Выплата зарплаты в ЗУП 3.1: от ведомости до списания денег и проводок

Выплату зарплаты в 1С ЗУП 3.1 проводят ведомостью из раздела Выплаты: выбирают вид ведомости (в банк по зарплатному проекту, на счета, в кассу или через раздатчика), указывают месяц и что выплачиваете (аванс, зарплату за месяц, межрасчётную выплату), нажимают Заполнить и проводят документ. Затем отправляют реестр в банк или выдают деньги из кассы, а сам факт списания денег отражают в бухгалтерской программе со ссылкой на эту ведомость.

Зарплата начислена, расчётные листки готовы, а ведомость открывается пустой или с половиной сотрудников. Почти всегда причина в настройках, которые делают один раз: способ выплаты в карточке организации и сотрудника, зарплатный проект и лицевые счета. С них и начнём, а дальше пройдём весь путь до проводок Дт 70 Кт 51 и Дт 70 Кт 50.

Подготовка: места выплаты и зарплатные проекты

Ведомость заполняется только теми сотрудниками, у которых место выплаты совпадает с видом ведомости. Поэтому сначала настраиваем, куда кому платить.

Место выплаты по организации

Общий способ задают в карточке организации: Настройка → Организации, откройте организацию, вкладка с учётной политикой и другими настройками, ссылка про выплату зарплаты. Варианты:

• 💵 через кассу — наличными по платёжной ведомости;
• 🏦 по зарплатному проекту — банк зачисляет деньги на карты по реестру;
• 💳 на счета в банках — перечисление на личные счета сотрудников без зарплатного проекта;
• 👤 через раздатчика — для обособленных площадок, где деньги выдаёт ответственное лицо.

Способ организации действует как значение по умолчанию. Его можно переопределить для подразделения и для отдельного сотрудника.

Место выплаты по сотруднику

В карточке сотрудника откройте ссылку Выплаты и учет затрат. Там указывают, как получает деньги именно этот человек: по зарплатному проекту, на свой счёт (с реквизитами банка и номером счёта) или через кассу.

Если людей много, удобнее не ходить по карточкам, а заполнить места выплаты списком. В разделе Выплаты для этого есть отдельный пункт настройки мест выплаты сотрудников.

Зарплатный проект и лицевые счета

Зарплатный проект — это договор организации с банком. Его заводят в справочнике Выплаты → Зарплатные проекты: банк, номер и дата договора, формат обмена файлами.

Каждому сотруднику проекта нужен лицевой счёт (номер карты или счёта). Номера вводят документом ввода лицевых счетов или загружают из ответного файла банка после заявки на открытие счетов. Без лицевого счёта сотрудник в ведомость в банк не попадёт, даже если место выплаты указано верно.

Что именно выплачивать: аванс, зарплата, межрасчёт

В шапке любой ведомости есть поле, которое отвечает за характер выплаты. От него зависит, какие суммы подтянет кнопка Заполнить.

Размер аванса задают в кадровых документах (приём, перевод, изменение оплаты труда) одним из способов: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. В последнем случае аванс сначала рассчитывают отдельным документом начисления за первую половину месяца, и только потом формируют ведомость.

Для отпусков и больничных порядок выплаты выбирают прямо в документе начисления: вместе с зарплатой, вместе с авансом или в межрасчётный период. При межрасчётном варианте ведомость удобно создавать кнопкой выплаты прямо из проведённого документа: она откроется уже заполненной.

Ведомость в банк по зарплатному проекту

Самый частый сценарий. Порядок действий:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, месяц выплаты и дату.
3. Выберите вид выплаты: аванс, зарплата за месяц или межрасчётная.
4. Проверьте поле зарплатного проекта. Если у организации их несколько, на каждый банк нужна своя ведомость.
5. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников этого проекта с суммами к выплате.
6. Просмотрите колонку НДФЛ: в ведомости зарплаты за месяц налог удерживается на дату выплаты, и его сумма должна совпадать с расчётом.
7. Проведите документ.

Если выплатить надо не всю сумму, отредактируйте значение в колонке к выплате вручную. Остаток останется задолженностью и попадёт в следующую ведомость.

Округление и частичные выплаты

В шапке ведомости есть настройка округления. Для выплаты в кассу удобно округлять до рубля, чтобы кассиру не искать копейки. Для банка округление обычно не нужно: зачисление идёт до копейки.

