Как оформить и рассчитать увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 8.3

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 8.3 оформляется одним документом — Кадры → Увольнения. Он закрывает трудовые отношения в кадровом учёте, сразу считает компенсацию за неиспользованный отпуск и собирает окончательный расчёт. Днём увольнения считается последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), и весь расчёт с работником нужно выдать именно в этот день (ст. 140 ТК РФ).

Ниже — порядок действий от проверки остатков отпуска до сдачи отчётности в СФР, с цифрами в примерах и разбором мест, где кадровики чаще всего ошибаются. Речь о типовой 1С:ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что проверить перед вводом увольнения

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что данные сотрудника в базе полные. Иначе программа посчитает компенсацию и средний заработок неверно, а исправлять придётся задним числом.

• 📅 Остаток отпуска. Откройте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Цифра из этого отчёта попадёт в документ увольнения.
• 💰 Начисления за месяц увольнения. Все отработанные дни, премии и доплаты последнего месяца должны быть введены — они входят в окончательный расчёт.
• 🧾 История начислений за 12 месяцев. Средний заработок для компенсации берётся за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник переходил из другой базы, проверьте, что данные перенесены.
• 📝 Основание увольнения. Заранее определите статью ТК РФ: по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение. От этого зависит, положено ли выходное пособие.

Создаём документ «Увольнение» в 1С:ЗУП 8.3

Основная процедура укладывается в несколько шагов.

1. Перейдите в Кадры → Увольнения (или в общий журнал Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника. Если на нём несколько рабочих мест (внутреннее совместительство), укажите, какое именно рабочее место закрывается.
3. В поле Дата увольнения поставьте последний рабочий день. Это ключевая дата: по ней программа определит отработанный период и остаток отпуска.
4. В поле Основание выберите причину увольнения из справочника. Статья ТК РФ подтянется автоматически и попадёт в приказ.
5. На вкладке Условия увольнения проверьте блок компенсации отпуска — программа сама подставит число неиспользованных дней.
6. Перейдите на вкладку Начисления и удержания и нажмите Пересчитать, если меняли условия.
7. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 кнопкой Печать.

После проведения документ формирует приказ об увольнении и сведения для отчётности. Проверьте дату увольнения до проведения — если ошибётесь, придётся перепроводить и зарплату, и отпускной остаток.

Как считается компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация положена за все дни отпуска, которые работник не использовал к дню увольнения (ст. 127 ТК РФ). Формула простая:

Компенсация = среднедневной заработок × число неиспользованных дней.

Среднедневной заработок для компенсации считается по правилам Постановления № 922: берут выплаты за 12 месяцев, делят на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Число неиспользованных дней = (годовая норма отпуска ÷ 12) × количество отработанных месяцев − уже использованные дни.

Разберём на цифрах. Сотрудник отработал 7 полных месяцев, отпуск — 28 дней в год, ничего не отгулял:

• заработано дней отпуска: 28 ÷ 12 × 7 = 16,33 дня;
• среднедневной заработок: 2 000 руб;
• компенсация: 16,33 × 2 000 = 32 660 руб (до НДФЛ);
• НДФЛ 13%: 32 660 × 0,13 = 4 246 руб;
• к выплате по компенсации: 32 660 − 4 246 = 28 414 руб.

Компенсация за отпуск облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в полном объёме — льгот по ней нет. Это отличает её от выходного пособия.

В расчётную базу среднего заработка входят зарплата, премии, доплаты и надбавки, связанные с трудом. А вот больничные, отпускные, материальная помощь и выплаты, не зависящие от результатов работы, из базы исключаются вместе с днями, за которые они начислены. 1С:ЗУП делает это автоматически по виду начисления, поэтому важно, чтобы каждое начисление в базе было заведено с правильной настройкой «Входит в расчёт среднего заработка».

Число неиспользованных дней 1С:ЗУП показывает прямо в документе — его можно развернуть и посмотреть, из какого рабочего года сколько дней накопилось. Если у сотрудника был дополнительный отпуск (за вредность, ненормированный день, северный стаж), программа добавит эти дни к основному остатку.

Окончательный расчёт и закрытие лицевого счёта

В день увольнения сотрудник получает всё, что ему причитается. Документ «Увольнение» собирает окончательный расчёт из нескольких частей:

• Зарплата за отработанные дни месяца увольнения;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• выходное пособие — если увольнение по сокращению или ликвидации (ст. 178 ТК РФ);
• удержания — за отпуск, отгулянный авансом, и НДФЛ.

Если по сотруднику удерживались алименты или суммы по исполнительному листу, после увольнения нужно в трёхдневный срок уведомить пристава и взыскателя и вернуть им исполнительный документ с отметкой об удержанных суммах. В 1С:ЗУП удержание по исполнительному листу закроется автоматически при проведении увольнения, но уведомление формируется и отправляется вручную.

