Оформляем увольнение сотрудника в 1С шаг за шагом

Частая ошибка новичка: сначала провести кадровый приказ, а расчёт сделать «потом, в зарплате». В 1С:ЗУП так не нужно — один документ Увольнение и издаёт приказ, и считает компенсацию за отпуск, и начисляет окончательный расчёт, и удерживает НДФЛ. Разводить это на два документа — путь к расхождениям.

Ниже — полный порядок: что проверить до увольнения, как заполнить документ в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, как считается компенсация за неиспользованный отпуск, какую отчётность сдать в день увольнения и как закрыть сотруднику вход в базу. Пути меню даю для интерфейса «Такси».

Что проверить до оформления увольнения

Перед тем как заводить документ, убедитесь, что исходные данные в базе верны. Если они с ошибкой, увольнение посчитается неправильно, а переделывать задним числом в закрытом периоде неприятно.

• 📅 Остаток отпуска. Откройте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Программа сама возьмёт этот остаток в расчёт компенсации, поэтому цифра должна быть реальной.
• 💰 Все начисления закрытого периода проведены. Премии, доплаты, больничные за прошлые месяцы должны быть в базе — они входят в средний заработок.
• 🧾 Нет незакрытых авансов и займов. Если за сотрудником числится долг (подотчёт, заём, отпуск авансом), это удержат из окончательного расчёта.
• 🗂 Корректная дата приёма и график работы. От них зависит стаж для отпуска и количество отработанных дней.

Отдельно уточните основание и статью ТК РФ. По собственному желанию — это ст. 80, по соглашению сторон — ст. 78, сокращение — п. 2 ст. 81. От основания зависят выплаты: при сокращении добавляется выходное пособие, при соглашении сторон — сумма по договорённости.

Документ «Увольнение» в 1С:ЗУП: заполнение по шагам

Основной инструмент в ЗУП 3.1 — документ Увольнение. Найти его можно в журнале Кадры → Увольнения; тот же документ доступен из раздела Зарплата, потому что он одновременно кадровый и расчётный.

1. Нажмите Создать и выберите сотрудника. Программа подтянет его подразделение, должность и дату приёма.
2. Укажите дату увольнения — это последний рабочий день. Именно на неё считается стаж для компенсации и формируются движения по НДФЛ и взносам.
3. Выберите основание из списка статей ТК РФ. Текст статьи попадёт в приказ и в трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).
4. На закладке Компенсация отпуска проверьте количество дней. По умолчанию стоит компенсация за весь неиспользованный остаток; если сотрудник отгулял отпуск авансом, здесь будет удержание за лишние дни.
5. На закладке Начисления и удержания видна зарплата за отработанную часть месяца и итоговые суммы НДФЛ и взносов.
6. На закладке Выплата выберите способ — через кассу или на счёт в банке.

Нюанс с совместителями: если у сотрудника в базе несколько кадровых позиций — например, основное место и внутреннее совместительство, — увольнение оформляется по каждой из них отдельным документом. Один документ Увольнение закрывает одну позицию. Проверьте, не осталась ли вторая действующей, иначе человек формально продолжит числиться по совместительству.

После проведения из документа печатается приказ (форма Т-8) и записка-расчёт (форма Т-61). Кнопка Печать в верхней командной панели открывает список доступных форм. Если в организации утверждён собственный бланк приказа, его подставляют через настройку печатных форм, но унифицированная Т-8 подходит большинству.

Сам документ Увольнение деньги не выплачивает — он только начисляет расчёт. Чтобы выдать его сотруднику, после проведения увольнения создайте ведомость — Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета в разделе Выплаты. При заполнении ведомости выберите вариант выплаты, относящийся к увольнению, и программа подставит именно сумму окончательного расчёта, а не плановую зарплату.

Компенсация за отпуск и окончательный расчёт

Это ядро всей процедуры, поэтому разберём, как 1С считает деньги, чтобы вы могли проверить результат вручную.

Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ) = средний дневной заработок × число неиспользованных дней.

• Средний дневной заработок = выплаты за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3 (29,3 — среднемесячное число календарных дней).
• Расчётный период — 12 календарных месяцев перед увольнением. Если отработано меньше — фактическое время.
• Неиспользованные дни копятся из расчёта 28 дней за полный год, то есть примерно 2,33 дня за каждый отработанный месяц.

Пример. Оклад 60 000 ₽, отработан полный год, отпуск не использован (остаток 28 дней).

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается и НДФЛ, и страховыми взносами — в отличие от большинства других компенсаций при увольнении. Это частый источник ошибок у начинающих: деньги «компенсационные», но льготы здесь нет.

