Как настроить и провести удержание из зарплаты в ЗУП 3.1

Удержание из зарплаты в 1С ЗУП 3.1 начинается не с документа, а с настройки: виды удержаний включают в Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, после чего под каждое основание (исполнительный лист, заём, профвзносы) заводят отдельный документ, а сумма попадает в Начисление зарплаты и взносов на закладку «Удержания». Проводку по удержанию формирует не ЗУП, а синхронизированная с ней «Бухгалтерия» — по виду удержания и его счёту.

Дальше по шагам: какие удержания бывают и в каких пределах их можно удержать, как завести вид удержания, чем оформить основание, как рассчитать сумму в начислении зарплаты и какие проводки в итоге увидит бухгалтер.

Какие бывают удержания и сколько можно удержать

Все удержания делятся на три группы, и порядок между ними жёсткий. Сначала считают НДФЛ, затем обязательные удержания по исполнительным документам, и только с остатка — добровольные по заявлению работника.

• ⚖️ Обязательные — алименты, долги по исполнительным листам, возмещение ущерба по решению суда. Работодатель обязан удерживать их без согласия сотрудника.
• 📄 По инициативе работодателя — неотработанный аванс, невозвращённые подотчётные суммы, неотработанные дни отпуска при увольнении, счётные ошибки (ст. 137 ТК РФ).
• ✍️ Добровольные — погашение займа, профсоюзные взносы, допвзносы в НПФ, оплата по заявлению сотрудника.

Размер удержания ограничен. По одному исполнительному документу или по инициативе работодателя — не более 20 % зарплаты после вычета НДФЛ. Если листов несколько или удерживают по специальным основаниям — до 50 %. Предел 70 % действует только для алиментов на несовершеннолетних, возмещения вреда здоровью, вреда в связи со смертью кормильца и ущерба от преступления (ст. 99 Закона № 229-ФЗ, ст. 138 ТК РФ).

НДФЛ формально тоже удержание, но через справочник видов удержаний он не проходит: налог считается автоматически при начислении и в этой инструкции не рассматривается.

Как включить удержания в настройках ЗУП

По умолчанию часть удержаний в программе скрыта, чтобы не загромождать интерфейс. Включают их один раз.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.
2. Перейдите на закладку «Удержания».
3. Отметьте флажками то, что используете: «Удержания по исполнительным документам», «Регистрируется выдача займов сотрудникам», «Удерживаются профсоюзные взносы», «Удерживаются добровольные взносы на накопительную пенсию».

После этого в разделе Зарплата появится группа команд «Алименты и другие удержания», а в разделе займов — документы по договорам.

Часть удержаний в ЗУП — это предопределённые виды, которые создаются автоматически при включении флажка (например, удержание по исполнительному листу). Их отдельно заводить не нужно.

Как создать произвольный вид удержания в справочнике

Когда нужного удержания среди предопределённых нет — например, разовое удержание стоимости спецодежды или возмещение за телефон, — создают свой вид.

1. Откройте Настройка → Удержания.
2. Нажмите Создать.
3. Задайте наименование — коротко и по сути, например «Удержание за спецодежду».
4. В поле «Назначение удержания» выберите подходящий вариант: «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям», «Удержание за неотработанные дни отпуска» и т. д. От назначения зависит, как удержание поведёт себя в расчёте и в отражении в учёте.
5. На закладке с формулой выберите способ расчёта: фиксированной суммой, процентом или произвольной формулой.

Готовый вид удержания появится в списке и станет доступен при вводе документа-основания.

Чем оформить основание удержания

Сумму нельзя удержать «просто так» — под каждое удержание нужен документ-основание. Он фиксирует, с кого, сколько, в чей адрес и до какого момента удерживать. Вводят эти документы в разделе Зарплата.

Разберём ключевые.

Исполнительный лист. В документе указывают получателя (создаётся как контрагент), период удержания, размер — долей, процентом или фиксированной суммой — и способ перечисления. Здесь же задают процент вознаграждения оператору связи или банку за перевод, если он есть. Соглашение об уплате алиментов, заверенное нотариусом, по силе равно исполнительному листу (ст. 109 СК РФ) и вводится тем же документом.

Договор займа сотруднику. Сначала оформляют сам договор и выдачу, затем настраивают погашение — ежемесячными платежами из зарплаты. Удержание основного долга и процентов программа будет подставлять в начисление автоматически, пока заём не закроется.

Удержание по прочим операциям. Универсальный документ для единичных удержаний: недостача, стоимость имущества, оплата по заявлению. Указывают сотрудника, вид удержания, сумму и месяц.

