Как выплатить зарплату родственникам умершего работника в 1С 8.3 ЗУП: увольнение, НДФЛ, взносы

Чтобы выплатить зарплату родственникам умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1, оформите документ Кадры → Увольнения с датой смерти и основанием «пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ». Документ начислит зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск. Деньги выдайте члену семьи через ведомость в кассу, а НДФЛ с этой выплаты не удерживайте: со смертью обязанность налогоплательщика прекращается, а родственник получает доход, освобождённый от налога.

Страховые взносы с начисленной зарплаты при этом платятся как обычно. Компенсация отпуска и премии, начисленные до смерти, подчиняются тем же правилам, что и зарплата.

Что положено родственникам и в какой срок

Трудовой договор прекращается в день смерти работника. Приказ об увольнении издают позже, когда в отделе кадров появится свидетельство о смерти или его копия, но датой прекращения всё равно ставят дату смерти.

Работодатель обязан рассчитаться полностью, только получателем становится не сам сотрудник. По статье 141 ТК РФ невыплаченную зарплату выдают члену семьи или человеку, который был у работника на иждивении. Срок — не позднее недели со дня, когда родственник подал документы.

Что входит в итоговую выплату:

• 💰 зарплата за отработанные дни месяца смерти;
• 🏖️ компенсация за неиспользованный отпуск;
• 📌 премии и доплаты, начисленные, но не выплаченные до смерти;
• 🩺 пособие по нетрудоспособности, если работник болел и листок закрыт датой смерти (за первые три дня — за счёт работодателя, остальное перечисляет СФР, бывший ФСС);
• 🤝 материальная помощь семье — если она предусмотрена локальным актом или руководитель принял такое решение.

Гражданский кодекс (ст. 1183) добавляет два правила. Если обратились несколько членов семьи, сумма делится между ними поровну. Требование нужно предъявить в течение четырёх месяцев со дня открытия наследства. Если никто не пришёл, деньги входят в наследственную массу и выдаются уже по свидетельству о праве на наследство от нотариуса.

Подготовка: кадровые данные и документы перед увольнением

Сначала разберитесь с тем, что уже есть в базе за месяц смерти. Без этого документ увольнения посчитает неверную сумму.

1. Проверьте, проведено ли начисление за прошлые месяцы и выплачен ли аванс текущего месяца. Аванс, выданный при жизни, — обычная выплата: НДФЛ с него удержан в общем порядке.
2. Внесите отсутствия до даты смерти: больничный, отпуск, прогулы. Если работник болел, листок нетрудоспособности закрывают датой смерти. Документ «Больничный лист» вводите до увольнения, иначе дни болезни попадут в расчёт как отработанные.
3. Проверьте табель: с даты смерти дни не должны оплачиваться. Если учёт ведётся по графику без отдельного табеля, достаточно правильной даты увольнения.
4. Посмотрите остатки отпуска в отчёте «Остатки отпусков» (раздел Кадры → Кадровые отчёты). Из него видно, сколько дней компенсации выйдет.

Отдельно соберите бумаги от родственника. В 1С их хранить не обязательно, но номер свидетельства о смерти пригодится для основания приказа, а данные паспорта получателя — для расходного кассового ордера.

Увольнение в связи со смертью в документе ЗУП 3.1

Документ находится в Кадры → Увольнения. Его же можно создать из карточки сотрудника.

Шаг 1. Шапка и основание

1. Нажмите Создать, выберите сотрудника.
2. В поле даты увольнения поставьте дату смерти из свидетельства. Дату самого документа (приказа) ставьте фактическую — когда приказ подписан.
3. В основании увольнения выберите статью «Пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ» — прекращение трудового договора в связи со смертью работника. Чтобы не листать список, введите в поле «83» и выберите строку из подсказки.
4. В поле с основанием (документом) укажите реквизиты свидетельства о смерти. Эта строка уходит в приказ и в сведения о трудовой деятельности.

Шаг 2. Компенсация отпуска и начисления

5. Флажок компенсации неиспользованного отпуска оставьте включённым. Программа сама подставит количество дней из остатков. Если вы точно знаете, что остаток другой (например, были ручные корректировки), поправьте число.
6. Включите флажок расчёта зарплаты за месяц увольнения. Тогда документ начислит оклад или тариф за дни до даты смерти, плановые доплаты и взносы.
7. Нажмите расчёт и откройте вкладку с начислениями. Должны быть строки: оплата по окладу за отработанное время, компенсация отпуска, при наличии — премии.

Шаг 3. Проверка удержаний

8. Посмотрите удержания. Алименты и исполнительные листы со дня смерти не удерживаются: обязательство должника прекратилось. Если в базе действует постоянное удержание по исполнительному листу, завершите его датой смерти отдельным документом, а из увольнения строку удалите.
9. Займ работника, не погашенный при жизни, из выплаты родственникам тоже не удерживайте. Это долг наследодателя, его взыскивают с наследников в общем порядке.

Удержание из суммы, которая причитается семье, без решения суда или согласия наследника — ошибка, которую потом придётся возвращать.

Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8. В строке «Основание» должен быть указан документ о смерти.

Выплата денег членам семьи умершего работника

В ЗУП выплата всегда привязана к сотруднику: отдельного получателя-родственника в ведомости нет. Поэтому программа фиксирует, что деньги «выданы сотруднику», а кому именно — видно из первичного документа (расходного ордера или платёжного поручения).

Через кассу — самый простой путь

1. В документе увольнения выберите выплату в межрасчётный период и нажмите Выплатить. Программа создаст ведомость в кассу.
2. Если этого не сделали сразу, создайте ведомость вручную: Выплаты → Ведомости в кассу, способ выплаты — «Увольнение», и заполните сотрудником.
3. Откройте строку сотрудника и проверьте колонку НДФЛ к перечислению. Она должна быть нулевой (подробности — в следующем разделе).
4. Проведите ведомость в дату фактической выдачи.

В бухгалтерской программе по этой ведомости оформляют расходный кассовый ордер . В поле «Выдать» пишут ФИО родственника, в поле «По документу» — его паспорт, в «Основании» — «Зарплата, не полученная ко дню смерти, ст. 141 ТК РФ».

Безналичная выплата

Перечислять деньги на зарплатную карту умершего нельзя. Счёт после смерти владельца блокируется, а остаток на нём входит в наследство — родственник получит сумму только через нотариуса и намного позже.

Поэтому для безналичной выплаты:

• 🏦 возьмите у родственника заявление с реквизитами его личного счёта;
• 📝 в ЗУП проведите ведомость перечислением на счёт и в строке сотрудника укажите реквизиты получателя, если программа позволяет сменить счёт; если нет — проведите ведомость в кассу, а оплату сделайте отдельным платёжным поручением на родственника;
• 🧾 в назначении платежа укажите: «Выплата зарплаты, не полученной ко дню смерти, ФИО работника, ст. 141 ТК РФ».

Несколько родственников

Если документы подали двое, разделите сумму поровну и выдайте двумя ордерами. В ЗУП это одна строка ведомости на полную сумму, в бухгалтерии — два кассовых документа по одной ведомости.

НДФЛ и страховые взносы с выплат умершему

Здесь путаница случается чаще всего, потому что налог и взносы ведут себя по-разному.

Почему без НДФЛ

С 2023 года датой дохода по зарплате считается день выплаты. На этот день человек уже умер, налогоплательщиком он быть перестал, и удержать налог не с кого. Для родственника полученная сумма — доход в порядке наследования, его освобождает пункт 18 статьи 217 НК РФ. Поэтому в 6-НДФЛ эта выплата как доход сотрудника не попадает, и налоговым агентом вы по ней не являетесь.

В ЗУП налог считается в ведомости. Откройте строку сотрудника двойным щелчком: если программа рассчитала НДФЛ, обнулите его в форме редактирования строки и проведите ведомость. Затем сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» за месяц выплаты и убедитесь, что по сотруднику нет исчисленного и неудержанного налога. Если налог всё же остался в учёте, его не удерживают и не перечисляют — сумму сторнируют, а не сообщают в ФНС как «невозможно удержать».

Почему со взносами

Взносы начисляются в момент начисления выплаты в рамках трудовых отношений. Зарплата и компенсация отпуска заработаны при жизни, по трудовому договору, — значит, это объект обложения. Документ «Увольнение» сам рассчитает взносы в общем порядке. Их проверяют отчётом «Анализ взносов в фонды» за месяц смерти.

Как выплата попадёт в бухгалтерский и налоговый учёт

Начисления из увольнения переходят в бухгалтерию вместе с документом «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц. Проведите его как обычно после всех начислений месяца и выгрузите в Бухгалтерию предприятия.

Типичные проводки по этой операции:

Проводки по НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01) по итоговой выплате не формируются: налога нет. Если они всё же пришли из ЗУП, значит, налог не обнулили в ведомости — исправлять нужно в ЗУП, а не вручную в бухгалтерии.

Налог на прибыль и УСН

Зарплата и компенсация отпуска умершего работника — обычные расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ), страховые взносы — прочие расходы. Материальная помощь семье, как правило, в расходы для налога на прибыль не принимается и идёт за счёт чистой прибыли.

Если деньги никто не забрал: депонирование

Родственники не всегда приходят сразу. Кассир не может держать неполученные деньги в кассе дольше установленного срока выдачи зарплаты. Сумма депонируется.

1. В ведомости в кассу по истечении срока выдачи отметьте строку сотрудника как невыплаченную (без проведения выплаты).
2. В бухгалтерии оформите депонирование: проводка Дт 70 Кт 76.04, наличные сдаются в банк.
3. Когда наследник придёт с документами, выдайте сумму из кассы: Дт 76.04 Кт 50.

Сколько хранить депонент? Срок исковой давности — три года. Если по его истечении никто не обратился, задолженность списывают на прочие доходы (Дт 76.04 Кт 91.01) приказом руководителя. Списанная сумма включается в доходы для налога на прибыль.

Частые вопросы