Расчёт с семьёй умершего работника в ЗУП: увольнение, зарплата, матпомощь и налоги

В 1С ЗУП 3.1 выплаты умершему сотруднику оформляют документом «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и датой смерти: он сам рассчитает зарплату за отработанные дни и компенсацию отпуска. НДФЛ с этих сумм не удерживают, а деньги выдают члену семьи по заявлению. Материальная помощь родственнику умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3 не облагается НДФЛ полностью, а взносы на неё не начисляются, потому что получатель не состоит с компанией в трудовых отношениях.

Сложность не в самих начислениях, а в деталях: программа по умолчанию считает налог как для живого работника, а кассир не знает, кому можно отдать деньги. Если сделать всё по порядку с первого раза, не придётся сторнировать документы и сдавать уточнённую отчётность.

С чего начать: документы от родственников и правовая основа

Трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон: пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Приказ издают после того, как семья принесла свидетельство о смерти (или его копию). Датой прекращения договора ставят дату смерти, а не день подписания приказа.

Кто и как получает деньги, определяют две нормы:

• 📌 Статья 141 ТК РФ. Зарплату, не полученную ко дню смерти, выдают члену семьи или лицу, которое было на иждивении умершего. Срок — не позднее недели со дня подачи документов.
• 📌 Статья 1183 ГК РФ. Право на зарплату и приравненные к ней суммы есть у членов семьи, проживавших вместе с умершим, и у его нетрудоспособных иждивенцев. Обратиться нужно в течение четырёх месяцев со дня открытия наследства. Если никто не обратился, суммы входят в наследственную массу и выдаются по свидетельству о праве на наследство от нотариуса.

Какие документы собрать

Как уволить умершего сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Увольнение — первый шаг. Все остальные суммы программа посчитает из него.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ «Увольнение».
2. Выберите сотрудника. В поле даты увольнения укажите дату смерти из свидетельства.
3. В поле основания выберите статью из классификатора: Пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Если статьи нет в списке, подберите её из классификатора кнопкой выбора — она загружается из встроенного перечня оснований.
4. Проверьте флажок компенсации неиспользованного отпуска. Программа сама рассчитает остаток дней по данным кадрового учёта.
5. Укажите, как будет выплачен окончательный расчёт: вместе с зарплатой или в межрасчётный период. Для умершего удобнее межрасчётный: деньги отдадут не в день зарплаты, а когда придёт родственник.
6. Нажмите Рассчитать, проверьте вкладки начислений и НДФЛ, затем проведите документ.

Если сотрудник умер на больничном или в отпуске

• 🩺 Больничный. Пособие за первые три дня, если оно уже начислено, выплачивают семье так же, как зарплату. Остальную часть пособия выплачивает Социальный фонд (до 2023 года — ФСС), работодатель её не начисляет.
• 🏖️ Отпуск, оплаченный заранее. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении по смерти не производится. Если ЗУП предлагает удержание, уберите его из документа.

Начисление зарплаты и компенсации отпуска

После расчёта документ «Увольнение» показывает несколько строк. Проверьте каждую.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник отработал 9 дней. Зарплата за месяц: 60 000 / 22 × 9 = 24 545,45 ₽. Если при жизни выплачен аванс 20 000 ₽, к выдаче по зарплате остаётся 4 545,45 ₽ плюс компенсация отпуска.

Если до смерти в программе уже была начислена зарплата за прошлый месяц, но не выплачена, отдельно её не пересчитывайте. Она уже есть в долге перед сотрудником и попадёт в ведомость при выплате.

Выплата денег наследникам и членам семьи

Ведомости в ЗУП формируются по сотруднику, даже если деньги получает другой человек. Порядок такой:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в кассу (или ведомость в банк, если родственник дал реквизиты).
2. Создайте ведомость с видом выплаты для межрасчётных расчётов и заполните её по документу «Увольнение».
3. Проверьте сумму: в ней должны быть зарплата и компенсация отпуска без удержанного НДФЛ (о нём — ниже).
4. Проведите ведомость. В бухгалтерской программе расходный кассовый ордер оформите на фактического получателя — члена семьи — и укажите документы-основания: заявление и свидетельство о смерти.

