). Там видны начисление учебного отпуска, удержанный НДФЛ и выплаченная сумма. Если оклад начислен за все дни месяца — где-то задублированы дни.
2. Табель Т-13 за месяц — коды У или УД на нужных датах.
3. Карточка сотрудника — по ссылке на отпуска видно все отсутствия за год. Это удобно, когда нужно ответить, сколько дней учебного отпуска человек уже использовал в текущем учебном году.

Для учебных отпусков остатков, как у ежегодного, программа не ведёт: лимит дней из таблицы в разделе 1 контролирует кадровик по справкам. Простой способ — вести в личном деле лист «Учебный год / курс / выдано дней» и сверять его с каждой новой справкой.

8. Частые вопросы по учебному отпуску в ЗУП