Расчёты с плательщиком НПД в 1С:Бухгалтерии: от проверки статуса до закрытия счёта 60

Услуги самозанятого в 1С 8.3 Бухгалтерия отражают как обычную покупку услуг у поставщика: документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги», ставка «Без НДС», проводка Дт 20 (26, 44) Кт 60.01. Оплату проводят списанием с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику». НДФЛ и страховые взносы не начисляются — при условии, что исполнитель на дату оплаты действительно плательщик НПД и прислал чек.

Главная ошибка — провести самозанятого через договор подряда или начисление зарплаты. Тогда программа сама удержит НДФЛ и начислит взносы, и деньги уйдут в бюджет зря. Всё, что отличает такого исполнителя от обычного ИП, держится на трёх вещах: проверке статуса, чеке из приложения «Мой налог» и правильной карточке контрагента.

1. Что проверить у исполнителя до начала работы

Статус проверяют дважды: при заключении договора и в день каждой оплаты. Человек может сняться с учёта посреди месяца, а заказчик об этом узнает только из требования инспекции.

Как проверить:

1. Откройте на сайте ФНС сервис проверки статуса плательщика налога на профессиональный доход.
2. Введите ИНН исполнителя и дату, на которую нужна проверка.
3. Сохраните результат — скриншот или PDF — и приложите к карточке договора в 1С (кнопка со скрепкой, «Присоединённые файлы»).

Кроме статуса, посмотрите ещё три условия. Если хоть одно нарушено, доход исполнителя не облагается НПД, и обязанности налогового агента ложатся на вас:

• 🚫 исполнитель был вашим работником меньше двух лет назад;
• 🚫 по договору фактически складываются трудовые отношения: график, подчинение, постоянная должность;
• 🚫 годовой доход самозанятого превысил 2,4 млн ₽ — после этого он теряет право на режим.

Бывший сотрудник, ушедший менее двух лет назад, не может работать с вами как самозанятый без налоговых последствий. С таких выплат придётся удержать НДФЛ и начислить взносы.

2. Карточка контрагента и договор в справочнике

Создайте контрагента в Справочники → Контрагенты. Вид контрагента выбирают по тому, как зарегистрирован исполнитель:

ИНН обязателен в обоих случаях: по нему вы проверяете статус, а исполнитель вводит ваш ИНН в чек.

В поле комментария или в наименовании полезно добавить пометку «НПД». Так бухгалтер, который будет проводить оплату через полгода, сразу увидит, что это не обычный подрядчик, и не станет искать для него НДФЛ.

Договор создаётся в той же карточке, на закладке договоров:

• 📄 вид договора — «С поставщиком»;
• 📄 валюта — рубли;
• 📄 НДС — договор без НДС, плательщики НПД его не платят.

В самом бумажном договоре стоит прописать обязанность исполнителя передать чек и сообщить о потере статуса. Это не формальность: без чека расходы не подтверждены.

3. Как отразить услуги самозанятого в 1С 8.3 Бухгалтерия документом поступления

Услуги оформляют на дату акта или на дату чека, если акта нет. Путь в БП 3.0: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка создания документа, вид — «Услуги (акт, УПД)».

Заполнение шапки

1. Контрагент — самозанятый, договор — созданный на шаге 2.
2. Номер и дата — по акту исполнителя. Если акт не составляли, укажите номер и дату чека.
3. Флажок счёта-фактуры не ставьте: его не будет.

Табличная часть

1. Добавьте строку с номенклатурой-услугой, например «Разработка дизайна макета». Вид номенклатуры — «Услуги».
2. Количество и цена — как в чеке.
3. Ставка НДС — «Без НДС».
4. Счёт затрат — по назначению услуги.

Что сформирует документ

После проведения в журнале проводок появится:

Дт 26  Кт 60.01  — 30 000,00  стоимость услуги без НДС

Проводок по счёту 19 нет, книга покупок не заполняется. В налоговом учёте сумма попадает в расходы по тому же счёту — для ОСН через признак расходов, для УСН «Доходы минус расходы» после оплаты.

4. Оплата услуг и чек из приложения «Мой налог»

Безналичная оплата

1. Банк и касса → Банковские выписки, кнопка «Списание».
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Получатель — самозанятый, договор — тот же.
4. Счёт расчётов — 60.01, счёт авансов — 60.02 (если платите до акта).
5. В назначении платежа укажите, за что платите, и «НДС не облагается».

Проводка:

Дт 60.01  Кт 51  — 30 000,00  оплата услуги самозанятому

Если оплата прошла раньше акта, сначала сумма ляжет на 60.02, а при проведении поступления программа сама зачтёт аванс.

