Розничная выручка в 1С Розница и УТ: от закрытия смены до сдачи в банк

Наличная выручка по кассе в 1С:Розница и УТ проходит один и тот же путь: чеки пробиваются на кассе ККМ в течение смены, при закрытии смены формируется отчёт о розничных продажах, деньги из операционной кассы переносятся в кассу предприятия и затем сдаются в банк. Безналичные оплаты картами идут отдельным потоком — через эквайринг.

Ниже — каждый шаг по порядку: какие документы создавать, чем касса ККМ отличается от кассы предприятия, как свести эквайринг с выпиской банка и что делать с типовыми расхождениями. Пути меню даю для 1С:Розница 3.0 и 1С:Управление торговлей 11; где они различаются — показываю отдельно.

Важная оговорка про бухучёт: Розница и УТ не формируют бухгалтерские проводки. Движение выручки в них учитывается по кассам как движение денег, а проводки Дт 50 Кт 90 появятся уже в 1С:Бухгалтерии после синхронизации данных. Поэтому «провести выручку» здесь означает корректно оформить кассовые документы, а не получить проводку.

Как устроен учёт наличной выручки: две кассы

Ключ к теме — разделить два понятия, которые новички путают:

• 💵 Касса ККМ (операционная касса) — это деньги в денежном ящике кассового аппарата. Сюда падают наличные чеки за смену.
• 🏦 Касса предприятия — основная касса организации (в бухучёте это счёт 50.01). В неё наличные попадают уже после закрытия смены.

Выручка сначала копится в кассе ККМ, а потом переносится в кассу предприятия отдельным документом. Если этот перенос не сделать, деньги «зависнут» в операционной кассе и не попадут в основную.

Если магазинов или касс несколько, у каждой кассы ККМ — свой остаток и своя смена. Закрывать смены и переносить выручку нужно по каждой кассе отдельно, иначе остатки перемешаются и свести их будет сложно. В УТ 11 кассы ККМ привязываются к складам и организациям, в Рознице — к магазинам; от этой привязки зависит, в какую кассу предприятия уйдёт выручка.

Перед первым закрытием смены стоит проверить, что настройки на месте — иначе документы не проведутся или выручка ляжет не туда.

Закрытие кассовой смены и отчёт о розничных продажах

Смена открывается автоматически при пробитии первого чека и закрывается в конце рабочего дня. Пробивать чеки бесконечно нельзя: по 54-ФЗ смена не может длиться дольше 24 часов — после этого онлайн-касса блокирует печать чеков, пока смену не закроют.

Порядок закрытия:

1. На рабочем месте кассира (РМК) нажмите команду закрытия смены.
2. Касса печатает отчёт о закрытии смены (сменный Z-отчёт), данные уходят оператору фискальных данных.
3. В 1С автоматически формируется документ «Отчёт о розничных продажах» за эту смену.

Отчёт о розничных продажах — это и есть проведённая выручка за день. В нём видно:

• общую сумму продаж с разбивкой на наличную и безналичную оплату;
• скидки и возвраты по чекам;
• номенклатуру и количество проданного.

Отдельно стоит разобраться с видами оплаты. Один чек может быть оплачен смешанно: часть наличными, часть картой, часть — подарочным сертификатом или бонусами. В отчёте о розничных продажах каждая часть попадёт в свою колонку, и это нормально. Поэтому «сумма выручки за день» и «сумма наличных в ящике» почти никогда не равны: наличные — это только одна из форм оплаты.

Возвраты в течение смены (покупатель вернул товар в тот же день) уменьшают наличную выручку сразу и отражаются в том же отчёте. Возврат после закрытия смены оформляется отдельным документом возврата и чеком возврата на кассе — он уменьшит выручку уже другого дня.

Пути к документам смены различаются по конфигурациям:

После проведения отчёта наличная выручка числится в кассе ККМ, а оплаты картами уходят в эквайринговые операции.

Перенос наличной выручки в кассу предприятия

Физически после закрытия смены наличные лежат в денежном ящике — это остаток кассы ККМ. Чтобы деньги попали в основную кассу организации, оформляется приходный документ.

В УТ 11 это приходный кассовый ордер в разделе Казначейство с операцией поступления розничной выручки из кассы ККМ. В Рознице за движение наличных между кассами отвечают документы внесения и выемки денег и приходный кассовый ордер.

