Как провести возврат товаров от покупателя в УТ 11

Главная ошибка при возврате в «Управлении торговлей 11» — создать документ Возврат товаров от клиента вручную, с нуля. Тогда программа не подтягивает исходную реализацию, берёт не ту себестоимость и не закрывает долг по взаиморасчётам. Правильно вводить возврат на основании документа продажи — только так цена, себестоимость и расчёты встают на место.

Оформить возврат от покупателя в УТ 11 можно за три-четыре клика. Вся работа идёт в разделе Продажи, в группе Возвраты и корректировки. Ниже — порядок действий для трёх типовых ситуаций: товар вернулся на склад, товар бракованный и идёт в утилизацию, и клиент требует деньги обратно.

Пути меню даны для актуальных релизов УТ 11 (интерфейс «Такси»). В более ранних сборках названия групп совпадают, различается только расположение команд в панели разделов.

Что подготовить до оформления возврата

Прежде чем заводить документ, уточните исходные данные. От них зависит и себестоимость, и корректность взаиморасчётов.

• 📄 Документ продажи. Найдите Реализацию товаров и услуг, по которой клиент получил товар. По ней возврат оформляется правильнее всего.
• 📦 Что именно возвращают. Полную партию или часть, в товаре ли дело или в комплектации.
• 🏷️ Состояние товара. Годен к перепродаже, или это брак под утилизацию — от этого зависит склад приёмки.
• 💰 Форма расчёта. Вернуть деньги, зачесть в счёт будущих отгрузок или уменьшить текущий долг клиента.
• 🗓️ Период. Если реализация попадает в закрытый для редактирования период, дату возврата ставьте текущую, а не задним числом.

Если возвратов много и они требуют согласования, включите предварительный документ — заявку. Она хранит историю договорённостей и не даёт отгрузить замену раньше времени.

Заявка на возврат: когда она нужна

Заявка на возврат — промежуточный документ. Он не делает движений по складу и расчётам, а фиксирует намерение клиента и статус согласования. Удобно, когда между обращением покупателя и фактическим приёмом товара проходит время.

Откройте Продажи → Возвраты и корректировки → Заявки на возврат товаров от клиентов и создайте новый документ. Заявка проходит по статусам:

• Согласование — заявка на рассмотрении, товар ещё не принят;
• К возврату — возврат одобрен, можно принимать товар и оформлять документ возврата;
• Выполнено — закрыта.

В заявке указывают, что делать с товаром: вернуть на склад, заменить на аналогичный или вернуть деньги. На её основании потом создаётся сам документ возврата, и данные переносятся автоматически. Для разовой сделки заявку можно пропустить — тогда оформляется только Возврат товаров от клиента.

Отдельно стоит случай замены товара. Если клиент возвращает один товар и забирает взамен другой, заявка позволяет это зафиксировать: часть позиций идёт на возврат, часть — на замену. По такой заявке оформляется и возврат, и новая реализация, а сумма возврата зачитывается в счёт нового заказа. Отдельно гонять деньги туда-обратно не нужно.

Возврат товара с приёмкой на склад

Это самый частый сценарий: покупатель вернул годный товар, он снова встаёт на остатки и готов к перепродаже.

Шаг 1. Введите возврат на основании реализации. Откройте Реализацию товаров и услуг, по которой был отгружен товар, нажмите Создать на основании и выберите Возврат товаров от клиента. Документ заполнится данными покупателя, соглашения и позициями из продажи.

Шаг 2. Оставьте в табличной части только возвращаемые позиции. Если клиент вернул часть заказа, лишние строки удалите, а количество в остальных уменьшите до фактического. Цена и ссылка на документ продажи при вводе на основании подставляются сами — не меняйте их вручную без причины.

Шаг 3. Проверьте склад. В шапке должен стоять склад, на который физически поступает товар. Для годной продукции — основной склад, с которого потом снова продаёте.

Шаг 4. Укажите причину возврата. Поле причины заполняется из справочника Причины возврата товаров. Это пригодится позже для анализа — заполняйте осмысленно, а не «прочее».

Шаг 5. Проведите документ. После проведения товар возвращается на остатки склада, а долг перед клиентом фиксируется в его пользу.

Вводите возврат строго на основании реализации. Возврат «с нуля» без документа-основания программа примет, но себестоимость придётся заполнять руками, и взаиморасчёты по исходной сделке не закроются корректно.

После проведения проверьте движения: товар должен появиться на остатках склада, а по взаиморасчётам с клиентом возникнуть сумма к возврату или зачёту.