Частичная выплата встречается, когда денег на счёте не хватает на весь фонд. Уменьшите суммы в ведомости вручную, а остаток выплатите второй ведомостью того же месяца, когда деньги поступят.

Реестр для банка и подтверждение зачисления

Проведённая ведомость в банк — основание для реестра. Банк принимает файл в формате своего зарплатного проекта, обычно XML по единому стандарту обмена.

Как передать реестр

• 📤 Файлом. В командной панели ведомости есть команда выгрузки файла для банка. Сохраните файл и загрузите его в интернет-банк вместе с платёжным поручением на общую сумму.
• 🔗 Через DirectBank. Если банк поддерживает прямой обмен, реестр уходит из программы без ручной загрузки. Обмен с банками по зарплатным документам собран в разделе Выплаты.

Сумма платёжного поручения должна совпадать с итогом реестра до копейки. Иначе банк не зачислит деньги или вернёт часть.

Ответ банка

После зачисления банк присылает файл-подтверждение. Его загружают в программу, и формируется документ подтверждения зачисления зарплаты. Он показывает, кому деньги дошли, а кому нет — например, если счёт закрыт.

Незачисленные суммы снова становятся долгом перед сотрудником. Их выплачивают повторно после исправления реквизитов: новой ведомостью или другим способом.

Ведомость на счета и выплата через кассу

Перечисление на личные счета

Ведомость на счета в банках нужна, когда сотрудник просит платить на свою карту в банке, с которым нет зарплатного проекта. Порядок тот же: Выплаты → Ведомости на счета, месяц, вид выплаты, Заполнить, провести.

Отличие в оплате: каждому получателю уходит отдельное платёжное поручение с реквизитами его счёта. В назначении платежа указывайте, что это заработная плата: банк учитывает код вида дохода при ограничениях на взыскание.

Выплата наличными

Для кассы создают ведомость Выплаты → Ведомости в кассу, заполняют и проводят. Из неё печатают платёжную ведомость по форме Т-53 (или расчётно-платёжную Т-49), сотрудники расписываются за получение.

Дальше работа кассира по правилам кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У):

1. Деньги снимают в банке по чеку.
2. Выдают по ведомости в течение срока, установленного руководителем, но не более пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке.
3. В последний день против фамилий, кто не получил деньги, ставят отметку «Депонировано».
4. На фактически выданную сумму оформляют один расходный кассовый ордер .

Депонирование

Невыданную зарплату депонируют. В программе это отдельный документ депонирования: ищите его в списке документов по слову «Депонирование» или создавайте на основании ведомости. Он переводит долг перед сотрудником с расчётов по оплате труда на депонентов. Когда человек придёт, ему выдают деньги по расходному ордеру уже как депонированную сумму.

Проводки и НДФЛ: как выплата отражается в учёте

ЗУП 3.1 сам бухгалтерских проводок не делает. Ведомость фиксирует долг к выплате и удержанный НДФЛ, а движение денег отражают в 1С:Бухгалтерии 3.0. Ведомости попадают туда синхронизацией.

В Бухгалтерии оплату вводят документами на основании переданной ведомости:

• 🏦 списание с расчётного счёта с видом операции на перечисление заработной платы по ведомостям — для зарплатного проекта;
• 💳 списание с видом операции на перечисление заработной платы конкретному работнику — для оплаты на личные счета;
• 💵 расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» — для кассы.

В табличной части документа выбирают одну или несколько ведомостей. Сумма документа должна совпадать с их итогом.

Что происходит с НДФЛ

Для зарплаты дата получения дохода — последний день месяца, за который она начислена. Удерживают налог при фактической выплате (ст. 226 НК РФ). Поэтому сумма НДФЛ из ведомости зарплаты за месяц переходит в учёт удержанного налога на дату ведомости.

Отсюда практическое правило: дата ведомости должна совпадать с реальным днём выплаты. Если ведомость датирована 5-м числом, а деньги ушли 7-го, налог встанет в учёт не в тот день, и сроки уплаты в уведомлениях по ЕНП разойдутся с фактом. С 2023 года НДФЛ платят единым налоговым платежом, срок зависит от периода удержания.

Если ЗУП работает без Бухгалтерии

В автономной ЗУП 3.1 ведомости тоже проводят, налог удерживают, расчётные листки и отчёт 6-НДФЛ строятся по ним. Проводки по счетам 70, 50 и 51 тогда формируются в той программе, где ведётся бухгалтерский учёт, обычно вручную или выгрузкой.

Ошибки при выплате и как их исправить

Частые вопросы