Путевые листы и списание ГСМ в 1С 8.3: от заправки до проводок

В 1С:Бухгалтерии 3.0 типового документа «Путевой лист » нет. Чтобы провести путевой лист в 1С, данные из него — пробег, заправки, расход по норме — переносят в документ «Требование-накладная». Он и списывает топливо проводкой Дт 20, 26 или 44 Кт 10.03.

Отдельный документ «Путевой лист» с маршрутом, водителем и показаниями одометра есть в отраслевой конфигурации 1С:Управление автотранспортом (УАТ). Там лист выписывают перед рейсом, закрывают после возвращения, а расход ГСМ программа считает сама. Ниже обе схемы: сначала настройка, потом путь от заправки до проводок.

1. Что настроить в 1С до первого путевого листа

Путевые листы ломаются не на проведении, а на справочниках. Если не завести их заранее, топливо будет «висеть» на общем складе, и остаток в баке по машине никто не увидит.

Настройки в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Учёт запасов по складам. В Главное → Настройки плана счетов включите аналитику запасов по складам (местам хранения). Без неё на 10.03 будет один общий остаток.
2. Склад-бак на каждую машину. В Справочники → Склады создайте склад на каждый автомобиль: «Бак А123ВС 77 — Газель», «Бак Е456КМ 77 — Ларгус». Это главный приём практиков: остаток топлива по складу равен остатку в баке.
3. Номенклатура топлива. В Справочники → Номенклатура заведите позиции «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «ДТ» с единицей «л» и видом номенклатуры для материалов. Проверьте, что счёт учёта — 10.03 «Топливо».
4. Статья затрат «ГСМ». В Справочники → Статьи затрат создайте статью и выберите вид расхода для налогового учёта по назначению машины.
5. Подразделения. Если машины работают на разные отделы, заведите подразделения — расход будет видно в разрезе.

Что подготовить в 1С:УАТ

В УАТ справочников больше, но логика та же:

• 🚚 транспортные средства — госномер, модель, вид топлива, ёмкость бака;
• 📏 нормы расхода — базовая норма л/100 км и сезонные надбавки на период;
• 👤 водители — с данными водительского удостоверения;
• ⛽ виды ГСМ и топливные карты, если заправляетесь по картам.

2. Как оформить новый путевой лист: два варианта

Вариант А: путевой лист в бумаге или ЭПЛ, учёт в БП 3.0

Сам путевой лист выписывает механик или диспетчер — на бланке по реквизитам, которые утверждены приказом Минтранса № 390, или в сервисе электронных путевых листов. В бухгалтерию лист приходит уже закрытым: с пробегом, заправками и подписями.

Бухгалтер в 1С делает три вещи:

1. Проверяет, что заправки из листа оприходованы (раздел 4).
2. Считает расход по норме и сверяет с фактом.
3. Создаёт требование-накладную на списание топлива (раздел 5).

Скан путевого листа удобно прикрепить к требованию-накладной через значок скрепки «Присоединённые файлы» в шапке документа. На проверке не придётся искать бумагу по папкам.

Вариант Б: документ «Путевой лист» в 1С:УАТ

1. Откройте журнал путевых листов и создайте новый документ.
2. Выберите транспортное средство — программа подставит закреплённого водителя, вид топлива и норму.
3. Укажите период работы: дату и время выезда и планового возвращения.
4. Распечатайте лист и отдайте водителю.
5. После рейса внесите фактические данные и закройте документ.

Закрытый путевой лист в УАТ формирует движения по ГСМ. В бухгалтерию данные попадают через обмен с БП: обычно выгружается документ списания топлива. Правила обмена настраивают один раз, дальше бухгалтер видит готовые документы.

3. Маршрут, пробег и показания одометра

Пробег — основа расчёта топлива. Его считают только по одометру, а не по карте маршрута:

Пробег = показание при возвращении − показание при выезде.

Пример. Выезд — 45 120 км, возвращение — 45 380 км. Пробег за смену 260 км.

Правила, которые сберегут от расхождений:

• 🔢 показание при выезде всегда равно показанию при возвращении из предыдущего листа по этой машине;
• 🗺️ маршрут пишут по пунктам — адреса или названия объектов, а не «по городу»: без этого расход сложно обосновать;
• 📅 лист выдают на смену или на рейс; если выписываете на несколько дней, это должно быть закреплено в приказе;
• ✍️ показания одометра подтверждают подписями водителя и механика.

