Суточные в 1С: авансовый отчёт, проводки, НДФЛ и взносы

Суточные по командировке проводят документом «Авансовый отчёт»: сумму относят на расходы проводкой Дт 26 (20, 44, 08) Кт 71.01. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за день загранкомандировки — всё, что выплачено сверх этих сумм, попадает под НДФЛ и взносы. Чеками и билетами суточные подтверждать не нужно: их начисляют за каждый день поездки по факту.

Размер суточных компания устанавливает сама — в положении о командировках. Он может быть и выше необлагаемого лимита, и ниже. Налоговая норма (700 и 2500 ₽) влияет только на то, с какой части удержат НДФЛ и начислят взносы, а не на то, сколько вы вправе платить сотруднику.

Дальше — где взять документ в 1С:Бухгалтерии, какие проводки формируются, как посчитать налог со сверхнормативной части и чем отличается учёт в 1С:ЗУП.

Норма суточных: сколько не облагается налогами

Освобождение от НДФЛ и взносов работает в пределах фиксированных сумм:

• 🇷🇺 700 ₽ за каждый день командировки по России;
• ✈️ 2500 ₽ за каждый день загранкомандировки;
• 📅 за день отъезда и день приезда суточные платят как за полный день;
• 🚗 дни в пути (включая вынужденные остановки) тоже оплачиваются.

Эти лимиты закреплены в НК РФ: освобождение от НДФЛ — в статье 217, от страховых взносов — в статье 422. Если положение о командировках предусматривает, скажем, 1500 ₽ в день по России, то 700 ₽ пройдут без налогов, а 800 ₽ будут облагаться НДФЛ и взносами.

Важная деталь, которую часто упускают: суточные не требуют подтверждающих документов. Работник не отчитывается за них чеками — в отличие от проезда и проживания. Достаточно приказа о командировке и факта поездки. Поэтому в авансовом отчёте суточные вводят отдельной строкой без приложенных документов.

Отдельно стоит учесть сотрудников с разъездным характером работы (курьеры, монтажники, водители). Им выплачивают не суточные по командировке, а надбавку за разъездной характер, но с 2024 года для неё действуют те же лимиты освобождения — 700 ₽ по России и 2500 ₽ за её пределами за день. Сверх этих сумм надбавка так же облагается НДФЛ и взносами. В 1С её отражают не авансовым отчётом, а как начисление в учёте зарплаты.

Как провести суточные авансовым отчётом

Основной документ для суточных в 1С:Бухгалтерии 3.0 — «Авансовый отчёт». Найдёте его в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты.

Порядок действий:

1. Сначала проведите выдачу денег под отчёт — расходным кассовым ордером (Банк и касса → Кассовые документы) или списанием с расчётного счёта при переводе на карту. Сумму отнесите на счёт 71.01.
2. Создайте новый авансовый отчёт, выберите сотрудника и дату утверждения.
3. На вкладке авансов подберите документ выдачи — программа подтянет выданную сумму.
4. Перейдите на вкладку «Прочее» (туда вносят затраты без поставщика — суточные, госпошлины и подобное).
5. Добавьте строку: наименование — «Суточные», сумма — за все дни поездки, счёт затрат и статью расходов.
6. Проведите документ.

Счёт затрат выбирайте по тому, где работает командированный: 26 — для административного персонала, 44 — для сотрудников торговли, 20 — для основного производства, 08 — если поездка связана с приобретением или монтажом основного средства.

Статью расходов для суточных удобно завести отдельную — так их легко выделить в отчётах и не перепутать с проездом и проживанием. В параметрах статьи для налога на прибыль суточные принимают в расходы полностью: в отличие от НДФЛ, лимита 700/2500 ₽ для налога на прибыль нет, учитывается вся сумма по локальному акту. Один раз настроив статью, вы будете выбирать её из списка при каждом новом авансовом отчёте.

Проводки по суточным

Суточные включают в командировочные расходы. Базовая проводка — списание с подотчёта на затраты. Если часть суточных превышает норму, добавляются проводки по НДФЛ и взносам.

Обратите внимание: НДФЛ со сверхнормативных суточных не выдают наличными и не вычитают из подотчёта — его удерживают из ближайшей зарплаты, поэтому проводка идёт по счёту 70, а не 71. Страховые взносы относят на тот же счёт затрат, что и сами суточные.

При закрытии месяца суточные уже сидят в расходах — отдельных регламентных операций именно под них нет. А вот НДФЛ и взносы с превышения привязаны к месяцу утверждения авансового отчёта — об этом ниже.

НДФЛ и страховые взносы с суммы сверх нормы

Сверхнормативные суточные — это доход сотрудника. С него удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы по единому тарифу.

