Лицензия, подписка или исключительное право: как отразить купленную программу в 1С:Бухгалтерии

Покупку программного обеспечения в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Услуги» — если это лицензия на срок до 12 месяцев или подписка. Если вы купили бессрочную или многолетнюю лицензию разовым платежом либо исключительное право, программу учитывают как нематериальный актив: ОС и НМА → Поступление НМА, затем Принятие к учету НМА, проводки Дт 08.05 Кт 60.01 и Дт 04.01 Кт 08.05.

Выбор между расходами и НМА определяет не 1С, а договор: какое право вы получили, на какой срок и как платите. Сначала разберём это, затем настройку справочников, документы, НДС, налог на прибыль и списание стоимости.

Какое право на программу вы купили

Программу как таковую почти никогда не «покупают». Покупают право её использовать. Гражданский кодекс различает два случая.

• 📜 Исключительное право (договор отчуждения, ст. 1234 ГК РФ). Вы становитесь правообладателем: можете продавать, переделывать, выдавать лицензии другим. Так обычно приобретают программу, разработанную на заказ.
• 🔑 Неисключительное право (лицензионный договор, ст. 1235 и 1286 ГК РФ). Вы только пользуетесь программой в пределах лицензии. Это коробочные версии, ключи, облачные подписки, продление годовых лицензий антивируса или 1С:ИТС-подобных сервисов.

Из договора выпишите три вещи — от них зависит вся дальнейшая настройка:

1. Вид права: исключительное или неисключительное.
2. Срок: бессрочно, на N лет, на 12 месяцев и меньше.
3. Порядок оплаты: один платёж или периодические (ежемесячно, ежеквартально).

Организации, которые вправе вести упрощённый бухгалтерский учёт, могут признавать затраты на НМА расходами сразу. Это выбор учётной политики, его фиксируют письменно.

Карточка номенклатуры для лицензии

Если программа пойдёт в расходы, заведите позицию в справочнике Справочники → Номенклатура. Для НМА номенклатура не нужна — там свой справочник, о нём ниже.

Заполните карточку так:

1. Вид номенклатуры — «Услуги». Лицензия не лежит на складе, поэтому вид «Товары» не подходит, даже если пришла коробка с диском.
2. Наименование — конкретно: «Лицензия Kaspersky Endpoint Security, 25 мест, 12 мес.». По такому названию через год найдёте, за что платили.
3. Ставка НДС — «Без НДС», если программа есть в Едином реестре российского ПО и права передаёт правообладатель или лицензиат. Иначе — основная ставка (с 2026 года 22%).
4. Счёт учёта затрат — задайте через ссылку Счета учета в карточке или группе номенклатуры: 26 для общехозяйственных нужд, 44 для торговли, 20 если ПО работает в производстве.

Удобно завести группу «Программное обеспечение» и настроить счета один раз на неё. Тогда новые позиции наследуют настройки, и в документах не придётся каждый раз исправлять счёт.

Как оформить поступление программы

Лицензия на срок до года или подписка

1. Откройте Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД) и нажмите Поступление → Услуги (акт, УПД).
2. Укажите контрагента, договор, номер и дату акта или УПД поставщика.
3. В табличную часть добавьте номенклатуру-лицензию, количество и сумму.
4. Проверьте колонку счёта затрат и подразделение, статью затрат. Статья затрат должна иметь вид расхода для налогового учёта «Прочие расходы» — тогда сумма попадёт в расходы по налогу на прибыль.
5. Если поставщик выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте его внизу документа. Для лицензий из реестра счёт-фактура не выставляется.
6. Проведите документ и откройте движения кнопкой ДтКт.

Проводки:

• Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 — стоимость лицензии;
• Дт 19.04 Кт 60.01 — НДС, если программа облагается.

Разовая оплата за 12 месяцев: списать сразу или постепенно

Годовую лицензию, оплаченную вперёд, многие организации не списывают одной суммой, а распределяют по месяцам. Это допустимо, если так записано в учётной политике. В 1С для этого в строке поступления выбирают счёт 97.21, а в элементе справочника Расходы будущих периодов указывают дату начала и окончания списания. Дальше сумма уходит в расходы автоматически при закрытии месяца.

Программа как нематериальный актив

1. Создайте элемент в справочнике ОС и НМА → Нематериальные активы и расходы на НИОКР (из документа его можно добавить прямо в строке). Вид объекта — «Нематериальный актив».
2. Оформите ОС и НМА → Поступление НМА. Укажите поставщика, договор, сумму и НДС. Документ сделает проводку Дт 08.05 Кт 60.01 и, при НДС, Дт 19.02 Кт 60.01.
3. Оформите ОС и НМА → Принятие к учету НМА. Здесь задают срок полезного использования в бухгалтерском и налоговом учёте, способ амортизации и счёт отнесения расходов. Проводка Дт 04.01 Кт 08.05.

Расходы или НМА: что учесть до принятия к учёту

Решение «услуга или актив» влияет на прибыль сразу. Лицензия за 360 000 руб. на три года, списанная в расходы целиком, занизит прибыль первого года на всю сумму. Как НМА она будет уменьшать прибыль по 10 000 руб. в месяц все 36 месяцев.