Если в течение 4 месяцев никто не пришёл

Суммы не выплачены, но и не пропадают. В ЗУП долг перед сотрудником остаётся во взаиморасчётах. Когда наследник принесёт свидетельство от нотариуса, создайте ведомость и выплатите сумму по этому документу. Если наследников несколько, суммы делят по долям, указанным в свидетельстве.

Материальная помощь родственнику умершего сотрудника в 1С ЗУП

Материальная помощь — не часть зарплаты. Её выплачивают по решению работодателя, если это предусмотрено коллективным договором или локальным актом, либо разово по приказу руководителя. Основание — заявление родственника.

Налоги по матпомощи

Как оформить в программе

Родственник не работает в компании. Доход полностью освобождён от НДФЛ и не является объектом взносов, поэтому не попадает ни в 6-НДФЛ, ни в расчёт по страховым взносам. Регистрировать его в ЗУП не обязательно. Выплату проводят в бухгалтерской программе как расчёты с прочим физическим лицом:

Дт 91.02 Кт 76.10  — начислена материальная помощь члену семьи умершего работника
Дт 76.10 Кт 50     — выдано из кассы (или Кт 51 при перечислении на счёт)

Родственник сам работает в компании. Тогда матпомощь удобнее провести в ЗУП, чтобы она была в расчётном листке и налоговых регистрах:

1. Включите документ: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, на вкладке прочих начислений поставьте флажок материальной помощи.
2. В Настройка → Начисления создайте отдельный вид начисления для помощи в связи со смертью члена семьи. На вкладке НДФЛ укажите, что начисление не облагается налогом, на вкладке взносов — вид дохода, полностью не облагаемый взносами.
3. Оформите документ «Материальная помощь» в разделе Зарплата на этого сотрудника и выплатите его ведомостью в межрасчётный период.

НДФЛ и страховые взносы с выплат умершему

НДФЛ: не удерживается

Со дня смерти человек перестаёт быть налогоплательщиком. Удержать налог с зарплаты и компенсации, которые получит семья, нельзя: агент удерживает налог только из доходов самого налогоплательщика. Родственники получают эти суммы как члены семьи или наследники, и такие доходы освобождены по п. 18 ст. 217 НК РФ.

В ЗУП документ «Увольнение» по умолчанию считает НДФЛ, как для обычного работника. Поэтому:

1. Откройте вкладку НДФЛ в документе «Увольнение».
2. Включите ручное исправление расчёта (флажок или ссылка «Исправить» рядом с суммами) и обнулите налог.
3. Перепроведите документ и убедитесь, что в ведомости к выплате попадает вся сумма без удержания.

Налог с дохода, выплаченного при жизни (например, аванса), удерживать уже не из чего. Не уменьшайте на эту сумму выплату семье.

Страховые взносы: по общим правилам

Зарплата за отработанные дни и компенсация отпуска начислены в рамках трудовых отношений до их прекращения. Взносы с них исчисляют в обычном порядке за месяц смерти, ЗУП сделает это сам. Материальная помощь членам семьи под взносы не попадает — см. таблицу выше.

Персонифицированный учёт и отчётность в СФР

Увольнение по смерти отчитывают так же, как обычное, но с правильным основанием. Ошибка в статье — частая причина отказа в приёме сведений.

В ЗУП сведения о трудовой деятельности заполняются из документа «Увольнение»: откройте Кадры → Электронные трудовые книжки и создайте сведения ЕФС-1 — мероприятие подтянется автоматически. Проверьте, что в нём та же статья, что в приказе.

Если увольнение провели с неверной датой или основанием и уже отправили ЕФС-1, исправьте документ «Увольнение» и отправьте корректирующие сведения с отменой ошибочной записи. Удалять и создавать документ заново после отправки не нужно.

Частые вопросы