Ключевой момент — дата дохода. Для сверхнормативных суточных это последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (НК РФ, ст. 223). Значит:

• НДФЛ рассчитывают по итогам месяца утверждения отчёта, а удерживают из ближайшей выплаты зарплаты;
• страховые взносы начисляют в том же месяце.

Посчитаем на примере. Командировка по России на 5 дней, суточные по положению — 1000 ₽ в день.

Удобнее не считать руками — подставьте свои значения в калькулятор. Он сам отделит необлагаемую часть и покажет НДФЛ и взносы с превышения:

Будет ли 1С считать эти суммы автоматически, зависит от того, где ведётся зарплата. Если расчёт зарплаты идёт в этой же базе 1С:Бухгалтерии, сверхнормативную часть отражают как доход сотрудника и программа включает её в базу по НДФЛ и взносам. Если зарплата в отдельной 1С:ЗУП — превышение проводят там (см. следующий раздел).

Тариф взносов берут тот, что применяет организация. У субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) часть выплат сверх 1,5 МРОТ за месяц облагается по пониженному тарифу, и сверхнормативные суточные тоже попадают под это правило — 1С распределяет базу между обычным и льготным тарифом сама, если статус МСП отмечен в настройках. Проверять расчёт лучше по регламентному отчёту с разбивкой взносов, а не вручную.

Сверхнормативные суточные в 1С:ЗУП

Когда зарплата считается в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, авансовый отчёт в бухгалтерии закрывает только расходы и проводки. А НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных нужно отразить в ЗУП — иначе они не попадут в расчётный листок, 6-НДФЛ и РСВ.

В ЗУП сумму превышения вводят как доход сотрудника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Для этого:

1. Заведите (или используйте готовое) начисление с категорией дохода «Прочие доходы», отметив, что оно облагается НДФЛ и взносами.
2. Зарегистрируйте доход за месяц утверждения авансового отчёта на сумму превышения нормы.
3. Проверьте, что в расчётном листке появилась облагаемая сумма, а НДФЛ встал на удержание.

Кадровые и зарплатные расчёты есть только в конфигурациях с модулем зарплаты — 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. В 1С:Управление торговлей и Рознице зарплату не считают, поэтому и сверхнормативные суточные там не отражают.

Загранкомандировки и суточные в валюте

Для поездок за границу действует повышенный лимит — 2500 ₽ в день. Но есть нюансы пересчёта и дней на границе.

• 🌍 Валютные суточные пересчитывают в рубли для учёта расхода. Часть, выданную авансом, берут по курсу на дату выдачи; остальное — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчёта.
• 📅 День пересечения границы при выезде из России оплачивается по норме загранкомандировки (2500 ₽), а день возвращения в Россию — по российской норме (700 ₽).
• ✈️ Однодневная загранкомандировка: суточные выплачивают в размере 50 % от нормы, то есть необлагаемыми остаются 1250 ₽.

Сравнение с лимитом 2500 ₽ для НДФЛ делают по рублёвому эквиваленту на дату дохода — последний день месяца утверждения отчёта. Если суточные выданы в валюте, именно по этому курсу определяют, какая часть превысила норму.

Если работник заболел в командировке, дни болезни из срока поездки не исключают: суточные за них начисляют в обычном порядке, а больничный оформляют отдельно. В 1С это две независимые операции — авансовый отчёт по командировке и больничный лист в учёте зарплаты.

Ошибки при учёте суточных

На суточных спотыкаются из-за нормы и даты дохода. Самые частые промахи:

• ❌ Не посчитали дни отъезда и приезда. Это полноценные командировочные дни — суточные за них платят в полном размере.
• ❌ Обложили всю сумму НДФЛ. Налог берут только с превышения над 700/2500 ₽, а не со всей выплаты.
• ❌ Начислили взносы на травматизм. Суточные ими не облагаются — ни нормой, ни сверх неё.
• ❌ Удержали НДФЛ из подотчёта. Налог удерживают из зарплаты (Дт 70), а не из выданных под отчёт денег.
• ❌ Привязали НДФЛ не к тому месяцу. Дата дохода по сверхнормативным суточным — последний день месяца утверждения авансового отчёта, а не дата поездки или выдачи аванса.
• ❌ Потребовали чеки на суточные. Подтверждать их документами не нужно — только приказ и факт командировки.
• ❌ Разошлись БП и ЗУП. Сумма превышения в авансовом отчёте и в начислении дохода должна совпадать, иначе отчётность по НДФЛ и взносам не сойдётся.

Перепроверяйте связку «дни × ставка суточных» и отдельно — «сумма сверх нормы × ставки налогов». Две эти цифры и дают весь расчёт.

Частые вопросы