Проверьте перед выбором:

• 🗓️ Срок права больше 12 месяцев? Нет — это расходы, НМА не будет.
• 💳 Оплата разовая? При ежемесячной подписке НМА не возникает: платёж признают расходом того месяца, к которому он относится.
• 🔒 Право подтверждено документом? Лицензионный договор, оферта, акт или УПД. Ключ без документа — не основание для учёта.
• 📏 Есть ли у компании порог существенности? ФСБУ 14/2022 позволяет не признавать НМА малоценные объекты. Лимит устанавливают в учётной политике, общего числа закон не даёт.

Для неисключительного права срок полезного использования не может быть больше срока лицензии. Если договор бессрочный, срок определяют исходя из того, сколько вы реально собираетесь программой пользоваться. Обычно это 2–5 лет.

НДС и налог на прибыль при покупке ПО

НДС

По подпункту 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ не облагается НДС передача исключительных прав и прав использования по лицензионному договору на программы, включённые в Единый реестр российского ПО. Иностранное ПО и программы вне реестра облагаются по основной ставке.

Проверить программу можно на сайте реестра Минцифры по наименованию или правообладателю. В 1С это видно по документам поставщика: в УПД будет «Без НДС».

Когда НДС есть, вычет заявляют обычным порядком: регистрируют счёт-фактуру в документе поступления, затем вычет попадает в книгу покупок документом «Формирование записей книги покупок» в разделе Операции → Регламентные операции НДС или сразу, если в поступлении стоит флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения».

Налог на прибыль

• Расходы на неисключительные права по лицензии относятся к прочим расходам (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Если в договоре указан срок, расход распределяют равномерно в течение этого срока (п. 1 ст. 272 НК РФ). Если срок не указан, организация распределяет его сама, исходя из ожидаемой пользы, или списывает единовременно — по учётной политике.
• Исключительное право стоимостью свыше 100 000 руб. — амортизируемое имущество (ст. 257 НК РФ). Для программ срок полезного использования вы задаёте сами, но не меньше 2 лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).

Разница между бухгалтерским и налоговым учётом возникает часто: лицензия может быть НМА в бухучёте и расходом в налоговом. В 1С эти суммы отражаются в разных полях документа Принятие к учету НМА, а разницы ведутся автоматически, если включён учёт по ПБУ 18/02.

Амортизация и списание стоимости программы

Амортизацию НМА 1С начисляет при закрытии месяца: Операции → Закрытие месяца, операция по амортизации НМА выполняется в общем списке регламентных операций. Отдельный документ создавать не нужно.

Пример. Лицензия на 3 года стоит 360 000 руб. без НДС, способ — линейный, срок 36 месяцев:

• ежемесячная амортизация — 360 000 / 36 = 10 000 руб.;
• проводка Дт 26 Кт 05 — 10 000 руб.;
• за год — 120 000 руб., за весь срок — 360 000 руб.

В бухгалтерском учёте по ФСБУ 14/2022 амортизацию начинают с даты признания актива, но организация вправе начинать с первого числа следующего месяца — это тоже прописывают в учётной политике. В налоговом учёте амортизация начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ).

Если программой перестали пользоваться до конца срока — сменили систему, не продлили лицензию — остаточную стоимость списывают документом ОС и НМА → Списание НМА. Проводки:

• Дт 05 Кт 04.01 — списана накопленная амортизация;
• Дт 91.02 Кт 04.01 — остаточная стоимость в прочие расходы.

Для расходов, распределяемых через 97.21, списание идёт регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» в том же закрытии месяца.

Частые ошибки при учёте программного обеспечения

🧾 НДС начислен на ПО из реестра. Поставщик выставил УПД «Без НДС», а в номенклатуре стоит ставка 22%. Документ покажет НДС к вычету, которого нет. Исправьте ставку в номенклатуре и в строке документа, перепроведите поступление.

📦 Лицензия оприходована как товар. Вид «Товары» и счёт 41 или 10 — программа висит на остатках и не попадает в расходы. Если период закрыт и отчётность сдана, исправляйте документом Корректировка поступления с видом операции «Исправление собственной ошибки» в текущем периоде, а не правкой старого документа.

📅 Годовая лицензия списана в квартале покупки. В бухгалтерском учёте это бывает допустимо, а в налоговом расход по договору со сроком распределяют на весь срок. Без настроенного 97.21 или разниц налоговая база первого квартала окажется заниженной.

🗂️ Статья затрат не принимается в налоговом учёте. Если у статьи вид «Не учитываемые для целей налогообложения», расход не попадёт в декларацию по налогу на прибыль. Проверьте статью до проведения.

🔁 Продление лицензии увеличило стоимость НМА. Продление — новое право на новый срок. Его оформляют отдельным поступлением, а не дооценкой старого актива.

Проверить результат удобно Оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 04.01 или 97.21: по каждой лицензии видны остаток и ежемесячное списание.

Частые вопросы