Обратная ситуация — удержание за отпуск, использованный авансом. Если сотрудник отгулял отпуск вперёд и увольняется, работодатель вправе удержать за «лишние» дни (ст. 137 ТК РФ). При том же среднем дневном заработке 2 047,78 ₽ и 5 неотработанных днях удержание составит 2 047,78 × 5 = 10 238,90 ₽. Удержать можно не более 20 % от суммы выплаты на руки — остаток сотрудник может вернуть добровольно, принудительно взыскать его нельзя.

Отдельно про выходное пособие при сокращении или ликвидации: оно не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднемесячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера). Сумму сверх этого лимита облагают.

Проверить свой случай удобно калькулятором — он повторяет логику ЗУП:

Весь окончательный расчёт работодатель обязан выдать в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в этот день не работал, деньги выплачивают не позже следующего дня после его обращения за расчётом.

Удержанный с расчёта НДФЛ и начисленные страховые взносы перечисляются уже не «день в день», а в составе единого налогового платежа в общие сроки, с подачей уведомления об исчисленных суммах НДФЛ. Отдельного платёжного поручения именно под увольнение формировать не нужно — суммы попадут в общий расчёт месяца.

Как оформить увольнение в 1С:Бухгалтерии предприятия

Если зарплату вы ведёте не в ЗУП, а прямо в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, логика та же, но документ лежит в другом разделе. Напомню: встроенный расчёт зарплаты в БП рассчитан на небольшой штат; при большом числе сотрудников и сложных начислениях используют ЗУП и синхронизацию.

Документ Увольнение в БП 3.0 находится в разделе Зарплата и кадры. Порядок заполнения совпадает с ЗУП: сотрудник, дата увольнения, основание, компенсация отпуска, окончательный расчёт.

Отличия, о которых стоит помнить:

• В БП меньше настроек видов начислений, поэтому нестандартные выплаты (крупные премии, сложные удержания) считать сложнее.
• Печатные формы приказа и записки-расчёта формируются так же — кнопкой Печать из документа.
• Проводки по начисленным суммам и удержанному НДФЛ БП формирует сама при проведении.

Начисленный окончательный расчёт отражается стандартными проводками зарплатного блока:

• Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начислена зарплата и компенсация за отпуск;
• Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ;
• Дт 70 Кт 50 (51) — выплачены деньги через кассу или банк.

Отчётность в день увольнения и после него

Это то, о чём чаще всего забывают: увольнение — не только приказ и выплата, но и сообщение в госорганы в жёсткий срок.

ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) — сведения о трудовой деятельности. Сдаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. В ЗУП отчёт формируется в Отчётность, справки → 1С-Отчётность, в разделе отчётности в СФР. (ФСС и ПФР с 2023 года объединены в СФР — упоминаю об этом один раз.)

Что ещё выдают и формируют:

• 📄 Расчётный листок за месяц увольнения.
• 📑 Выписки из отчётов по запросу сотрудника: сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), раздел 3 РСВ, данные для будущих больничных.
• 📘 Трудовую книжку (если велась бумажная) — в день увольнения под подпись.

Периодические отчёты — РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения — сдаются в обычные сроки по итогам месяца и квартала; специально из-за одного увольнения их не формируют.

Как закрыть сотруднику доступ к базе 1С

Уволенный кадровик или бухгалтер не должен входить в программу. Это уже не кадровый вопрос, а администрирование информационной базы.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Найдите пользователя, соответствующего сотруднику.
3. Снимите флажок Вход в программу разрешён либо установите признак Недействителен.

Если сотрудник работал удалённо через опубликованную базу или RDP, отдельно отзовите доступ на стороне сервера или веб-сервера — блокировки внутри 1С для этого мало. И смените пароли от общих сервисов (1С-Отчётность, ЭДО, банк-клиент), если он их знал.

Частые ошибки при увольнении в 1С

Разберём не повтор шагов, а именно то, на чём спотыкаются чаще всего.

• Неверная дата увольнения. Ставят дату издания приказа вместо последнего рабочего дня. Из-за этого сдвигается стаж и расчёт компенсации.
• Забыли про отпуск авансом. Сотрудник отгулял отпуск вперёд — при увольнении положено удержание (ст. 137 ТК РФ), но не более 20 % от выплаты. Если программа не удержала, проверьте остаток отпуска: скорее всего, он отрицательный, а в документе удержание отключили.
• Расчёт выдали позже дня увольнения. Нарушение ст. 140 ТК РФ, грозит компенсацией за задержку по ст. 236.
• Компенсацию отпуска провели без НДФЛ и взносов. Её облагают в полном объёме — см. раздел выше.
• Правка в закрытом периоде. Если увольнение вводят задним числом в уже сданный период, пересдавайте затронутые отчёты, а не только проводите документ.

Частые вопросы