Проведение розничной выручки в 1С: от чека до проводок

Отдельными проводками каждый чек в розницу не проводят — это частая ошибка новичков. Выручка за день собирается в один сводный документ Отчёт о розничных продажах, и именно он формирует движения по счетам. Чек ККМ фиксирует факт продажи и уходит в фискальный накопитель, а бухгалтерские проводки делает уже отчёт по итогам смены.

Разберём, как провести розничную выручку в 1С по всей цепочке: настроить кассу и склад, пробить продажи за день, закрыть кассовую смену и отразить выручку в учёте с проводками и НДС. Логика едина для 1С:Розница, 1С:Управление торговлей (УТ 11) и 1С:Бухгалтерии (БП 3.0) — различаются только названия разделов меню, их сведём в таблицу.

С чего начать: касса, склад и розничные цены

Перед первой продажей в базе должны быть настроены три вещи. Без них выручка либо не проведётся, либо встанет не на тот счёт.

• 🖥️ Подключена онлайн-касса. Раздел Администрирование → Подключаемое оборудование. Добавьте фискальный регистратор, укажите его модель и выполните Тест устройства — касса должна ответить без ошибки связи.
• 🏬 Заведён магазин (склад) розничного типа. В карточке склада выбирается вид Розничный магазин (автоматизированная точка, АТТ) или Неавтоматизированная торговая точка (НТТ). От этого зависит, как считается выручка и себестоимость.
• 💰 Задан тип (вид) розничных цен. Товар в рознице продаётся по цене из регистра цен. Если цена не назначена, чек пробьётся с нулём или касса откажет в продаже.

Отдельно проверьте, что касса передаёт данные оператору фискальных данных. Если связь с ОФД потеряна больше чем на 30 дней, фискальный накопитель блокирует печать чеков, и продажу вы не пробьёте. Статус передачи виден в личном кабинете ОФД и в служебных отчётах самой кассы — проверять его стоит до начала смены, а не когда очередь уже стоит.

Для магазина с кассой используют автоматизированную точку: программа видит каждую позицию и сама считает себестоимость. Неавтоматизированную точку выбирают, когда детального учёта по товарам нет и выручку приходуют общей суммой по данным инвентаризации.

Как пробивать чеки и собирать продажи за день

Продажи оформляет кассир в рабочем месте кассира (РМК) — это полноэкранный режим с кнопками для сканера и расчёта. Открывается из раздела Продажи (в БП и УТ) либо прямо с рабочего стола кассира (в Рознице).

Порядок работы за смену:

1. Открыть кассовую смену. В РМК нажмите Открыть смену — касса напечатает отчёт об открытии. Пока смена не открыта, пробить чек нельзя.
2. Пробить чеки. Сканируете товар или подбираете из списка, указываете количество, выбираете оплату — Наличными или Картой. Касса печатает фискальный чек и отправляет его оператору фискальных данных (ОФД).
3. Оформлять возвраты кнопкой Возврат — программа сформирует чек с признаком «возврат прихода». Возврат в день покупки уменьшает выручку смены; возврат в другой день оформляют отдельным расходным ордером и возвратом из кассы, а сумму выручки за ту смену не трогают.

Каждый пробитый чек создаёт документ Чек ККМ. Эти чеки сами по себе проводок в бухучёте не делают — они копятся до закрытия смены. До закрытия смены выручка в бухгалтерском учёте ещё не отражена.

Если товары продаются с разными ставками НДС, программа разнесёт их по чеку сама — вручную ничего делить не нужно. Главное, чтобы ставка была верно указана в карточке каждого товара: именно она определит проводку по НДС на этапе закрытия смены.

Закрытие смены и отчёт о розничных продажах

Выручка превращается в проводки на этапе закрытия смены. В РМК нажимается Закрытие смены, касса печатает отчёт о закрытии (Z-отчёт), а программа сворачивает все чеки в один документ Отчёт о розничных продажах (ОРП).

Что происходит автоматически:

• все чеки Чек ККМ за смену объединяются по номенклатуре и ставкам НДС;
• наличная и безналичная выручка разносятся по разным строкам оплаты;
• формируется проведённый документ ОРП — он и несёт бухгалтерские проводки.