Оплата наличными

Банк и касса → Кассовые документы, документ «Выдача наличных», вид операции «Оплата поставщику». Проводка Дт 60.01 Кт 50.01.

Чек и сроки

Чек формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или в личном кабинете НПД. В чеке должны быть ИНН заказчика и наименование услуги.

Полученный чек приложите к документу поступления через «Присоединённые файлы». Так при проверке не нужно будет искать его по почте.

Проверить подлинность чека можно по QR-коду или ссылке из него: откроется страница ФНС с данными чека. Если там отметка об аннулировании — чек больше не подтверждает расход.

5. Расходы заказчика и «вычет» по НПД: что к чему

Здесь часто путают два разных механизма.

Налоговый вычет НПД — это бонус самого самозанятого, 10 000 ₽ при регистрации. Он снижает его ставку: с 4 до 3% по доходам от физлиц и с 6 до 4% по доходам от организаций и ИП. Заказчик в 1С этот вычет никак не отражает и не учитывает.

Расходы заказчика — это то, что организация может вычесть из своей налоговой базы. Расход по услуге самозанятого признаётся, если:

• ✅ услуга экономически обоснована и связана с деятельностью;
• ✅ есть чек, сформированный через «Мой налог»;
• ✅ на дату оплаты исполнитель был плательщиком НПД.

Без чека расход не подтверждён — это прямо следует из закона о НПД. Акт и договор в этой ситуации не спасают.

НДС к вычету по таким услугам нет ни в каком режиме: исполнитель не является плательщиком НДС.

Пример: дизайнер на НПД за один месяц

Организация на ОСН заказала у самозанятого дизайнера макеты для сайта. 10 марта подписан акт на 45 000 ₽, 15 марта перечислено 20 000 ₽, 2 апреля — оставшиеся 25 000 ₽.

Как это выглядит в 1С:

1. 10 марта — поступление услуг: Дт 44.01 Кт 60.01 — 45 000 ₽.
2. 15 марта — списание с расчётного счёта: Дт 60.01 Кт 51 — 20 000 ₽.
3. 2 апреля — второе списание: Дт 60.01 Кт 51 — 25 000 ₽. Сальдо по 60.01 закрыто.

Чеков два, по каждой оплате. Чек на 20 000 ₽ дизайнер обязан сформировать не позднее 9 апреля, чек на 25 000 ₽ — не позднее 9 мая. Статус НПД проверяют дважды: на 15 марта и на 2 апреля.

Сам дизайнер заплатит со своих 45 000 ₽ налог 6%, то есть 2 700 ₽, или 4% (1 800 ₽), пока у него не израсходован бонусный вычет. Для организации это ничего не меняет: в расходах остаются те же 45 000 ₽.

Если бы та же организация работала на УСН «Доходы минус расходы», в марте в КУДиР попали бы только 20 000 ₽, а 25 000 ₽ — в апреле, после второй оплаты.

6. Типичные ошибки при учёте услуг самозанятых

Ещё одна частая ситуация — исполнитель выставляет один чек на сумму нескольких актов. Это допустимо, если в чеке указаны все услуги или общий период. Приложите один чек ко всем документам поступления, которые он закрывает.

7. Отчётность по выплатам самозанятым и общение с налоговой

Выплаты самозанятым при правильном оформлении никуда не попадают:

• 📊 6-НДФЛ — нет, организация не налоговый агент;
• 📊 расчёт по страховым взносам — нет;
• 📊 персонифицированные сведения и ЕФС-1 — нет.

Если такие выплаты всё же видны в этих отчётах, значит, документы в 1С оформлены неправильно.

Что сверять в 1С перед сдачей отчётности:

1. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60, с отбором по самозанятым контрагентам: сальдо должно совпадать с актами сверки.
2. Отчёт по 6-НДФЛ: в расшифровке не должно быть физлиц, которым платили как самозанятым.
3. Анализ счёта затрат (20, 26, 44): суммы по самозанятым совпадают с суммами в чеках.

Налоговая видит все выплаты самозанятым через сервис НПД: чеки содержат ваш ИНН. Поэтому инспекция может запросить документы, если по одним и тем же исполнителям идут регулярные выплаты, похожие на зарплату.

При утрате статуса исполнитель обычно не сообщает об этом заказчику сам. Если узнали постфактум, выплаты после даты снятия с учёта придётся переоформить как выплаты физлицу по договору ГПХ с удержанием НДФЛ и начислением взносов.

Частые вопросы