Вторая должность у своего сотрудника в ЗУП 3.1: совмещение и совместительство от настройки до увольнения

Внутреннее совмещение в 1С 8.3 ЗУП оформляют документом «Совмещение должностей»: сотрудник остаётся на своей должности, а программа на заданный период начисляет ему доплату за дополнительную работу. Новую карточку сотрудника и второй приём на работу при совмещении не создают. Это главное, что нужно знать до того, как вы начнёте оформлять.

Если же человек будет работать на второй должности сверх основного рабочего дня, это уже внутреннее совместительство. Его проводят документом «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство», и у сотрудника появляется второй трудовой договор. Ниже разобраны оба пути, потому что их часто путают уже на этапе приказа.

Совмещение или совместительство: что выбрать до ввода документов

Ошибка в выборе механизма стоит дорого: приём совместителя вместо совмещения создаёт лишний договор, отдельный табель и отдельные отпуска. Исправлять это потом приходится увольнением и сторнированием расчётов.

Типичные ситуации совмещения:

• 🧾 бухгалтер на время отпуска коллеги ведёт ещё и банк;
• 🏬 кладовщик дополнительно принимает второй участок склада;
• 👔 заместитель исполняет обязанности отсутствующего руководителя.

Если человек остаётся после смены и по вечерам работает курьером той же фирмы, это совместительство.

Подготовка ЗУП к совмещению: настройки и штатное расписание

Включите доплаты за совмещение

По умолчанию механизм может быть скрыт. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладках формы найдите флажок, отвечающий за совмещение должностей и исполнение обязанностей, и включите его.

После этого происходят две вещи:

1. В разделах кадров и зарплаты становится доступен документ «Совмещение должностей».
2. В справочнике начислений появляется вид расчёта для доплаты за совмещение (в его наименовании есть слово «совмещение»).

Проверьте штатное расписание

Если в Настройка → Кадровый учет включено ведение штатного расписания, совмещаемую должность выбирают как позицию штатного расписания. Значит, позиция должна существовать и быть утверждена.

Что проверить заранее:

• ✅ позиция есть в штатном расписании нужного подразделения;
• ✅ если совмещение по вакантной должности, в позиции есть свободная ставка;
• ✅ если это исполнение обязанностей отсутствующего, достаточно, что позиция занята этим отсутствующим сотрудником.

Если штатное расписание не ведётся, в документе выбирают просто должность и подразделение из справочников.

Подготовьте кадровую основу

До ввода документа у вас на руках должно быть:

1. Письменное согласие сотрудника на дополнительную работу.
2. Срок: с какой даты и по какую (можно бессрочно до отмены).
3. Размер доплаты: фиксированная сумма или процент.
4. Приказ работодателя по форме, принятой в организации.

Как оформить внутреннее совмещение в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Шаг 1. Создайте документ

Документ «Совмещение должностей» откройте через раздел Кадры или Зарплата: в зависимости от релиза он лежит в одном из этих разделов, а быстрее всего его находит поиск по интерфейсу по слову «совмещение». Нажмите «Создать».

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация и месяц начисления.
• Сотрудник — тот, кто будет совмещать. Выбирайте запись по основному месту работы.
• Дата начала и дата окончания совмещения. Для исполнения обязанностей на время отпуска коллеги даты совпадают с его отпуском.

Шаг 3. Укажите совмещаемую должность

Выберите позицию штатного расписания или должность. Если сотрудник замещает конкретного человека, укажите отсутствующего сотрудника: это поле нужно, когда доплата считается от его оклада.

Шаг 4. Задайте доплату

Выберите вид начисления доплаты за совмещение и его размер. На практике используют три подхода:

Какие из способов доступны в документе, зависит от настройки самого начисления (о ней ниже).

Шаг 5. Проведите и распечатайте

Проведите документ. В журнале он отражается как кадровое изменение у сотрудника, а начисление доплаты появится в расчёте за месяц автоматически.

Вид расчёта и формула доплаты за совмещение

Предопределённое начисление можно оставить как есть, но проверьте его один раз. Справочник открывается через Настройка → Начисления. Найдите вид расчёта доплаты за совмещение и откройте карточку.