Если на одного сотрудника пришло несколько исполнительных листов и общей суммы на всех не хватает, удержанное распределяют по очерёдности статьи 111 Закона № 229-ФЗ: сначала алименты и возмещение вреда здоровью, затем платежи в бюджет, и в последнюю очередь — остальные взыскания. Внутри одной очереди суммы делят пропорционально долгу. Заведите все листы отдельными документами «Исполнительный лист» — тогда ЗУП распределит удержание между получателями сама.

Как рассчитать удержание в начислении зарплаты

Сами по себе документы-основания денег не удерживают — они только задают правило. Фактически удержание рассчитывается в документе Начисление зарплаты и взносов за месяц.

1. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов (или «Начисление зарплаты и взносов») и создайте документ за нужный месяц.
2. Нажмите Заполнить. Программа подтянет начисления, посчитает НДФЛ, взносы и все действующие удержания.
3. Перейдите на закладку «Удержания». Там построчно видно, с кого и сколько удержано, по какому основанию.
4. Проверьте суммы. Если по сотруднику несколько удержаний, ЗУП распределит их в правильном порядке и не превысит лимит, заданный в основании.

Если удержание разовое и не привязано к постоянному основанию, его сумму можно поправить прямо в строке на закладке «Удержания» — колонка с результатом доступна для редактирования.

После проведения Начисления зарплаты сумма к выплате в ведомости (Зарплата → Ведомости...) уже уменьшена на все удержания. Перечисление получателям алиментов и прочих сумм оформляют отдельно — через ведомость на выплату удержаний или платёжное поручение, в зависимости от способа, указанного в исполнительном листе.

Проводки по удержаниям и отражение в бухучёте

Важный момент: ЗУП проводки по бухучёту не формирует. Она готовит документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и передаёт данные в «1С:Бухгалтерию» через синхронизацию. Уже «Бухгалтерия» строит проводки по счёту, который закреплён за видом удержания.

Начисление зарплаты даёт привычную проводку Дт 20 (26, 44) Кт 70. Удержание эту сумму по кредиту 70 не трогает — оно переносит часть с дебета 70 на счёт расчётов с получателем:

Счёт учёта по умолчанию подставляется по назначению удержания, но его можно переопределить в настройках отражения зарплаты в бухучёте (Настройка → Отражение зарплаты в бухучёте). Если удержание уходит не на тот счёт — проверяют именно эту настройку, а не документ-основание.

Пример. Оклад 60 000 ₽, НДФЛ 13 % — 7 800 ₽, алименты 25 % по исполнительному листу. База для алиментов = 60 000 − 7 800 = 52 200 ₽. Удержание = 52 200 × 25 % = 13 050 ₽. На руки = 52 200 − 13 050 = 39 150 ₽. Проводки: Дт 70 Кт 68.01 — 7 800; Дт 70 Кт 76.41 — 13 050.

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Отдельный случай, который чаще всего и ищут: сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года. Излишне выплаченные отпускные можно удержать (ст. 137 ТК РФ), и в ЗУП это делается не отдельным документом, а прямо в документе Кадры → Увольнения (или «Увольнение»).

1. Оформите увольнение обычным порядком, укажите дату и основание.
2. На закладке с расчётом программа сама определит число неотработанных дней отпуска и посчитает сумму к удержанию — она отразится отрицательной компенсацией (сторнированием отпускных).
3. Проверьте сумму в расчёте перед проведением.

По той же статье 137 ТК РФ без согласия работника удерживают неотработанный аванс, невозвращённые подотчётные суммы и переплату из-за счётной ошибки. Решение об удержании оформляют приказом в течение месяца, а само удержание в ЗУП проводят документом «Удержание по прочим операциям».

Как проверить удержания и проконтролировать лимит

Прежде чем платить зарплату , удержания стоит сверить. В ЗУП для этого есть несколько отчётов — все в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

• 🧾 Расчётный листок — показывает каждому сотруднику, что и по какому основанию у него удержали. Первое, что проверяют при вопросах от работника.
• 📊 Анализ удержаний (или «Удержания по видам») — свод по всем удержаниям за период: суммы, виды, получатели. Удобен для сверки с суммами к перечислению.
• 📋 Задолженность по зарплате — помогает увидеть, не завис ли остаток удержания, который не поместился в лимит и перенёсся на следующий месяц.

Чтобы не ошибиться с пределом удержания, задавайте в исполнительном листе ограничение взыскания — тогда программа сама не даст превысить 20, 50 или 70 % и корректно перенесёт недоудержанное. Ручной контроль нужен, только когда ограничение в документе не выставлено.

Частые вопросы