Логика одна: сумма выемки из кассы ККМ = сумма прихода в кассу предприятия. Остаток операционной кассы после переноса должен стать нулевым (или равным сумме размена, оставленной на следующую смену).

Как часто делать перенос — зависит от режима работы. Самый аккуратный вариант — закрывать смену и переносить выручку ежедневно: тогда остатки по каждому дню прозрачны, а расхождения ловятся сразу. Копить наличные в операционной кассе несколько дней и переносить «пачкой» можно, но тогда сложнее понять, к какому дню относится недостача или излишек.

Не путайте перенос выручки с внесением размена. Внесение наличных на размен в начале смены — это ваши собственные деньги для сдачи покупателям, а не выручка. Если оформить размен как розничную выручку, касса задвоит доход.

Безналичная выручка и эквайринг

Оплаты картами в выручку по кассе ККМ не попадают — это отдельный, безналичный поток. При оплате картой на РМК кассир выбирает вид оплаты «платёжная карта», терминал проводит транзакцию, и в отчёте о розничных продажах эта сумма отражается как безналичная.

Дальше деньги идут так:

1. В 1С фиксируется эквайринговая операция на сумму оплат картами за смену.
2. Банк-эквайер зачисляет эти деньги на расчётный счёт — обычно на следующий рабочий день и за вычетом комиссии (ориентировочно 1–2,5% в зависимости от договора и оборота).
3. В день зачисления оформляется поступление на расчётный счёт с зачётом эквайринговой операции; комиссия банка отражается отдельной суммой в расходах.

Если в магазине несколько терминалов или подключена оплата через СБП (по QR-коду), каждый поток зачисляется на счёт отдельно и может иметь свою комиссию. У оплат по QR комиссия обычно ниже, чем по картам. Заводите эквайринговые операции так, чтобы каждый поток можно было сверить со своим зачислением по выписке, — иначе суммы смешаются и найти расхождение будет трудно.

Сдача наличной выручки в банк и инкассация

Когда наличные собрались в кассе предприятия, их сдают в банк. Два варианта.

Самостоятельная сдача (самоинкассация). Оформляется расходный кассовый ордер с операцией сдачи в банк, а в день зачисления — поступление на расчётный счёт. В промежутке деньги считаются «в пути» (в бухучёте это счёт 57, но в Рознице и УТ он не ведётся — движение отслеживается по кассам и статусам документов).

Инкассаторская служба. Выручку забирает инкассатор по договору. В программе это тот же расходный кассовый ордер с операцией инкассации; зачисление на счёт банк проводит после пересчёта сумки.

Про лимит остатка кассы. По Указанию Банка России № 3210-У организация обязана соблюдать лимит остатка наличных в кассе; сверх лимита деньги сдаются в банк. Исключения — дни выплаты зарплаты и выходные/праздники, если в эти дни ведутся кассовые операции.

Деньги в пути стоит контролировать отдельно. Между моментом, когда вы оформили сдачу (расходный ордер), и моментом зачисления на счёт может пройти день-два. Если в этот промежуток свести остатки , покажется, что денег «не хватает» — на самом деле они в дороге. Закройте этот разрыв поступлением на расчётный счёт в день фактического зачисления по выписке, и остаток сойдётся.

Отчёты для проверки выручки и остатков кассы

Чтобы убедиться, что выручка проведена без дыр, пользуйтесь отчётами по деньгам:

• 📊 Остатки и обороты по кассам (в УТ — в разделе Казначейство, в Рознице — в разделе по деньгам) — показывает, не завис ли остаток в кассе ККМ.
• 📊 Отчёт о розничных продажах за период — контролирует суммы выручки по сменам.
• 📊 Ведомость по безналичным денежным средствам / эквайрингу — сверка оплат картами с зачислениями банка.

Простое правило самопроверки: на конец дня остаток кассы ККМ должен быть нулевым или равным размену, остаток кассы предприятия — равным тому, что ещё не сдано в банк, а эквайринг — равным тому, что банк пока не зачислил.

Если цифры не сходятся, двигайтесь от крупного к мелкому: сначала сверьте итог отчёта о розничных продажах с суммой по Z-отчёту кассы, затем наличную часть — с фактом в ящике, и в последнюю очередь эквайринг — с выпиской. Чаще всего расхождение всплывает на одном конкретном шаге, и искать его по всей цепочке не приходится.

Типовые ошибки при проведении выручки

Частые вопросы