На что смотреть:

• 📐 Формула — от какого показателя считается доплата: сумма, процент или оклад отсутствующего.
• ⏱ Учёт времени — доплата начисляется пропорционально отработанному времени или полной суммой. Для совмещения логичнее пропорционально: пропустил дни по болезни — доплата за них не положена.
• 🧮 Входит в базу — для среднего заработка (отпуска, командировки) и для больничных. Доплата за совмещение — часть заработка, её включают в средний.
• 💼 НДФЛ и взносы — облагается в общем порядке, код дохода как у обычной зарплаты.

Пример расчёта по времени

Оклад сотрудника 50 000 руб. Доплата за совмещение — 15 000 руб. в месяц. В месяце 22 рабочих дня, совмещение действовало 12 из них.

• Доплата: 15 000 × 12 / 22 = 8 181,82 руб.
• Начислено всего: 50 000 + 8 181,82 = 58 181,82 руб.
• НДФЛ 13%: 58 181,82 × 0,13 = 7 563,64, с округлением до рубля 7 564 руб.

Если ваша формула даёт другую сумму, сверьте в карточке начисления показатель времени: он должен брать дни по основной должности, а не норму всего месяца.

Табель при совмещении и при совместительстве

При совмещении

Отдельные часы за совмещаемую должность в табеле не ставят. Человек работает в своё обычное время, табель ведут по основной должности. Доплата берёт отработанные дни именно оттуда.

Отсюда следствие: если в периоде совмещения у сотрудника был больничный или отгул, отражённый документом, доплата уменьшится автоматически. Править её вручную не нужно.

При внутреннем совместительстве

Здесь всё иначе. У совместителя своя запись сотрудника, свой график работы и своя строка в табеле.

1. Создайте график, например «Пятидневка, 4 часа в день».
2. Укажите его в документе «Прием на работу» совместителя.
3. Время по совместительству вводите отдельно от основной работы.

Сумма часов по двум должностям не должна наслаиваться: совместительство — это время вне основного рабочего дня. Для внутреннего совместителя продолжительность работы ограничена: не более 4 часов в день и половины месячной нормы (ст. 284 ТК РФ).

Расчёт зарплаты и проверка начислений

Зарплату считают документом «Начисление зарплаты и взносов» как обычно. Доплата за совмещение попадёт в табличную часть отдельной строкой у сотрудника по основной должности.

Что проверить после заполнения:

• 🔍 строка доплаты есть и период совпадает с датами документа;
• 🔍 сумма пропорциональна дням, если в месяце были неявки;
• 🔍 НДФЛ посчитан с общей суммы по физлицу.

Для анализа удобны отчёты из Зарплата → Отчеты по зарплате:

• Расчетный листок — видно, сколько дней и какую сумму программа взяла для доплаты;
• Анализ начислений и удержаний — сводка по сотрудникам и видам начислений за период, удобно искать «пропавшую» доплату у всех совмещающих разом.

Совместитель в расчёте

У внутреннего совместителя две строки в расчёте: по основному месту и по совместительству. НДФЛ и взносы считаются по физлицу, то есть по сумме обеих записей. Стандартный вычет на детей предоставляется один раз по физлицу, а не дважды.

Отпуск совместителю предоставляют одновременно с основным отпуском (ст. 286 ТК РФ). В ЗУП отпуск по совместительству оформляют отдельным документом на запись совместителя, но на те же даты.

Окончание и отмена совмещения, перевод на должность

Плановое окончание

Если дата окончания указана в документе, ничего делать не нужно: после неё доплата перестанет начисляться сама.

Досрочная отмена

Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).

В программе есть два варианта:

1. Если по документу ещё не было расчётов, откройте его и сократите дату окончания.
2. Если расчёт уже был, введите отмену на основании исходного документа: команда «Создать на основании» в форме документа. Это сохраняет историю, и перерасчёт пройдёт корректно.

Сотрудника переводят на совмещаемую должность насовсем

Совмещение заканчивается, а основную должность меняют документом «Кадровый перевод»:

• 📅 окончание совмещения — день перед датой перевода;
• 📝 в переводе указывают новую должность или позицию штатного расписания и новый оклад;
• ❗ доплату за совмещение в переводе не переносят: она больше не нужна.

Совместитель становится основным работником

Если человек уходит с основной должности и остаётся только на совместительской, обычно оформляют увольнение по одной записи и приём по другой с видом занятости «Основное место работы». Перед этим согласуйте с кадровиком формулировки в трудовой книжке и сведения о трудовой деятельности: для СЗВ-ТД это отдельные мероприятия.

Частые ошибки при совмещении в ЗУП

Частые вопросы