Полезно сразу открыть по документу возврата отчёт о движениях (кнопка вывода связанных регистров в форме документа) и убедиться, что затронуты и остатки товаров, и взаиморасчёты. Если движения только по складу, а по расчётам пусто, — чаще всего в документе не указано соглашение с клиентом или потеряна связь с реализацией.

НДС и корректировочный счёт-фактура при возврате

С 2019 года при возврате товара покупателем продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение — независимо от того, принял покупатель товар к учёту или нет. Обычная «обратная реализация» от клиента в этой схеме не нужна.

В УТ 11, если ведётся учёт НДС, корректировочный счёт-фактуру выписывают на основании проведённого документа возврата. Сумма НДС по возвращённому товару уменьшается, и продавец заявляет её к вычету.

Возврат брака без постановки на продажу

Когда клиент вернул брак, который нельзя продавать, задача двойная: принять товар от покупателя и при этом не пустить его в остатки для продажи.

Вариант 1. Отдельный склад брака. Заведите в справочнике складов отдельный Склад брака (или отдельную группу складов). В документе возврата в шапке укажите именно его. Тогда товар физически оприходуется, но на основном складе, с которого идут продажи, не появится.

Вариант 2. Списание после приёмки. Если брак нужно утилизировать, после возврата спишите его из остатков. Для этого в разделе Склад и доставка, в группе работы с недостачами и порчей товаров, оформите списание со склада брака. Товар уходит с остатков, затраты относятся на расходы.

Порядок действий такой:

1. Примите возврат документом Возврат товаров от клиента на склад брака.
2. Оформите списание бракованной партии со склада брака.
3. При необходимости зафиксируйте акт о браке и претензию поставщику отдельно.

Если бракованный товар вы сами закупали у поставщика, возврат от клиента — это повод оформить и возврат поставщику. Но это уже отдельная цепочка документов, с возвратом клиента она напрямую не связана.

Решение, принять брак на отдельный склад или сразу списать, зависит от учётной политики. Если по браку ведётся претензионная работа и возможен возврат поставщику, товар должен какое-то время числиться на остатках — тогда отдельный склад брака обязателен. Если же некондиция утилизируется сразу, достаточно принять и списать её одним днём.

Как вернуть деньги покупателю

Документ возврата создаёт долг в пользу клиента. Дальше его закрывают одним из трёх способов — выбор зависит от договорённости.

Чтобы вернуть деньги, откройте проведённый Возврат товаров от клиента, нажмите Создать на основании и выберите нужный платёжный документ:

• Наличные — Расходный кассовый ордер с операцией «Возврат оплаты клиенту» (раздел Казначейство);
• Безналичные — Списание безналичных денежных средств с той же операцией.

Сумма и контрагент подставятся из возврата. После проведения платежа долг перед клиентом обнуляется.

Анализ причин возвратов

Возвраты — не только оформление, но и управленческий сигнал. Если по одной номенклатуре или одному поставщику возвраты идут регулярно, дело не в клиентах, а в товаре или в процессе.

Основа анализа — заполненное поле Причина возврата в каждом документе. Справочник причин настройте под себя: «брак», «пересорт», «не подошёл», «ошибка менеджера», «нарушены сроки поставки». Чем точнее причины, тем полезнее отчёты.

Смотреть статистику удобно через отчёты по продажам в разделе Продажи. Постройте отчёт с отбором по документам возврата и группировкой по номенклатуре, клиенту или причине. Так видно:

• какие товары возвращают чаще всего;
• какие клиенты возвращают систематически;
• как возвраты бьют по валовой прибыли периода.

Возвраты уменьшают выручку и прибыль периода, в котором проведены. Поэтому при разборе финансового результата всегда смотрите продажи и возвраты вместе, а не по отдельности.

Отдельно отслеживайте долю возвратов по менеджерам и каналам продаж. Высокий процент у одного сотрудника — это не всегда плохой товар: нередко дело в том, что клиенту продали не то, что ему нужно. Связка «причина возврата + менеджер» показывает такие перекосы быстрее любых разговоров. А регулярные возвраты по конкретному поставщику — прямой аргумент для пересмотра условий закупки или замены номенклатуры.

Частые ошибки при оформлении возврата

Эти промахи встречаются чаще всего и дорого обходятся — расхождениями в остатках, кассе и прибыли.

Розничный возврат оформляется иначе, чем оптовый: через возврат по чеку ККМ в рамках кассовой смены (если возврат в день покупки) или отдельным документом возврата от розничного покупателя. Документ Возврат товаров от клиента — для работы с оптовыми контрагентами и соглашениями.

Частые вопросы