Выплату оформляют отдельным документом — ведомостью. Нажмите Выплатить прямо из документа увольнения или создайте Выплаты → Ведомость в банк (либо Ведомость в кассу) на дату увольнения. Выплатить расчёт нужно в последний рабочий день — задержка грозит компенсацией по ст. 236 ТК РФ.

Выходное пособие в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и взносами. Сумма сверх этого лимита облагается на общих основаниях. 1С:ЗУП рассчитывает необлагаемую часть сама, если выходное пособие заведено отдельным видом начисления.

При сокращении штата или ликвидации в день увольнения выплачивают пособие за первый месяц. Заработок за второй месяц сохраняется, если к этому сроку человек не трудоустроился, а за третий — только по решению службы занятости. Эти выплаты оформляются уже после увольнения отдельными документами начисления, в самом документе увольнения их не отражают.

Средний заработок для выходного пособия считается иначе, чем для компенсации отпуска: берётся средний дневной заработок, умноженный на число рабочих дней в оплачиваемом месяце. Поэтому сумма пособия за разные месяцы может отличаться — в месяце с большим числом рабочих дней она выше.

Начисления по увольнению попадают в бухгалтерию через документ Отражение зарплаты в бухучёте — отдельно выгружать проводки не нужно, они формируются в общем порядке вместе с зарплатой месяца. Если бухгалтерия и ЗУП ведутся в одной базе, суммы подтянутся при закрытии месяца автоматически.

Отчётность в СФР и документы на руки

Увольнение запускает сразу несколько обязанностей по отчётности. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд (СФР), а прежние формы заменила единая ЕФС-1.

Что сдать в СФР:

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 заполняется в 1С:ЗУП из раздела Кадры → Электронные трудовые книжки. Срок жёсткий — один рабочий день после приказа, поэтому не откладывайте проведение.

Что выдать работнику в день увольнения:

• расчётный листок;
• трудовую книжку или форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), если ведётся электронная трудовая;
• выписку из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 (данные о стаже);
• выписку из раздела 3 — персонифицированные сведения о взносах;
• справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) — по заявлению.

Все печатные формы и выписки доступны из документа увольнения и из карточки сотрудника — искать их отдельно по базе не нужно.

Увольнение по разным основаниям: что меняется

Порядок в программе один, но детали расчёта зависят от статьи ТК РФ.

• По собственному желанию — самый частый случай. Отработка до 14 дней, выходного пособия нет. В документе выбираете соответствующее основание, расчёт — зарплата плюс компенсация отпуска.
• По соглашению сторон — дата и выплаты определяются соглашением. Если в нём прописана выплата («отступные»), её заводят отдельным начислением; НДФЛ и взносы — только с суммы сверх трёх средних заработков.
• Сокращение штата или ликвидация — положено выходное пособие за первый месяц и сохранение заработка на период трудоустройства. Это главное отличие: пособие в пределах лимита не облагается.
• За нарушение (прогул, утрата доверия) — выходного пособия нет, но компенсация за отпуск выплачивается в любом случае, независимо от причины увольнения.
• Истечение срочного договора — оформляется так же, основание выбирается из справочника; компенсация отпуска считается за фактически отработанный период.

Если сотрудник увольняется переводом или в связи с выходом на пенсию, расчёт не меняется — отличается только запись в основании и в трудовой книжке. При выходе на пенсию впервые отработка не требуется: работник вправе уволиться в указанный им день.

Отдельный случай — увольнение внешнего совместителя. Документ оформляется так же, но компенсация отпуска и средний заработок считаются по данным именно этого рабочего места. Если совместитель переводится на основное место, оформляют не увольнение, а кадровый перевод — иначе потеряется непрерывность стажа и данных.

Частые ошибки при увольнении и как их не допустить

• ❌ Неверная дата увольнения. Поставили не последний рабочий день, а дату приказа или первый день после — поедет весь расчёт отпуска. Проверяйте дату до проведения.
• ❌ Не проведены больничные и отпуска последнего месяца. Если провести их после увольнения, окончательный расчёт и средний заработок окажутся заниженными.
• ❌ Забыли про удержание за отпуск авансом. Программа предупреждает, но если проигнорировать, работник уходит с переплатой, вернуть которую потом почти невозможно.
• ❌ Просрочили ЕФС-1, подраздел 1.1. Один рабочий день — и всё; за опоздание штрафует СФР.
• ❌ Не выплатили расчёт в день увольнения. За каждый день задержки начисляется компенсация по ст. 236 ТК РФ.

Частые вопросы