В УАТ программа сама подставляет начальное показание из прошлого закрытого листа. В БП 3.0 одометр не хранится вообще, поэтому сверку цепочки делают по реестру путевых листов в Excel или в журнале механика.

4. Расход топлива: норма, заправки и остаток в баке

Как посчитать расход по норме

Для легкового автомобиля по методике АМ-23-р формула такая:

Расход по норме, л = 0,01 × Базовая норма (л/100 км) × Пробег (км) × (1 + 0,01 × Надбавка, %)

Пример: базовая норма 9,2 л/100 км, пробег 260 км, зимняя надбавка 10 %.

0,01 × 9,2 × 260 × 1,10 = 26,31 л.

Как отразить заправки

В поступлении сразу указывайте склад-бак той машины, которая заправлялась. Если топливо приходит на общий склад, переместите его: Склад → Перемещения товаров, со склада «Основной» на склад-бак.

Остаток в баке

Остаток на конец смены считают так: остаток на начало + заправки − расход.

Продолжим пример: в баке было 12 л, водитель заправил 30 л, расход по норме 26,31 л.

12 + 30 − 26,31 = 15,69 л — столько должно остаться в баке и на складе-баке в 1С.

5. Как провести путевой лист в 1С и какие проводки получатся

В БП 3.0 путевой лист проводят через требование-накладную. Список документов — в разделе Производство → Требования-накладные.

Пошагово

1. Создайте новый документ, дата — дата возвращения из рейса или последний день периода, если списываете сводно.
2. В шапке выберите склад-бак нужной машины.
3. На вкладке материалов добавьте топливо и количество по расчёту: 26,31 л. Сумму программа рассчитает сама по способу оценки запасов из учётной политики.
4. Задайте счёт затрат. Можно в шапке, а если в одном документе часть топлива идёт на разные цели — включите флажок счетов затрат на вкладке «Материалы» и укажите их построчно.
5. Укажите подразделение и статью затрат «ГСМ».
6. В комментарии напишите номер и дату путевого листа: «ПЛ № 148 от 14.10, А123ВС».
7. Нажмите «Провести и закрыть».

Какие проводки сформирует документ

При цене 58,50 руб. за литр списание по примеру составит 26,31 × 58,50 = 1 539,14 руб. Если в партиях разная цена, сумма будет по средней или по ФИФО — как настроено в учётной политике.

Перерасход: как оформить

Фактический расход часто выше нормы: пробки, прогрев, работа кондиционера. Есть два корректных пути:

• ✅ обосновать — надбавку на условия работы утверждают приказом, и тогда весь факт идёт в затраты;
• ❌ не признавать в налоговом учёте — разницу списывают отдельной строкой на 91.02 со статьёй прочих расходов, которая не принимается для налога на прибыль.

Перерасход по вине водителя можно удержать с него только по правилам трудового законодательства — это отдельная процедура, а не строка в требовании-накладной.

6. Как проверить топливо в 1С после проведения

После закрытия месяца сверьте учёт с путевыми листами. Основной инструмент — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 10.03 с разбивкой по складам и номенклатуре.

Что сверять:

• 📊 конечный остаток по складу-баку — с остатком в баке из последнего путевого листа за месяц;
• ⛽ приход — с суммой заправок по всем листам машины и с отчётом оператора топливных карт;
• 🔻 расход — с суммой списаний по нормам из реестра путевых листов.

Если остаток по складу-баку получился больше объёма бака, где-то заправка отражена не на ту машину или не списан лист. Если остаток отрицательный — списали больше, чем оприходовали.

Для расходов по подразделениям и статьям затрат удобно сформировать ОСВ по счёту 26 или 44 с отбором по статье «ГСМ». Там видно, во сколько обошлась каждая машина за месяц.

7. Почему путевой лист не проводится или проводится неправильно

Отдельный риск — сводное списание раз в месяц «по чекам». Оно удобно, но без реестра путевых листов за этот месяц сумма ничем не подтверждена. Если списываете сводно, прикрепите к документу реестр листов с пробегом и расходом по каждому.

Частые вопросы