Если смену по какой-то причине закрыли на самой кассе, а в 1С документ не создался, его формируют вручную: Продажи → Розничные продажи (чеки) → команда создания отчёта о розничных продажах за смену. Сумму берут из Z-отчёта.

Расхождение по кассе — отдельная история, а не часть выручки. Излишек наличных приходуют как прочий доход, недостачу разбирают с кассиром. В сумму выручки по отчёту о розничных продажах эти разницы не включают: выручка должна строго соответствовать сумме пробитых чеков.

Как провести розничную выручку в 1С:Бухгалтерии

В БП 3.0 документ Отчёт о розничных продажах лежит в разделе Продажи → Отчёты о розничных продажах. Если точка автоматизированная, он приходит обменом из Розницы/УТ или формируется при закрытии смены. Для неавтоматизированной точки его заводят вручную и вбивают выручку общей суммой.

При проведении документ по автоматизированной точке делает такие движения:

Несколько опорных моментов по проводкам:

• 💵 Наличные попадают на счёт 50.01 — в кассу организации. Сдачу денег в банк оформляют отдельно документом Выдача наличных с видом операции «Инкассация»: наличные уходят с 50.01 на счёт 57.01, а при зачислении на расчётный счёт закрываются проводкой Дт 51 Кт 57.01. Проводить инкассацию внутри отчёта о розничных продажах не нужно — это отдельное движение денег.
• 💳 Эквайринг идёт через счёт 57.03. Деньги от банка приходят на расчётный счёт позже и зачастую за вычетом комиссии — поэтому выручка и поступление денег разнесены по датам.
• 📦 Себестоимость при учёте по покупным ценам списывается строкой Дт 90.02.1 Кт 41.01. Если на точке учёт по продажным ценам со счётом 42, добавляется сторнирующая проводка на торговую наценку.

Для неавтоматизированной точки (счёт 41.12) детального учёта по номенклатуре нет: товар числится на складе по продажным ценам, выручку приходуют общей суммой по Z-отчёту, а себестоимость определяют расчётом при закрытии месяца. Остаток товара на такой точке периодически сверяют инвентаризацией — программа сама не знает, что именно продано.

Дату документа ставьте по дате смены, а не по дате ввода в программу. Если отчёт о розничных продажах провести задним числом после закрытия месяца, движения по НДС и выручке встанут в закрытый период — придётся перепроводить закрытие месяца и, возможно, подавать уточнёнку.

НДС с розничной выручки и книга продаж

На общей системе налогообложения с каждой розничной продажи начисляется НДС: проводка Дт 90.03 Кт 68.02 формируется тем же отчётом о розничных продажах. Ставка берётся из карточки номенклатуры, поэтому следите, чтобы у товаров была проставлена корректная ставка.

Счёт-фактуру на каждый чек в рознице не выписывают. В книге продаж розничная выручка отражается сводно — одной записью за смену на основании отчёта о розничных продажах (либо сводного документа за период). Контрольно-кассовый чек заменяет счёт-фактуру для покупателя-физлица.

На УСН картина другая:

• если организация не является плательщиком НДС, счёт 68.02 не задействуется и проводки по НДС не формируются;
• если на упрощёнке возникает обязанность платить НДС, в учётной политике и карточках товаров настраиваются ставки, и тогда НДС в рознице начисляется так же, как на ОСНО.

Различия в Рознице, УТ и Бухгалтерии

Логика одна: продажи за смену → закрытие смены → отчёт о розничных продажах. Отличаются разделы меню и роль конфигурации в цепочке.

На практике связки две. Первая — касса работает в Рознице или УТ, а оттуда данные о выручке передаются в Бухгалтерию синхронизацией, и проводки делает уже БП. Синхронизацию настраивают в разделе Администрирование → Синхронизация данных; запускать её лучше по расписанию в конце дня, чтобы выручка попадала в бухгалтерию ежедневно, а не копилась к концу месяца. Вторая связка — небольшой магазин ведёт розницу прямо в БП 3.0, тогда все шаги проходят в одной базе и обмен не нужен.

Выбор зависит от масштаба. Один-два магазина с простым ассортиментом комфортно живут в БП. Когда появляются скидки, дисконтные карты, несколько точек и управленческая отчётность, учёт переносят в Розницу или УТ, а БП оставляют для регламентированного учёта и проводок.

Частые ошибки при проведении выручки

Частые вопросы